Politika privatnosti
Ova politika objašnjava kako SynQflows, s.r.o., matični broj 23685450, sa sjedištem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (dalje u tekstu: „mi“ ili „Operater“), obrađuje osobne podatke u vezi s platformom Negotiq (dalje u tekstu: „Platforma“), i to u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 (dalje u tekstu: „Opća uredba o zaštiti podataka“) i češkim Zakonom br. 110/2019 Zb. o obradi osobnih podataka. Pojmovi napisani velikim početnim slovom imaju značenje utvrđeno u Uvjetima korištenja.
1. Voditelj obrade i kontakt
Voditelj obrade osobnih podataka je Operater. U pitanjima zaštite osobnih podataka obratite nam se na inquiry@negotiq.synqflows.com ili pisanim putem na adresu sjedišta. Službenika za zaštitu podataka nismo imenovali jer za nas ta obveza ne postoji.
Platforma služi poduzećima. Većina podataka odnosi se na poduzeća (naziv, matični broj, cijene, ponude) i nisu osobni podaci. Osobni podaci osobito su podaci o osobama koje na Platformi djeluju u ime poduzeća, podaci fizičkih osoba koje obavljaju gospodarsku djelatnost (npr. njihovi bankovni podaci) i kontaktni podaci osoba u poduzećima kojima se obraćamo.
2. Kada smo voditelj obrade, a kada izvršitelj obrade
- Kao voditelj obrade obrađujemo podatke o osobama koje Platformu upotrebljavaju u ime Organizacija, podatke potrebne za pružanje Platforme, za Namiru i dokazivanje Poslova, za fakturiranje i za sigurnost te podatke o potencijalnim dobavljačima (odjeljak 3.).
- Kao izvršitelj obrade za Organizaciju, koja je voditelj obrade, obrađujemo osobne podatke u Sadržaju Korisnika (npr. kontaktna osoba u specifikaciji ili privitku), u porukama poslanima na Adresu za zaprimanje e-pošte, u pristupnim podacima za povezane sustave (ERP) i u podacima preuzetima iz njih te u podacima koje prema uputi Organizacije šaljemo na njezine Webhookove. Na to se primjenjuje Ugovor o obradi osobnih podataka; sa zahtjevima koji se odnose na te podatke obratite se dotičnoj Organizaciji.
3. Koji podaci, zašto, na kojoj osnovi i koliko dugo
| Svrha | Podaci | Pravna osnova | Razdoblje pohrane |
|---|---|---|---|
| Registracija i vođenje korisničkog računa, prijava, uloge i ovlasti | ime, poslovna adresa e-pošte, Organizacija i uloga, sažetak (hash) lozinke i koda za oporavak, sesije prijave (samo sažetak tokena i rok valjanosti), broj neuspjelih pokušaja prijave | ugovor (članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka), vidjeti napomenu ispod tablice | za vrijeme postojanja korisničkog računa; sesije 30 dana; nakon brisanja korisničkog računa podaci se brišu ili anonimiziraju |
| Evidencija prihvaćanja Uvjeta i drugih dokumenata | dokument, verzija, vrijeme prihvaćanja, sažetak (hash) IP adrese, identifikacija preglednika | legitimni interes za dokazivanje sklapanja i sadržaja Ugovora (članak 6. stavak 1. točka (f)) | za vrijeme trajanja Ugovora i 4 godine nakon njegova prestanka |
| Pružanje Platforme: Upiti, pregovori Agenata, Poslovi, Potvrde, obavijesti, Integracije | identitet osobe koja je izradila Upit, odobrila Ponudu ili postavila Integraciju; kontaktni podaci priopćeni drugoj strani nakon sklapanja Posla | ugovor; legitimni interes za dokazivost poslovnih transakcija (točka (f)) | za vrijeme postojanja korisničkog računa; nakon njegova brisanja podaci se brišu ili anonimiziraju, osim zapisa navedenih u retku „Revizijski lanac“ |
| Namira Poslova | Podaci za plaćanje Dobavljača (kod fizičkih osoba koje obavljaju gospodarsku djelatnost riječ je o osobnim podacima), podaci o računu (broj, iznos, dospijeće, varijabilni simbol), tko je i kada označio fakturiranje, plaćanje, primitak uplate ili spor, napomene o sporu, Zapisi AP2 | ugovor; legitimni interes za dokazivost poslovnih transakcija i zaštitu od prijevara (točka (f)) | 10 godina od sklapanja Posla; nakon brisanja korisničkog računa imena i kontakti osoba zamjenjuju se internim identifikatorom |
