Politika zasebnosti
Ta politika pojasnjuje, kako družba SynQflows, s.r.o., matična številka 23685450, s sedežem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (v nadaljnjem besedilu: »mi« ali »Operater«), obdeluje osebne podatke v zvezi s platformo Negotiq (v nadaljnjem besedilu: »Platforma«) v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (v nadaljnjem besedilu: »Splošna uredba o varstvu podatkov«) in češkim zakonom št. 110/2019 Zb., o obdelavi osebnih podatkov. Izrazi z veliko začetnico imajo pomen, opredeljen v Splošnih pogojih poslovanja.
1. Upravljavec in kontakt
Upravljavec osebnih podatkov je Operater. V zadevah varstva osebnih podatkov nam pišite na inquiry@negotiq.synqflows.com ali pisno na naslov našega sedeža. Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker za nas ta obveznost ne velja.
Platforma je namenjena podjetjem. Večina podatkov se nanaša na podjetja (ime, matična številka, cene, ponudbe) in ne pomeni osebnih podatkov. Osebni podatki so predvsem podatki o osebah, ki na Platformi delujejo v imenu podjetij, podatki samozaposlenih fizičnih oseb (npr. njihovi bančni podatki) ter kontaktni podatki oseb v podjetjih, ki jih nagovarjamo.
2. Kdaj smo upravljavec in kdaj obdelovalec
- Kot upravljavec obdelujemo podatke o osebah, ki Platformo uporabljajo v imenu Organizacij, podatke, potrebne za zagotavljanje Platforme, za Poravnavo in dokazovanje Poslov, za izdajanje računov in za varnost, ter podatke o potencialnih dobaviteljih (točka 3).
- Kot obdelovalec za Organizacijo, ki je upravljavec, obdelujemo osebne podatke v Vsebini Uporabnika (npr. kontaktna oseba v specifikaciji ali prilogi), v sporočilih, poslanih na Naslov za prejem e-pošte, v dostopnih podatkih za povezane sisteme (ERP) in v podatkih, pridobljenih iz njih, ter v podatkih, ki jih po navodilu Organizacije pošiljamo na njene Webhooke. To ureja Pogodba o obdelavi osebnih podatkov; z zahtevami glede teh podatkov se obrnite na zadevno Organizacijo.
3. Kateri podatki, zakaj, na kakšni podlagi in kako dolgo
| Namen | Podatki | Pravna podlaga | Obdobje hrambe |
|---|---|---|---|
| Registracija in vodenje uporabniškega računa, prijava, vloge in pooblastila | ime, službeni e-poštni naslov, Organizacija in vloga, zgoščeni vrednosti gesla in obnovitvene kode, seje prijave (samo zgoščena vrednost žetona in čas veljavnosti), število neuspešnih poskusov prijave | pogodba (točka (b) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov), glej opombo pod preglednico | ves čas obstoja uporabniškega računa; seje 30 dni; po izbrisu uporabniškega računa se podatki izbrišejo ali anonimizirajo |
| Evidenca sprejetja Pogojev in drugih dokumentov | dokument, različica, čas sprejetja, zgoščena vrednost naslova IP, identifikacija brskalnika | zakoniti interes za dokazovanje sklenitve in vsebine Pogodbe (točka (f) člena 6(1)) | ves čas trajanja Pogodbe in 4 leta po njenem prenehanju |
| Zagotavljanje Platforme: Povpraševanja, pogajanja Agentov, Posli, Potrdila, obvestila, Integracije | identiteta osebe, ki je ustvarila Povpraševanje, odobrila Ponudbo ali nastavila Integracijo; kontaktni podatki, razkriti nasprotni stranki po sklenitvi Posla | pogodba; zakoniti interes za dokazljivost poslov (točka (f) člena 6(1)) | ves čas obstoja uporabniškega računa; po njegovem izbrisu se podatki izbrišejo ali anonimizirajo, razen zapisov, navedenih v vrstici »Revizijska veriga« |
| Poravnava Poslov | Plačilni podatki Dobavitelja (pri samozaposlenih fizičnih osebah so to osebni podatki), podatki o računu (številka, znesek, rok plačila, sklic), kdo in kdaj je označil izdajo računa, plačilo, prejem plačila ali spor, opombe k sporu, Zapisi AP2 | pogodba; zakoniti interes za dokazljivost poslov in preprečevanje goljufij (točka (f) člena 6(1)) | 10 let od sklenitve Posla; po izbrisu uporabniškega računa se imena in kontaktni podatki oseb nadomestijo z internim identifikatorjem |
