Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kerrotaan, miten SynQflows, s.r.o., yritystunnus 23685450, kotipaikan osoite Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (”me” tai ”Ylläpitäjä”), käsittelee henkilötietoja Negotiq-alustan (”Alusta”) yhteydessä asetuksen (EU) 2016/679 (”yleinen tietosuoja-asetus”) ja Tšekin henkilötietojen käsittelystä annetun lain nro 110/2019 Sb. mukaisesti. Isolla alkukirjaimella kirjoitetuilla termeillä on Käyttöehdoissa määritelty merkitys.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä on Ylläpitäjä. Tietosuoja-asioissa ota yhteyttä osoitteeseen inquiry@negotiq.synqflows.com tai kirjoita kotipaikkamme osoitteeseen. Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska meillä ei ole siihen velvollisuutta.
Alusta palvelee yrityksiä. Useimmat tiedot koskevat yrityksiä (nimi, yritystunnus, hinnat, tarjoukset) eivätkä ole henkilötietoja. Henkilötietoja ovat pääasiassa tiedot henkilöistä, jotka toimivat yritysten puolesta Alustalla, elinkeinonharjoittajina toimivien luonnollisten henkilöiden tiedot (esim. heidän pankkiyhteystietonsa) sekä lähestymiemme yritysten henkilöiden yhteystiedot.
2. Milloin olemme rekisterinpitäjä ja milloin käsittelijä
- Rekisterinpitäjänä käsittelemme tietoja henkilöistä, jotka käyttävät Alustaa Organisaatioiden puolesta, tietoja, joita tarvitaan Alustan tarjoamiseen, Kauppojen Selvitykseen ja todentamiseen, laskutukseen ja tietoturvaan, sekä tietoja mahdollisista toimittajista (3 kohta).
- Henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä toimivan Organisaation lukuun käsittelemme henkilötietoja, jotka sisältyvät Käyttäjän sisältöön (esim. yhteyshenkilö eritelmässä tai liitteessä), Vastaanotto-osoitteeseen lähetettyihin viesteihin, liitettyjen järjestelmien (ERP) käyttäjätunnuksiin ja niistä haettuihin tietoihin sekä tietoihin, joita lähetämme Organisaation ohjeesta sen Webhookeihin. Tähän sovelletaan Henkilötietojen käsittelysopimusta; osoitathan näitä tietoja koskevat pyynnöt kyseiselle Organisaatiolle.
3. Mitä tietoja, miksi, millä perusteella ja kuinka kauan
| Tarkoitus | Tiedot | Oikeusperuste | Säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Rekisteröityminen ja tili, sisäänkirjautuminen, roolit ja käyttöoikeudet | nimi, työsähköposti, Organisaatio ja rooli, salasanan ja palautuskoodin tiivisteet, kirjautumisistunnot (vain tunnuksen tiiviste ja voimassaolo), epäonnistuneiden kirjautumisyritysten määrä | sopimus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta), ks. taulukon alla oleva huomautus | tilin voimassaoloajan; istunnot 30 päivää; tilin poistamisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan |
| Kirjanpito Ehtojen ja muiden asiakirjojen hyväksymisestä | asiakirja, versio, hyväksymisaika, IP-osoitteen tiiviste, selaimen tunnistetiedot | oikeutettu etu Sopimuksen tekemisen ja sisällön osoittamiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Sopimuksen voimassaoloajan ja 4 vuotta sen päättymisen jälkeen |
| Alustan tarjoaminen: Tarjouspyynnöt, Agenttien neuvottelut, Kaupat, Vahvistukset, ilmoitukset, Integraatiot | Tarjouspyynnön luoneen, Tarjouksen hyväksyneen tai Integraation määrittäneen henkilön henkilöllisyys; Kaupan jälkeen vastapuolelle ilmoitetut yhteystiedot | sopimus; oikeutettu etu liiketoimien todennettavuuteen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | tilin voimassaoloajan; poistamisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan lukuun ottamatta rivillä ”Auditointiketju” mainittuja tietueita |