| Revizijski lanac i sigurnost (zaštita od zlouporabe, istraga incidenata, dokazivanje Poslova) | tko je i kada izvršio radnju, sadržaj radnje, tehnički zapisi, IP adresa u operativnim zapisima (logovima) | legitimni interes za sigurnost, cjelovitost i dokazivost radnji (točka (f)) | zapisi Revizijskog lanca, Potvrde i Zapisi AP2 10 godina od nastanka; nakon brisanja korisničkog računa u pseudonimiziranom obliku (umjesto imena i adrese e-pošte samo interni identifikator) jer se Revizijski lanac ne može mijenjati; operativni zapisi (logovi) najviše 90 dana |
| Fakturiranje i računovodstvo (funkcije koje se plaćaju) | identifikacijski podaci i podaci za fakturiranje, kontaktna osoba | pravna obveza (točka (c)) | 10 godina (češki Zakon br. 235/2004 Zb. o porezu na dodanu vrijednost i Zakon br. 563/1991 Zb. o računovodstvu) |
| Plaćanja i opomene (uparivanje uplata, plaćanje karticom, automatsko plaćanje) | podaci o plaćanju i računu platitelja, marka i posljednje 4 znamenke kartice, poslane poruke e-pošte | izvršavanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b)) i pravna obveza (točka (c)) | 10 godina za računovodstvene zapise; pohranjena kartica do njezina uklanjanja |
| Prijave nezakonitog sadržaja i pritužbe u skladu s Aktom o digitalnim uslugama | ime i adresa e-pošte prijavitelja ili podnositelja pritužbe, sadržaj prijave, odluka i njezino obrazloženje | pravna obveza iz članaka 16. i 17. Uredbe (EU) 2022/2065 (točka (c)); kod pritužbi legitimni interes za njihovo rješavanje (točka (f)) | 3 godine od rješavanja |
| Baza podataka potencijalnih dobavljača i obraćanje njima (B2B) | podaci o poduzećima iz javnih registara; opći kontakti poduzeća s njihovih internetskih stranica (npr. info@, telefon recepcije); ime i poslovni kontakt osobe koju nam poduzeće samo priopći; zapis o razgovoru i ishodu obraćanja | legitimni interes za ponudu suradnje poduzećima (točka (f)); poduzećima se obraćamo telefonom, a pozivnicu e-poštom šaljemo samo uz njihovu privolu (§ 7. Zakona br. 480/2004 Zb.) | do podnošenja prigovora ili 3 godine od posljednjeg kontakta; u slučaju prigovora zadržavamo samo podatak da poduzeće ne želi biti kontaktirano |
| Komunikacija s vama (podrška, upiti) | ime, adresa e-pošte, sadržaj komunikacije | ugovor ili legitimni interes | 3 godine od rješavanja |
| Komercijalne poruke postojećim klijentima o sličnim uslugama | poslovna adresa e-pošte | § 7. stavak 3. Zakona br. 480/2004 Zb.; legitimni interes; svaka poruka sadržava mogućnost odjave | do odjave |
Napomena o pravnoj osnovi: Kada navodimo „ugovor“, riječ je o članku 6. stavku 1. točki (b) Opće uredbe o zaštiti podataka ako ste sami ugovorna strana (fizička osoba koja obavlja gospodarsku djelatnost). Ako djelujete u ime Organizacije kao zaposlenik ili druga osoba, pravna osnova je naš legitimni interes za izvršavanje ugovora s Organizacijom (točka (f)).
Podatke koje obrađujemo kao izvršitelj obrade (odjeljak 2.) čuvamo u skladu s uputama Organizacije i Ugovorom o obradi osobnih podataka; poruke poslane na Adresu za zaprimanje e-pošte (pošiljatelj, predmet, vrijeme zaprimanja, privitci) brišemo nakon 90 dana, a uvezene ponude ostaju.
4. Izvori podataka
- od vas pri registraciji i upotrebi Platforme ili od Administratora vaše Organizacije (pozivnica kolegi);
- od Organizacije i iz njezinih Integracija (poruke na Adresu za zaprimanje e-pošte, povezani sustavi);
- od druge strane u Poslu (Podaci za plaćanje Dobavljača, podaci o računu i statusi Namire);
- iz javnih izvora: Registar gospodarskih subjekata (Češki statistički ured), ARES, trgovački registar i javne internetske stranice poduzeća — samo opći kontakti poduzeća;
- od poduzeća kojem se obraćamo, ako nam samo priopći kontaktnu osobu.
5. Primatelji
- Druga strana u Poslu — nakon sklapanja Posla Kupcu i Dobavljaču stavljamo na raspolaganje naziv poduzeća, kontaktnu adresu e-pošte i telefon druge strane kako bi mogli izvršiti Posao; Kupac usto vidi Podatke za plaćanje i podatke o računu Dobavljača, a obje strane vide statuse Namire i napomene o sporu. Prije sklapanja Posla druga strana ne vidi vaš identitet.
- Administrator vaše Organizacije — u revizijskim zapisima Organizacije vidi tko je i kada izvršio radnju.