| Revizijska veriga in varnost (preprečevanje zlorab, preiskovanje incidentov, dokazovanje Poslov) | kdo je kaj storil in kdaj, vsebina dejanja, tehnični zapisi, naslov IP v operativnih dnevnikih | zakoniti interes za varnost, celovitost in dokazljivost dejanj (točka (f) člena 6(1)) | vpisi v Revizijsko verigo, Potrdila in Zapisi AP2 10 let od nastanka; po izbrisu uporabniškega računa v psevdonimizirani obliki (namesto imena in e-poštnega naslova interni identifikator), ker Revizijske verige ni mogoče spreminjati; operativni dnevniki največ 90 dni |
| Izdajanje računov in računovodstvo (plačljive funkcije) | identifikacijski podatki in podatki za izdajo računa, kontaktna oseba | zakonska obveznost (točka (c) člena 6(1)) | 10 let (zakon št. 235/2004 Zb., o davku na dodano vrednost, in zakon št. 563/1991 Zb., o računovodstvu) |
| Plačila in opomini (povezovanje plačil, plačilo s kartico, samodejno plačevanje) | podatki o plačilu in računu plačnika, znamka in zadnje 4 števke kartice, poslana e-poštna sporočila | izvajanje pogodbe (točka (b) člena 6(1)) in zakonska obveznost (točka (c) člena 6(1)) | 10 let za računovodske zapise; shranjena kartica do njene odstranitve |
| Prijave nezakonite vsebine in pritožbe po Aktu o digitalnih storitvah | ime in e-poštni naslov prijavitelja ali pritožnika, vsebina prijave, odločitev in njena obrazložitev | zakonska obveznost po členih 16 in 17 Uredbe (EU) 2022/2065 (točka (c) člena 6(1)); pri pritožbah zakoniti interes za njihovo obravnavo (točka (f) člena 6(1)) | 3 leta od rešitve |
| Podatkovna baza potencialnih dobaviteljev in njihovo nagovarjanje (B2B) | podatki o podjetjih iz javnih registrov; splošni kontakti podjetij z njihovih spletnih mest (npr. info@, telefon recepcije); ime in službeni kontakt osebe, ki nam jo podjetje samo sporoči; zapis o klicu in izidu nagovarjanja | zakoniti interes za ponudbo sodelovanja podjetjem (točka (f) člena 6(1)); podjetja nagovarjamo po telefonu, vabilo po e-pošti pa pošljemo samo z njihovo privolitvijo (§ 7 zakona št. 480/2004 Zb.) | do ugovora ali 3 leta od zadnjega stika; ob ugovoru hranimo samo podatek, da podjetje ne želi biti kontaktirano |
| Komunikacija z vami (podpora, vprašanja) | ime, e-poštni naslov, vsebina komunikacije | pogodba ali zakoniti interes | 3 leta od rešitve |
| Komercialna sporočila obstoječim strankam o podobnih storitvah | službeni e-poštni naslov | § 7(3) zakona št. 480/2004 Zb.; zakoniti interes; vsako sporočilo vsebuje možnost odjave | do odjave |
Opomba glede pravne podlage: Kjer navajamo »pogodba«, gre za točko (b) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, če ste pogodbena stranka sami (samozaposlena fizična oseba). Če za Organizacijo delujete kot zaposleni ali druga oseba, je pravna podlaga naš zakoniti interes za izvajanje pogodbe z Organizacijo (točka (f) člena 6(1)).
Podatke, ki jih obdelujemo kot obdelovalec (točka 2), hranimo v skladu z navodili Organizacije in Pogodbo o obdelavi osebnih podatkov; sporočila, poslana na Naslov za prejem e-pošte (pošiljatelj, zadeva, čas prejema, priloge), izbrišemo po 90 dneh, uvožene ponudbe pa ostanejo.
4. Viri
- vi ob registraciji in uporabi Platforme ali Skrbnik vaše Organizacije (povabilo sodelavca);
- Organizacija in njene Integracije (sporočila na Naslov za prejem e-pošte, povezani sistemi);
- nasprotna stranka Posla (Plačilni podatki Dobavitelja, podatki o računu in stanja Poravnave);
- javni viri: Register ekonomskih subjektov Češkega statističnega urada, ARES, poslovni register in javna spletna mesta podjetij — samo splošni kontakti podjetij;
- podjetje, ki ga nagovarjamo, če nam samo sporoči kontaktno osebo.
5. Prejemniki
- Nasprotna stranka Posla — po sklenitvi Posla Kupec in Dobavitelj vidita ime podjetja, kontaktni e-poštni naslov in telefon drug drugega, da lahko Posel izpolnita; Kupec vidi tudi Plačilne podatke in podatke o računu Dobavitelja, obe stranki pa vidita stanja Poravnave in opombe k sporu. Pred sklenitvijo Posla nasprotna stranka vaše identitete ne vidi.
- Skrbnik vaše Organizacije — v revizijskih zapisih Organizacije vidi, kdo je kaj storil in kdaj.