| Kauppojen Selvitys | Toimittajan Maksutiedot (henkilötietoja elinkeinonharjoittajina toimivien luonnollisten henkilöiden osalta), laskun tiedot (numero, määrä, eräpäivä, maksuviite), kuka merkitsi laskutuksen, maksun, vastaanoton tai riidan ja milloin, riitaa koskevat huomautukset, AP2-tietueet | sopimus; oikeutettu etu liiketoimien todennettavuuteen ja petosten estämiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | 10 vuotta Kaupan tekemisestä; tilin poistamisen jälkeen henkilöiden nimet ja yhteystiedot korvataan sisäisellä tunnisteella |
| Auditointiketju ja tietoturva (väärinkäytösten estäminen, poikkeamien tutkinta, Kauppojen todentaminen) | kuka teki mitä ja milloin, toimenpiteen sisältö, tekniset tietueet, IP-osoite käyttölokeissa | oikeutettu etu toimenpiteiden turvallisuuteen, eheyteen ja todennettavuuteen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Auditointiketjun merkinnät, Vahvistukset ja AP2-tietueet 10 vuotta niiden syntymisestä; tilin poistamisen jälkeen pseudonymisoidussa muodossa (nimen ja sähköpostiosoitteen sijasta sisäinen tunniste), koska Auditointiketjua ei voi muuttaa; käyttölokit enintään 90 päivää |
| Laskutus ja kirjanpito (maksulliset toiminnot) | tunniste- ja laskutustiedot, yhteyshenkilö | lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) | 10 vuotta (Tšekin arvonlisäverosta annettu laki nro 235/2004 Sb. ja kirjanpidosta annettu laki nro 563/1991 Sb.) |
| Maksut ja maksumuistutukset (maksujen kohdistaminen, korttimaksu, automaattinen maksu) | maksun ja maksajan tilin tiedot, kortin merkki ja 4 viimeistä numeroa, lähetetyt sähköpostit | sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) | kirjanpitoaineisto 10 vuotta; tallennettu kortti sen poistamiseen asti |
| Ilmoitukset laittomasta sisällöstä ja valitukset digipalvelusäädöksen mukaisesti | ilmoittajan tai valittajan nimi ja sähköpostiosoite, ilmoituksen sisältö, päätös ja sen perustelut | asetuksen (EU) 2022/2065 16 ja 17 artiklan mukainen lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta); valitusten osalta oikeutettu etu niiden käsittelyyn (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | 3 vuotta käsittelyn päättymisestä |
| Mahdollisten toimittajien tietokanta ja yhteydenotot (B2B) | yritysten tiedot julkisista rekistereistä; yritysten yleiset yhteystiedot niiden verkkosivustoilta (esim. info@, vaihteen puhelinnumero); sellaisen henkilön nimi ja työyhteystiedot, jonka yritys itse ilmoittaa meille; puhelua ja yhteydenoton tulosta koskeva merkintä | oikeutettu etu tarjota yhteistyötä yrityksille (6 artiklan 1 kohdan f alakohta); otamme yrityksiin yhteyttä puhelimitse ja lähetämme kutsun sähköpostitse vain niiden suostumuksella (Tšekin lain nro 480/2004 Sb. 7 §) | vastustamiseen asti tai 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta; vastustamisen jälkeen säilytämme vain tiedon siitä, ettei yritys halua yhteydenottoja |
| Viestintä kanssasi (tuki, kysymykset) | nimi, sähköpostiosoite, viestinnän sisältö | sopimus tai oikeutettu etu | 3 vuotta käsittelyn päättymisestä |
| Kaupalliset viestit nykyisille asiakkaille vastaavista palveluista | työsähköposti | Tšekin lain nro 480/2004 Sb. 7 §:n 3 momentti; oikeutettu etu; jokainen viesti sisältää mahdollisuuden peruuttaa tilaus | tilauksen peruuttamiseen asti |
Huomautus oikeusperusteesta: Kun mainitsemme ”sopimus”, tarkoitetaan yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohtaa, jos olet itse sopimuksen osapuoli (elinkeinonharjoittajana toimiva luonnollinen henkilö). Jos toimit Organisaation puolesta työntekijänä tai muuna henkilönä, oikeusperusteena on oikeutettu etumme panna täytäntöön Organisaation kanssa tehty sopimus (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Tietoja, joita käsittelemme henkilötietojen käsittelijänä (2 kohta), säilytetään Organisaation ohjeiden ja Henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti; Vastaanotto-osoitteeseen lähetetyt viestit (lähettäjä, aihe, vastaanottoaika, liitteet) poistetaan 90 päivän kuluttua, mutta tuodut tarjoukset säilyvät.
