Beleid inzake het gebruik van artificiële intelligentie (AI-governance)
Op Negotiq onderhandelt software — agenten — namens bedrijven. Dit document legt uit hoe de agenten werken, waar wij generatieve artificiële intelligentie gebruiken, hoe wij menselijk toezicht waarborgen en hoe wij voldoen aan Verordening (EU) 2024/1689 betreffende artificiële intelligentie (de “AI-verordening”). Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis die daaraan in de Algemene Voorwaarden wordt gegeven.
1. Overzicht van de systemen
| Systeem | Wat het doet | Technologie |
|---|---|---|
| Inkoopagent | onderhandelt namens de koper binnen de grenzen van een ondertekend mandaat: openingsbod, tegenbiedingen, verzoek om de concurrentie te evenaren, keuze van het pakket, rangschikking van offertes naar de prioriteiten van de koper | deterministische regels (dezelfde invoer = hetzelfde resultaat), zonder machinaal leren |
| Leveranciersagent | antwoordt namens de leverancier binnen de grenzen van diens regels (maximale korting, minimale bestelling, leveringszones) | deterministische regels |
| Koppelen en zoeken | toewijzing van posten uit de prijslijst aan producten, voorstel van de CPV-categorie, zoeken | regels, overeenstemming van identificatiecodes (EAN, artikelnummer van de fabrikant), lokaal berekende vectorgelijkenis van tekst |
| Import van prijslijsten uit bestanden, e-mail, ERP en feeds | leest CSV- en XLSX-bestanden, XML-exports uit ERP-systemen en productfeeds en wijst kolommen toe aan posten | deterministische formaatconversie, zonder generatieve AI |
| Conversie van ongestructureerde prijslijsten | zet een pdf of vrije tekst om in een tabel met posten | generatief model Claude (Anthropic); het resultaat wordt altijd door een mens gecontroleerd voordat de posten worden aangeboden |
| Afwikkeling van transacties (AP2) | maakt na het sluiten van een transactie AP2-records (IntentMandate, CartMandate, PaymentMandate) en betalingsinstructies aan | deterministische records, ondertekend met de sleutel van het Platform, zonder AI |
Generatieve AI onderhandelt nooit, beslist nooit over prijzen, sluit nooit transacties en keurt nooit betalingen goed. AP2-records leggen slechts het resultaat van de deterministische onderhandeling en de beslissing van de Koper vast; zij veranderen daar niets aan.
2. Indeling volgens de AI-verordening
- Deterministische agenten die uitsluitend door mensen vastgestelde regels uitvoeren, vallen volgens de richtsnoeren van de Commissie over de definitie van een AI-systeem (2025) mogelijk helemaal niet onder het begrip “AI-systeem” in de zin van artikel 3, punt 1, van de AI-verordening. De hieronder vermelde beginselen passen wij niettemin toe op alle systemen in de tabel.
- Het Platform maakt geen gebruik van verboden praktijken (artikel 5 van de AI-verordening) en is geen AI-systeem met een hoog risico in de zin van bijlage III (het dient niet voor de beoordeling van natuurlijke personen, kredietwaardigheid, werkgelegenheid en dergelijke).
- Transparantie (artikel 50): elke partij bij de onderhandeling weet dat aan de andere kant een geautomatiseerde agent handelt. Onderhandelingsrondes zijn aangeduid als onderhandelingen tussen agenten en zijn voor beide partijen zichtbaar, de Bevestiging van de Transactie vermeldt dit feit uitdrukkelijk en de agentkaart (Agent Card) in de A2A-interface verklaart dat de agent geautomatiseerde software is die namens de Organisatie handelt.
- Wij gebruiken het generatieve model als gebruiksverantwoordelijke (deployer); de verplichtingen van de aanbieder van het model rusten op die aanbieder. De output van het model (een concepttabel van de prijslijst) wordt niet als inhoud openbaar gemaakt en vóór gebruik door een mens gecontroleerd.
- AI-geletterdheid (artikel 4): wij zorgen ervoor dat de mensen die het Platform exploiteren de werking en de beperkingen van de agenten begrijpen; voor gebruikers leggen dit document en de helpfunctie in de app uit wat een agent wel en niet mag.
