Privacyverklaring
In deze verklaring wordt uitgelegd hoe SynQflows, s.r.o., ID-nr. 23685450, met zetel te Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (“wij” of de “Exploitant”), persoonsgegevens verwerkt in verband met het platform Negotiq (het “Platform”), en wel overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (de “AVG”) en de Tsjechische Wet nr. 110/2019 Sb. inzake de verwerking van persoonsgegevens. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis die daaraan in de Algemene Voorwaarden wordt gegeven.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De Exploitant is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor aangelegenheden betreffende de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via inquiry@negotiq.synqflows.com of schriftelijk op het adres van onze zetel. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat wij daartoe niet verplicht zijn.
Het Platform is bestemd voor bedrijven. De meeste gegevens hebben betrekking op bedrijven (naam, ID-nummer, prijzen, offertes) en zijn geen persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn met name gegevens over de mensen die op het Platform namens bedrijven handelen, gegevens van natuurlijke personen die een onderneming drijven (bijv. hun bankgegevens) en contactgegevens van personen bij bedrijven die wij benaderen.
2. Wanneer wij verwerkingsverantwoordelijke zijn en wanneer verwerker
- Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij gegevens over de mensen die het Platform namens Organisaties gebruiken, gegevens die nodig zijn voor het verlenen van het Platform, voor de Afwikkeling en het bewijs van Transacties, voor de facturering en voor de beveiliging, en gegevens over potentiële leveranciers (punt 3).
- Als verwerker voor de Organisatie, die de verwerkingsverantwoordelijke is, verwerken wij persoonsgegevens in Gebruikersinhoud (bijv. een contactpersoon in een specificatie of bijlage), in berichten die naar het Ontvangstadres worden gestuurd, in toegangsgegevens voor gekoppelde systemen (ERP) en in daaruit opgehaalde gegevens, alsmede in gegevens die wij op instructie van de Organisatie naar haar Webhooks verzenden. Hierop is de Verwerkersovereenkomst van toepassing; verzoeken met betrekking tot deze gegevens kunt u richten tot de betreffende Organisatie.
3. Welke gegevens, waarom, op welke grondslag en hoe lang
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Registratie en beheer van het account, inloggen, rollen en machtigingen | naam, zakelijk e-mailadres, Organisatie en rol, hash van het wachtwoord en van de herstelcode, inlogsessies (alleen hash van het token en geldigheidsduur), aantal mislukte inlogpogingen | overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b), AVG), zie de opmerking onder de tabel | zolang het account bestaat; sessies 30 dagen; na opheffing van het account worden de gegevens gewist of geanonimiseerd |
| Registratie van de aanvaarding van de Algemene Voorwaarden en andere documenten | document, versie, tijdstip van aanvaarding, hash van het IP-adres, identificatie van de browser | gerechtvaardigd belang bij het bewijs van de sluiting en de inhoud van de Overeenkomst (art. 6, lid 1, onder f)) | zolang de Overeenkomst duurt en 4 jaar na de beëindiging ervan |
| Verlening van het Platform: Aanvragen, onderhandelingen door Agenten, Transacties, Bevestigingen, meldingen, Integraties | identiteit van de persoon die een Aanvraag heeft aangemaakt, een Offerte heeft goedgekeurd of een Integratie heeft ingesteld; contactgegevens die na het sluiten van een Transactie aan de wederpartij worden verstrekt | overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij aantoonbare transacties (onder f)) | zolang het account bestaat; na opheffing ervan worden de gegevens gewist of geanonimiseerd, met uitzondering van de vastleggingen die in de rij “Auditketen” zijn vermeld |
| Afwikkeling van Transacties | Betaalgegevens van de Leverancier (bij natuurlijke personen die een onderneming drijven zijn dit persoonsgegevens), factuurgegevens (nummer, bedrag, vervaldatum, betalingskenmerk), wie wanneer de facturering, de betaling, de ontvangst van de betaling of een geschil heeft aangemerkt, opmerkingen bij een geschil, AP2-records | overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij aantoonbare transacties en bij de bescherming tegen fraude (onder f)) | 10 jaar vanaf het sluiten van de Transactie; na opheffing van het account worden namen en contactgegevens van personen vervangen door een interne identificatiecode |
| Auditketen en beveiliging (voorkoming van misbruik, onderzoek van incidenten, bewijs van Transacties) | wie wat wanneer heeft gedaan, inhoud van de handeling, technische gegevens, IP-adres in operationele logbestanden | gerechtvaardigd belang bij de beveiliging, integriteit en aantoonbaarheid van handelingen (onder f)) | vastleggingen in de Auditketen, Bevestigingen en AP2-records 10 jaar vanaf hun ontstaan; na opheffing van het account in gepseudonimiseerde vorm (in plaats van naam en e-mailadres alleen een interne identificatiecode), omdat de Auditketen niet kan worden gewijzigd; operationele logbestanden ten hoogste 90 dagen |
| Facturering en boekhouding (betaalde functies) | identificatie- en factuurgegevens, contactpersoon | wettelijke verplichting (onder c)) | 10 jaar (Tsjechische Wet nr. 235/2004 Sb. inzake de belasting over de toegevoegde waarde en Wet nr. 563/1991 Sb. inzake de boekhouding) |
| Betalingen en aanmaningen (koppeling van betalingen, betaling met kaart, automatische betaling) | gegevens over de betaling en de rekening van de betaler, merk en laatste 4 cijfers van de kaart, verzonden e-mails | uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b)) en wettelijke verplichting (onder c)) | 10 jaar voor boekhoudkundige bescheiden; een opgeslagen kaart totdat deze wordt verwijderd |
| Meldingen van illegale inhoud en klachten op grond van de DSA | naam en e-mailadres van de melder of klager, inhoud van de melding, de beslissing en de motivering ervan | wettelijke verplichting op grond van de artikelen 16 en 17 van Verordening (EU) 2022/2065 (onder c)); bij klachten gerechtvaardigd belang bij de afhandeling ervan (onder f)) | 3 jaar na afhandeling |
| Database van potentiële leveranciers en het benaderen daarvan (B2B) | gegevens over bedrijven uit openbare registers; algemene bedrijfscontactgegevens van hun websites (bijv. info@, telefoonnummer van de receptie); naam en zakelijke contactgegevens van een persoon die het bedrijf ons zelf verstrekt; verslag van het gesprek en het resultaat van de benadering | gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van samenwerking aan bedrijven (onder f)); wij benaderen bedrijven telefonisch en sturen een uitnodiging per e-mail uitsluitend met hun toestemming (artikel 7 van de Tsjechische Wet nr. 480/2004 Sb.) | tot het maken van bezwaar of tot 3 jaar na het laatste contact; bij bezwaar bewaren wij alleen het gegeven dat het bedrijf niet benaderd wenst te worden |
| Communicatie met u (ondersteuning, vragen) | naam, e-mailadres, inhoud van de communicatie | overeenkomst of gerechtvaardigd belang | 3 jaar na afhandeling |
| Commerciële berichten aan bestaande klanten over soortgelijke diensten | zakelijk e-mailadres | artikel 7, lid 3, van de Tsjechische Wet nr. 480/2004 Sb.; gerechtvaardigd belang; elk bericht bevat een mogelijkheid om zich af te melden | tot afmelding |
Opmerking over de rechtsgrond: Waar wij “overeenkomst” vermelden, gaat het om art. 6, lid 1, onder b), AVG indien u zelf partij bij de overeenkomst bent (een natuurlijke persoon die een onderneming drijft). Indien u als werknemer of andere persoon namens een Organisatie handelt, is de rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van de overeenkomst met de Organisatie (onder f)).
Gegevens die wij als verwerker verwerken (punt 2), bewaren wij volgens de instructies van de Organisatie en de Verwerkersovereenkomst; berichten die naar het Ontvangstadres worden gestuurd (afzender, onderwerp, tijdstip van ontvangst, bijlagen) wissen wij na 90 dagen, terwijl geïmporteerde offertes behouden blijven.
4. Bronnen
- u zelf, bij de registratie en het gebruik van het Platform, of de Beheerder van uw Organisatie (uitnodiging van een collega);
- de Organisatie en haar Integraties (berichten naar het Ontvangstadres, gekoppelde systemen);
- de wederpartij bij een Transactie (Betaalgegevens van de Leverancier, factuurgegevens en statussen van de Afwikkeling);
- openbare bronnen: het Register van economische subjecten (Tsjechisch Bureau voor de Statistiek), ARES, het handelsregister en openbare websites van bedrijven — uitsluitend algemene bedrijfscontactgegevens;
- het bedrijf dat wij benaderen, indien het ons zelf een contactpersoon verstrekt.
5. Ontvangers
- De wederpartij bij een Transactie — na het sluiten van een Transactie zien de Koper en de Leverancier elkaars bedrijfsnaam, contact-e-mailadres en telefoonnummer, zodat zij de Transactie kunnen uitvoeren; de Koper ziet bovendien de Betaalgegevens en de factuurgegevens van de Leverancier en beide partijen zien de statussen van de Afwikkeling en de opmerkingen bij een geschil. Vóór het sluiten van de Transactie ziet de wederpartij uw identiteit niet.
- De Beheerder van uw Organisatie — ziet in de auditgegevens van de Organisatie wie wat wanneer heeft gedaan.
- Verwerkers die voor ons de dienstverlening verzorgen (contractueel gebonden overeenkomstig art. 28 AVG):
De actuele lijst van verwerkers wordt bijgehouden in de Verwerkersovereenkomst.Verwerker Doel Locatie / waarborgen Railway Corporation hosting van de applicatie en de database, back-ups VS / EU; EU-modelcontractbepalingen, dan wel het EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC conversie van ongestructureerde prijslijsten (pdf, tekst) naar een tabel — alleen als u deze functie gebruikt VS; modelcontractbepalingen; gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van modellen aanbieder van de ontvangst van e-mail (de concrete aanbieder wordt vóór de lancering van de functie aan deze lijst toegevoegd) ontvangst van berichten die naar Ontvangstadressen worden gestuurd en het doorgeven ervan aan het Platform wordt samen met de aanbieder vermeld; doorgifte buiten de EER uitsluitend met waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V AVG aanbieder van de e-maildienst (SMTP) bezorging van facturen, aanmaningen en dienstberichten (adres van de ontvanger en inhoud van het bericht) EU - Betaaldiensten als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, wanneer u deze voor betaling gebruikt: Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) verwerkt kaartbetalingen en slaat de kaart op voor automatische betaling — u voert het kaartnummer rechtstreeks bij Stripe in; wij zien of bewaren het nooit (wij kennen alleen het merk, de laatste 4 cijfers en de geldigheidsduur); Raiffeisenbank a.s. voert onze rekening en verstrekt ons gegevens over inkomende betalingen (bedrag, betalingskenmerk, naam en rekeningnummer van de betaler, bericht aan de begunstigde), die wij aan facturen koppelen.
- Systemen die uw Organisatie kiest — op instructie van de Organisatie verzenden wij gegevens naar haar Webhooks en loggen wij in op haar gekoppelde systemen (ERP, productfeeds). Deze ontvangers zijn niet onze verwerkers; de Organisatie is verantwoordelijk voor hun verwerking.
- Overheidsinstanties, indien de wet ons daartoe verplicht.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties van derden.
6. Doorgifte buiten de EER
Sommige verwerkers zijn gevestigd in de VS. De doorgifte vindt plaats op basis van het adequaatheidsbesluit van de Commissie (EU-U.S. Data Privacy Framework) voor gecertificeerde ontvangers, en anders op basis van modelcontractbepalingen die zijn goedgekeurd bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie, met aanvullende maatregelen (versleuteling tijdens de overdracht en in opgeslagen toestand, minimale gegevensverwerking). Een kopie van de waarborgen verstrekken wij u op verzoek.
7. Geautomatiseerde besluitvorming
De agenten van het Platform onderhandelen automatisch over prijzen en voorwaarden tussen bedrijven volgens regels die de bedrijven zelf hebben ingesteld. Deze besluiten hebben betrekking op de commerciële voorwaarden van bedrijven, niet op natuurlijke personen, en hebben voor u geen rechtsgevolgen en treffen u evenmin anderszins in aanmerkelijke mate in de zin van art. 22 AVG. Wij verrichten geen profilering van natuurlijke personen. Zie voor nadere informatie het Beleid inzake het gebruik van artificiële intelligentie.
8. Beveiliging
Wachtwoorden slaan wij uitsluitend op als hash (Argon2id), inlogsessies en API-sleutels uitsluitend als hash, het inloggen beveiligen wij met beveiligde cookies en controle van de herkomst van verzoeken, de communicatie verloopt versleuteld (HTTPS), toegangsgegevens voor gekoppelde systemen versleutelen wij (AES-256-GCM), de toegang tot gegevens is beperkt naar rol en Organisatie en belangrijke handelingen leggen wij vast in de onveranderlijke Auditketen. Nadere informatie vindt u in het document Beveiliging en vertrouwen.
9. Uw rechten
U hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang — met inbegrip van bezwaar tegen benadering als potentiële leverancier en tegen commerciële berichten, waaraan wij altijd gehoor geven. De Beheerder van de Organisatie kan de gegevens van de Organisatie exporteren (JSON) en het account van een Gebruiker of de gehele Organisatie rechtstreeks in de app opheffen. Andere verzoeken kunt u sturen naar inquiry@negotiq.synqflows.com; wij handelen deze zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen één maand af. Aan een verzoek tot wissing hoeven wij geen gevolg te geven voor zover wij de gegevens nodig hebben om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 17, lid 3, AVG); daarom worden vastleggingen in de Auditketen, Bevestigingen en AP2-records na opheffing van een account uitsluitend gepseudonimiseerd. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Tsjechische Autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praag 7, uoou.gov.cz), dan wel bij de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waar u uw gewone verblijfplaats of uw werkplek hebt.
10. Is het verstrekken van gegevens verplicht?
De gegevens die nodig zijn voor het aanmaken van een account zijn een contractuele vereiste, en factuurgegevens bovendien een wettelijke vereiste; zonder deze gegevens kan het Platform niet worden gebruikt. Het verstrekken van alle overige gegevens is vrijwillig.
11. Cookies
Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies en de lokale opslag van de browser. Zie voor nadere informatie de Cookieverklaring.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring bijwerken; over wezenlijke wijzigingen informeren wij u op het Platform of per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.