- Obdelovalci, ki za nas zagotavljajo delovanje storitve (pogodbeno zavezani v skladu s členom 28 Splošne uredbe o varstvu podatkov):
Aktualni seznam vodimo v Pogodbi o obdelavi osebnih podatkov.Obdelovalec Namen Lokacija / zaščitni ukrepi Railway Corporation gostovanje aplikacije in podatkovne baze, varnostne kopije ZDA / EU; standardne pogodbene klavzule EU ali EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC pretvorba nestrukturiranih cenikov (PDF, besedilo) v preglednice — samo če to funkcijo uporabite ZDA; standardne pogodbene klavzule; podatki se ne uporabljajo za učenje modelov ponudnik prejema e-pošte (konkretni ponudnik bo na ta seznam dodan pred zagonom funkcije) prejem sporočil, poslanih na Naslove za prejem e-pošte, in njihovo posredovanje Platformi bo navedeno skupaj s ponudnikom; prenosi zunaj EGP samo z zaščitnimi ukrepi v skladu s poglavjem V Splošne uredbe o varstvu podatkov ponudnik e-poštne storitve (SMTP) dostava računov, opominov in obvestil o delovanju storitve (naslov prejemnika in vsebina sporočila) EU - Plačilne storitve kot samostojni upravljavci, kadar jih uporabite: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irska) obdeluje plačila s kartico in shrani kartico za samodejno plačevanje — številko kartice vnesete neposredno pri družbi Stripe; mi je nikoli ne vidimo in ne shranjujemo (poznamo samo znamko, zadnje 4 števke in datum veljavnosti); Raiffeisenbank a.s. vodi naš račun in nam posreduje podatke o prejetih plačilih (znesek, sklic, ime in številka računa plačnika, sporočilo prejemniku), ki jih povezujemo z računi.
- Sistemi, ki jih izbere vaša Organizacija — po navodilu Organizacije pošiljamo podatke na njene Webhooke in se prijavljamo v njene povezane sisteme (ERP, viri podatkov o izdelkih). Ti prejemniki niso naši obdelovalci; za njihovo obdelavo odgovarja Organizacija.
- Javni organi, kadar to zahteva zakon.
Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje tretjih oseb.
6. Prenosi zunaj EGP
Nekateri obdelovalci imajo sedež v ZDA. Prenosi temeljijo na sklepu Komisije o ustreznosti (EU-U.S. Data Privacy Framework) pri certificiranih prejemnikih, sicer na standardnih pogodbenih klavzulah, odobrenih z Izvedbenim sklepom Komisije (EU) 2021/914, z dodatnimi ukrepi (šifriranje med prenosom in v mirovanju, najmanjši obseg podatkov). Kopijo zaščitnih ukrepov vam zagotovimo na zahtevo.
7. Avtomatizirano sprejemanje odločitev
Agenti Platforme se samodejno pogajajo o cenah in pogojih med podjetji po pravilih, ki so jih določila podjetja. Te odločitve se nanašajo na poslovne pogoje podjetij, ne na fizične osebe, in v zvezi z vami nimajo pravnih učinkov niti na vas na podoben način znatno ne vplivajo v smislu člena 22 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Fizičnih oseb ne profiliramo. Glej Izjavo o upravljanju umetne inteligence.
8. Varnost
Gesla hranimo samo kot zgoščene vrednosti (Argon2id), seje prijave in ključe API samo kot zgoščene vrednosti, prijavo ščitimo z varnimi piškotki in preverjanjem izvora zahtev, komunikacija je šifrirana (HTTPS), dostopni podatki za povezane sisteme so šifrirani (AES-256-GCM), dostop je omejen glede na vloge in Organizacije, pomembna dejanja pa vpisujemo v nespremenljivo Revizijsko verigo. Podrobnosti so v dokumentu Varnost in zaupanje.
9. Vaše pravice
Imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave in prenosljivosti ter pravico do ugovora zoper obdelavo na podlagi zakonitega interesa — vključno z ugovorom zoper nagovarjanje kot potencialni dobavitelj in zoper komercialna sporočila; takšnim ugovorom vedno ugodimo. Skrbnik Organizacije lahko podatke Organizacije izvozi (JSON) ter izbriše uporabniški račun Uporabnika ali celotno Organizacijo neposredno v aplikaciji. Druge zahteve pošljite na inquiry@negotiq.synqflows.com; odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu. Izbrisu nam ni treba ugoditi v obsegu, v katerem podatke potrebujemo za izpolnitev zakonske obveznosti ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov (člen 17(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov); zato se vpisi v Revizijsko verigo, Potrdila in Zapisi AP2 po izbrisu uporabniškega računa samo psevdonimizirajo. Pritožbo lahko vložite tudi pri češkem Uradu za varstvo osebnih podatkov (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, uoou.gov.cz) ali pri nadzornem organu države članice EU, v kateri imate običajno prebivališče ali kraj dela.
10. Ali je posredovanje podatkov obvezno?
Podatki, potrebni za odprtje uporabniškega računa, so pogodbena zahteva, podatki za izdajo računa pa tudi zakonska zahteva; brez njih Platforme ni mogoče uporabljati. Posredovanje vseh drugih podatkov je prostovoljno.
11. Piškotki
Uporabljamo samo nujno potrebne piškotke in lokalno shrambo brskalnika. Glej Politiko piškotkov.
12. Spremembe
To politiko lahko posodobimo; o bistvenih spremembah vas obvestimo na Platformi ali po e-pošti. Aktualna različica je vedno objavljena na tej strani.