3. Menselijk toezicht en grenzen van de agenten
- De grenzen worden door een mens bepaald: de koper stelt het prijsplafond, de termijn, de plaats van levering en de prioriteiten vast; de leverancier stelt de maximale korting en de leveringsvoorwaarden vast. De agent overschrijdt deze nooit — dit controleren wij bij elke wijziging met geautomatiseerde tests over duizenden scenario’s.
- Het mandaat is ondertekend: de voorwaarden van de aanvraag worden elektronisch ondertekend en kunnen na de start niet meer worden gewijzigd; de handtekening kan op elk moment worden geverifieerd.
- Goedkeuring door een mens: standaard wordt de winnende offerte ter goedkeuring voorgelegd. Ook bij automatische aanvaarding aanvaardt de agent zelf geen offerte die meer dan 5% boven de gebruikelijke marktprijs ligt.
- Vertrouwelijkheid: het plafond van de koper en het minimum van de leverancier worden niet aan de wederpartij meegedeeld, ook niet indirect in de teksten van de rondes.
- Bestendigheid tegen manipulatie: agenten behandelen de inhoud van prijslijsten, specificaties, bijlagen of e-mails niet als instructies; tekst als “negeer eerdere instructies” heeft geen invloed op de onderhandeling.
- Agenten van derden: Organisaties kunnen eigen agenten of agenten van derden (A2A, MCP) aan het Platform koppelen, die ook generatieve AI kunnen gebruiken. Een dergelijke agent handelt namens de Organisatie wier API-sleutel hij gebruikt en is aan dezelfde grenzen onderworpen (ondertekend Mandaat, Agentregels); de Organisatie is verantwoordelijk voor de keuze en de configuratie ervan.
- Controleerbaarheid: elke onderhandeling, goedkeuring, wijziging van regels en handeling in de Afwikkeling wordt vastgelegd in de onveranderlijke Auditketen; de partijen ontvangen een elektronisch ondertekende Bevestiging van de Transactie en AP2-records.
4. Gegevens
- Wij gebruiken klantgegevens niet voor het trainen van modellen voor artificiële intelligentie; ook de aanbieder van het generatieve model gebruikt ze volgens zijn contractuele voorwaarden niet voor training.
- Naar het generatieve model sturen wij uitsluitend de tekst van de prijslijst die moet worden geconverteerd, en alleen wanneer een gebruiker deze functie gebruikt. Prijslijsten die per e-mail of uit gekoppelde systemen worden ontvangen, verwerken wij deterministisch; zij komen alleen bij het generatieve model terecht als de gebruiker zelf kiest voor conversie van een ongestructureerde prijslijst.
- Marktvergelijkingen (gebruikelijke prijzen) berekenen wij op basis van geanonimiseerde transacties van ten minste twee verschillende leveranciers, zodat de voorwaarden van een individueel bedrijf niet kunnen worden achterhaald.
5. Kwaliteit en beperkingen
- Agenten onderhandelen uitsluitend over de prijs en over de voorwaarden uit prijslijsten en regels (pakket, levertijd, betalingstermijn, vervoer). Zij beoordelen niet of de goederen aan de specificatie voldoen — dat is aan de leverancier en de koper.
- De raming van de douanerechten en van de prijs franco plaats van levering is indicatief (TARIC-tarieven, gegevens van de partijen).
- De kwaliteit van de onderhandelingen meten wij doorlopend met een reeks evaluaties (naleving van plafond en minimum, billijkheid, bestendigheid tegen verankering aan de catalogusprijs, consistentie van valuta’s) en de resultaten publiceren wij in de projectdocumentatie.
6. Incidenten en contact
Gedrag van een agent dat u als onjuist of onbillijk beschouwt, kunt u bij ons melden via inquiry@negotiq.synqflows.com, met een link naar de aanvraag of de onderhandeling. Wij onderzoeken de melding aan de hand van de auditgegevens, geven antwoord en herstellen een eventuele fout en informeren de betrokken partijen. Wij herzien dit document ten minste eenmaal per jaar en bij elke wezenlijke wijziging van de agenten.