4. Tietolähteet
- sinä itse rekisteröityessäsi ja käyttäessäsi Alustaa tai Organisaatiosi pääkäyttäjä (kollegan kutsuminen);
- Organisaatio ja sen Integraatiot (Vastaanotto-osoitteeseen lähetetyt viestit, liitetyt järjestelmät);
- Kaupan vastapuoli (Toimittajan Maksutiedot, laskun tiedot ja Selvityksen tilat);
- julkiset lähteet: Tšekin tilastoviraston yritysrekisteri, ARES, kaupparekisteri ja yritysten julkiset verkkosivustot — ainoastaan yritysten yleiset yhteystiedot;
- yritys, johon otamme yhteyttä, jos se itse ilmoittaa meille yhteyshenkilön.
5. Vastaanottajat
- Kaupan vastapuoli — Kaupan tekemisen jälkeen Ostaja ja Toimittaja näkevät toistensa yrityksen nimen, yhteyssähköpostin ja puhelinnumeron, jotta ne voivat täyttää Kaupan; Ostaja näkee lisäksi Toimittajan Maksutiedot ja laskun tiedot, ja molemmat osapuolet näkevät Selvityksen tilat ja riitaa koskevat huomautukset. Ennen Kauppaa vastapuoli ei näe henkilöllisyyttäsi.
- Organisaatiosi pääkäyttäjä — näkee Organisaation auditointitietueista, kuka teki mitä ja milloin.
- Henkilötietojen käsittelijät, jotka hoitavat palvelun ylläpitoa puolestamme (yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti sopimuksella sidottuina):
Ajantasainen luettelo ylläpidetään Henkilötietojen käsittelysopimuksessa.Käsittelijä Tarkoitus Sijainti / suojatoimet Railway Corporation sovelluksen ja tietokannan ylläpito (hosting), varmuuskopiot USA / EU; EU:n vakiosopimuslausekkeet tai EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC rakenteettomien hinnastojen (PDF, teksti) muuntaminen taulukoiksi — vain jos käytät tätä toimintoa USA; vakiosopimuslausekkeet; tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen sähköpostin vastaanottopalvelun tarjoaja (tarjoaja lisätään tähän luetteloon ennen toiminnon käyttöönottoa) Vastaanotto-osoitteisiin lähetettyjen viestien vastaanottaminen ja välittäminen Alustalle ilmoitetaan tarjoajan yhteydessä; siirrot ETA-alueen ulkopuolelle vain yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisin suojatoimin sähköpostipalvelun tarjoaja (SMTP) laskujen, maksumuistutusten ja palveluviestien toimittaminen (vastaanottajan osoite ja viestin sisältö) EU - Maksupalvelut itsenäisinä rekisterinpitäjinä, kun käytät niitä: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanti) käsittelee korttimaksut ja tallentaa kortin automaattista maksua varten — syötät kortin numeron suoraan Stripelle; emme koskaan näe emmekä tallenna sitä (tiedämme vain kortin merkin, 4 viimeistä numeroa ja voimassaoloajan); Raiffeisenbank a.s. hoitaa tiliämme ja toimittaa meille tiedot saapuvista maksuista (määrä, maksuviite, maksajan nimi ja tilinumero, viesti saajalle), jotka kohdistamme laskuihin.