- Izvršitelji obrade koji za nas osiguravaju rad usluge (ugovorno obvezani u skladu s člankom 28. Opće uredbe o zaštiti podataka):
Aktualni popis izvršitelja obrade vodi se u Ugovoru o obradi osobnih podataka.Izvršitelj obrade Svrha Lokacija / zaštitne mjere Railway Corporation smještaj (hosting) aplikacije i baze podataka, sigurnosne kopije SAD / EU; standardne ugovorne klauzule EU-a ili Okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka Anthropic, PBC pretvorba nestrukturiranih cjenika (PDF, tekst) u tablicu — samo ako upotrijebite tu funkciju SAD; standardne ugovorne klauzule; podaci se ne upotrebljavaju za treniranje modela pružatelj usluge zaprimanja e-pošte (konkretni pružatelj bit će dodan na popis prije pokretanja funkcije) zaprimanje poruka poslanih na Adrese za zaprimanje e-pošte i njihovo prosljeđivanje Platformi bit će navedeno zajedno s pružateljem; prijenos izvan EGP-a samo uz zaštitne mjere u skladu s poglavljem V. Opće uredbe o zaštiti podataka pružatelj usluge e-pošte (SMTP) dostava računa, opomena i servisnih poruka (adresa primatelja i sadržaj poruke) EU - Platne usluge kao samostalni voditelji obrade, ako ih upotrijebite za plaćanje: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irska) obrađuje plaćanje karticom i pohranjuje karticu za automatsko plaćanje — broj kartice unosite izravno kod društva Stripe, a mi ga ne vidimo niti pohranjujemo (poznati su nam samo marka, posljednje 4 znamenke i rok valjanosti); Raiffeisenbank a.s. vodi naš račun i dostavlja nam podatke o dolaznim uplatama (iznos, varijabilni simbol, ime i broj računa platitelja, poruka primatelju), koje uparujemo s računima.
- Sustavi koje odabere vaša Organizacija — prema uputi Organizacije šaljemo podatke na njezine Webhookove i prijavljujemo se u njezine povezane sustave (ERP, feedovi proizvoda). Ti primatelji nisu naši izvršitelji obrade; za njihovu obradu odgovorna je Organizacija.
- Tijela javne vlasti, ako nam to nalaže zakon.
Osobne podatke ne prodajemo i ne upotrebljavamo ih za oglašavanje trećih strana.
6. Prijenosi izvan EGP-a
Neki izvršitelji obrade imaju sjedište u SAD-u. Prijenos se kod certificiranih primatelja temelji na odluci Komisije o primjerenosti (Okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka), a inače na standardnim ugovornim klauzulama odobrenima Provedbenom odlukom Komisije (EU) 2021/914 uz dopunske mjere (enkripcija tijekom prijenosa i pri pohrani, smanjenje količine podataka). Presliku zaštitnih mjera dostavit ćemo vam na zahtjev.
7. Automatizirano donošenje odluka
Agenti Platforme automatski pregovaraju o cijenama i uvjetima između poduzeća prema pravilima koja su poduzeća postavila. Te se odluke odnose na poslovne uvjete poduzeća, a ne na fizičke osobe, te ne proizvode pravne učinke koji se odnose na vas niti na sličan način značajno na vas utječu u smislu članka 22. Opće uredbe o zaštiti podataka. Ne provodimo izradu profila fizičkih osoba. Pojedinosti su navedene u Načelima upravljanja umjetnom inteligencijom.
8. Sigurnost
Lozinke pohranjujemo samo kao sažetak (Argon2id), sesije prijave i API ključeve samo kao sažetak, prijavu štitimo sigurnim kolačićima i provjerom izvora zahtjeva, komunikacija je kriptirana (HTTPS), pristupne podatke za povezane sustave kriptiramo (AES-256-GCM), pristup podacima ograničen je prema ulogama i Organizacijama, a važne radnje upisujemo u nepromjenjivi Revizijski lanac. Pojedinosti su navedene u dokumentu Sigurnost i povjerenje.
9. Vaša prava
Imate pravo na pristup osobnim podacima, njihov ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prenosivost te pravo na prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu — uključujući prigovor na obraćanje kao potencijalnom dobavljaču i na komercijalne poruke, koji ćemo uvijek uvažiti. Administrator Organizacije može izravno u aplikaciji izvesti podatke Organizacije (JSON) i izbrisati korisnički račun Korisnika ili cijelu Organizaciju. Ostale zahtjeve pošaljite na inquiry@negotiq.synqflows.com; riješit ćemo ih bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana. Pravo na brisanje ne moramo ostvariti u mjeri u kojoj su nam podaci potrebni radi poštovanja pravne obveze ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva (članak 17. stavak 3. Opće uredbe o zaštiti podataka); zato se zapisi Revizijskog lanca, Potvrde i Zapisi AP2 nakon brisanja korisničkog računa samo pseudonimiziraju. Također imate pravo podnijeti pritužbu češkom Uredu za zaštitu osobnih podataka (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, uoou.gov.cz) ili nadzornom tijelu države članice EU-a u kojoj imate uobičajeno boravište ili mjesto rada.
10. Je li davanje podataka obvezno?
Podaci potrebni za otvaranje korisničkog računa ugovorni su zahtjev, a podaci za fakturiranje i zakonski zahtjev; bez njih nije moguće upotrebljavati Platformu. Davanje ostalih podataka dobrovoljno je.
11. Kolačići
Upotrebljavamo samo nužne kolačiće i lokalnu pohranu preglednika. Pojedinosti su navedene u Politici kolačića.
12. Promjene
Ovu politiku možemo ažurirati; o bitnim promjenama obavijestit ćemo vas na Platformi ili e-poštom. Aktualna verzija uvijek se nalazi na ovoj stranici.