- Organisaatiosi valitsemat järjestelmät — Organisaation ohjeesta lähetämme tietoja sen Webhookeihin ja kirjaudumme sen liitettyihin järjestelmiin (ERP, tuotesyötteet). Nämä vastaanottajat eivät ole henkilötietojen käsittelijöitämme; Organisaatio vastaa niiden suorittamasta käsittelystä.
- Viranomaiset, kun laki sitä edellyttää.
Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä kolmansien osapuolten mainontaan.
6. Siirrot ETA-alueen ulkopuolelle
Osa henkilötietojen käsittelijöistä on sijoittautunut Yhdysvaltoihin. Siirrot perustuvat sertifioitujen vastaanottajien osalta komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (EU-U.S. Data Privacy Framework), muutoin komission täytäntöönpanopäätöksellä (EU) 2021/914 hyväksyttyihin vakiosopimuslausekkeisiin ja täydentäviin toimenpiteisiin (salaus siirron aikana ja tallennettuna, tietojen minimointi). Jäljennös suojatoimista on saatavilla pyynnöstä.
7. Automatisoidut päätökset
Alustan agentit neuvottelevat automaattisesti hinnoista ja ehdoista yritysten välillä yritysten asettamien sääntöjen mukaisesti. Nämä päätökset koskevat yritysten kaupallisia ehtoja, eivät luonnollisia henkilöitä, eikä niillä ole sinua koskevia oikeusvaikutuksia eivätkä ne vaikuta sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Emme profiloi luonnollisia henkilöitä. Ks. Tekoälyn hallinnointiperiaatteet.
8. Tietoturva
Salasanat tallennetaan vain tiivisteinä (Argon2id), kirjautumisistunnot ja API-avaimet vain tiivisteinä, sisäänkirjautuminen on suojattu turvallisilla evästeillä ja pyyntöjen alkuperän tarkistuksella, tietoliikenne on salattu (HTTPS), liitettyjen järjestelmien käyttäjätunnukset on salattu (AES-256-GCM), pääsyä tietoihin on rajoitettu roolin ja Organisaation mukaan, ja tärkeät toimenpiteet kirjataan muuttumattomaan Auditointiketjuun. Lisätietoja on Tietoturva ja luotettavuus -asiakirjassa.
9. Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista ja poistaa tietoja, rajoittaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä — mukaan lukien oikeus vastustaa yhteydenottoja mahdollisena toimittajana ja kaupallisia viestejä, minkä hyväksymme aina. Organisaation pääkäyttäjä voi viedä Organisaation tiedot (JSON) ja poistaa Käyttäjän tilin tai koko Organisaation suoraan sovelluksessa. Lähetä muut pyynnöt osoitteeseen inquiry@negotiq.synqflows.com; vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Meidän ei tarvitse toteuttaa tietojen poistamista siltä osin kuin tarvitsemme tietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohta); tästä syystä Auditointiketjun merkinnät, Vahvistukset ja AP2-tietueet ainoastaan pseudonymisoidaan tilin poistamisen jälkeen. Voit myös tehdä valituksen Tšekin tietosuojavirastolle (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
10. Onko tietojen antaminen pakollista?
Tilin luomiseen tarvittavat tiedot ovat sopimukseen perustuva vaatimus, ja laskutustiedot ovat lisäksi lakisääteinen vaatimus; ilman niitä Alustaa ei voi käyttää. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.
11. Evästeet
Käytämme ainoastaan välttämättömiä evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa. Ks. Evästekäytäntö.
12. Muutokset
Voimme päivittää tätä selostetta, ja ilmoitamme olennaisista muutoksista Alustalla tai sähköpostitse. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla.