Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, wie SynQflows, s.r.o., ID-Nr. 23685450, mit Sitz in Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 („wir“ oder der „Betreiber“), personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Plattform Negotiq (die „Plattform“) gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (die „DSGVO“) und dem tschechischen Gesetz Nr. 110/2019 Slg. über die Verarbeitung personenbezogener Daten verarbeitet. Großgeschriebene Begriffe haben die Bedeutung, die ihnen in den Nutzungsbedingungen zugewiesen ist.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher ist der Betreiber. In Datenschutzangelegenheiten wenden Sie sich an inquiry@negotiq.synqflows.com oder schriftlich an unseren Sitz. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir hierzu nicht verpflichtet sind.
Die Plattform dient Unternehmen. Die meisten Daten betreffen Unternehmen (Name, Identifikationsnummer, Preise, Angebote) und sind keine personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten sind vor allem Daten über die Personen, die auf der Plattform für Unternehmen handeln, Daten unternehmerisch tätiger natürlicher Personen (z. B. ihre Bankverbindung) und Kontaktdaten von Personen in Unternehmen, die wir ansprechen.
2. Wann wir Verantwortlicher und wann Auftragsverarbeiter sind
- Als Verantwortlicher verarbeiten wir Daten über die Personen, die die Plattform für Organisationen nutzen, Daten, die für die Bereitstellung der Plattform, für die Abwicklung und den Nachweis von Geschäften, für die Rechnungsstellung und für die Sicherheit erforderlich sind, sowie Daten über potenzielle Lieferanten (Abschnitt 3).
- Als Auftragsverarbeiter für die Organisation, die Verantwortlicher ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten in Nutzerinhalten (z. B. einen Ansprechpartner in einer Spezifikation oder einem Anhang), in an die Eingangsadresse gesendeten Nachrichten, in Zugangsdaten zu angebundenen Systemen (ERP) und in daraus abgerufenen Daten sowie in Daten, die wir auf Weisung der Organisation an deren Webhooks senden. Dies richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag; Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an die betreffende Organisation.
3. Welche Daten, warum, auf welcher Grundlage und wie lange
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Registrierung und Kontoführung, Anmeldung, Rollen und Berechtigungen | Name, berufliche E-Mail-Adresse, Organisation und Rolle, Hashwerte von Passwort und Wiederherstellungscode, Anmeldesitzungen (nur Hashwert des Tokens und Ablaufzeit), Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), siehe Hinweis unter der Tabelle | für die Dauer des Kontos; Sitzungen 30 Tage; nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht oder anonymisiert |
| Nachweis der Annahme der Nutzungsbedingungen und weiterer Dokumente | Dokument, Version, Zeitpunkt der Annahme, Hashwert der IP-Adresse, Browserkennung | berechtigtes Interesse am Nachweis des Abschlusses und des Inhalts des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | für die Laufzeit des Vertrags und 4 Jahre nach dessen Beendigung |
| Bereitstellung der Plattform: Anfragen, Verhandlungen der Agenten, Geschäfte, Abschlussbestätigungen, Benachrichtigungen, Integrationen | Identität der Person, die eine Anfrage erstellt, ein Angebot freigegeben oder eine Integration eingerichtet hat; Kontaktdaten, die der Gegenpartei nach Zustandekommen eines Geschäfts mitgeteilt werden | Vertrag; berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit von Transaktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | für die Dauer des Kontos; nach dessen Löschung werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, mit Ausnahme der in der Zeile „Audit-Kette“ genannten Aufzeichnungen |
| Abwicklung von Geschäften | Zahlungsdaten des Lieferanten (bei unternehmerisch tätigen natürlichen Personen personenbezogene Daten), Rechnungsdaten (Nummer, Betrag, Fälligkeit, variables Symbol), wer wann die Rechnungsstellung, die Zahlung, den Zahlungseingang oder einen Streitfall markiert hat, Anmerkungen zum Streitfall, AP2-Aufzeichnungen | Vertrag; berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit von Transaktionen und an der Betrugsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | 10 Jahre ab Zustandekommen des Geschäfts; nach Löschung eines Kontos werden Namen und Kontaktdaten von Personen durch eine interne Kennung ersetzt |
| Audit-Kette und Sicherheit (Missbrauchsprävention, Untersuchung von Vorfällen, Nachweis von Geschäften) | wer wann was getan hat, Inhalt der Handlung, technische Aufzeichnungen, IP-Adresse in Betriebsprotokollen | berechtigtes Interesse an Sicherheit, Integrität und Nachweisbarkeit von Handlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | Einträge der Audit-Kette, Abschlussbestätigungen und AP2-Aufzeichnungen 10 Jahre ab Entstehung; nach Löschung eines Kontos in pseudonymisierter Form (eine interne Kennung anstelle von Name und E-Mail-Adresse), da die Audit-Kette nicht verändert werden kann; Betriebsprotokolle höchstens 90 Tage |
| Rechnungsstellung und Buchführung (kostenpflichtige Funktionen) | Identifikations- und Rechnungsdaten, Ansprechpartner | rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | 10 Jahre (Gesetz Nr. 235/2004 Slg. über die Mehrwertsteuer und Gesetz Nr. 563/1991 Slg. über die Buchführung) |
| Zahlungen und Mahnungen (Zahlungszuordnung, Kartenzahlung, automatische Zahlung) | Daten zur Zahlung und zum Konto des Zahlers, Kartenmarke und letzte 4 Ziffern, versandte E-Mails | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | 10 Jahre bei Buchungsunterlagen; gespeicherte Karte bis zu ihrer Entfernung |
| Meldungen rechtswidriger Inhalte und Beschwerden nach dem DSA | Name und E-Mail-Adresse des Meldenden oder Beschwerdeführers, Inhalt der Meldung, die Entscheidung und ihre Begründung | rechtliche Verpflichtung nach Art. 16 und 17 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Art. 6 Abs. 1 lit. c); bei Beschwerden berechtigtes Interesse an deren Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | 3 Jahre nach Erledigung |
| Datenbank potenzieller Lieferanten und deren Ansprache (B2B) | Unternehmensdaten aus öffentlichen Registern; allgemeine Unternehmenskontakte von deren Websites (z. B. info@, Telefonnummer der Zentrale); Name und beruflicher Kontakt einer Person, die uns das Unternehmen selbst mitteilt; Gesprächsnotiz und Ergebnis der Ansprache | berechtigtes Interesse daran, Unternehmen eine Zusammenarbeit anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f); wir sprechen Unternehmen telefonisch an und senden eine Einladung per E-Mail nur mit deren Einwilligung (§ 7 des Gesetzes Nr. 480/2004 Slg.) | bis zum Widerspruch oder 3 Jahre ab dem letzten Kontakt; im Falle eines Widerspruchs bewahren wir nur die Angabe auf, dass das Unternehmen nicht kontaktiert werden möchte |
| Kommunikation mit Ihnen (Support, Anfragen) | Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Kommunikation | Vertrag oder berechtigtes Interesse | 3 Jahre nach Erledigung |
| Werbliche Mitteilungen an Bestandskunden über ähnliche Dienste | berufliche E-Mail-Adresse | § 7 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 480/2004 Slg.; berechtigtes Interesse; jede Mitteilung enthält eine Abmeldemöglichkeit | bis zur Abmeldung |
Hinweis zur Rechtsgrundlage: Wo wir „Vertrag“ angeben, handelt es sich um Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Sie selbst Vertragspartei sind (unternehmerisch tätige natürliche Person). Handeln Sie als Beschäftigter oder sonstige Person für eine Organisation, ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Erfüllung des Vertrags mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
Daten, die wir als Auftragsverarbeiter verarbeiten (Abschnitt 2), speichern wir gemäß den Weisungen der Organisation und dem Auftragsverarbeitungsvertrag; an die Eingangsadresse gesendete Nachrichten (Absender, Betreff, Empfangszeitpunkt, Anhänge) löschen wir nach 90 Tagen, importierte Angebote bleiben erhalten.
4. Quellen
- Sie selbst bei der Registrierung und Nutzung der Plattform oder der Organisationsadministrator Ihrer Organisation (Einladung eines Kollegen);
- die Organisation und ihre Integrationen (Nachrichten an die Eingangsadresse, angebundene Systeme);
- die Gegenpartei eines Geschäfts (Zahlungsdaten des Lieferanten, Rechnungsdaten und Status der Abwicklung);
- öffentliche Quellen: das Register der Wirtschaftssubjekte des Tschechischen Statistischen Amtes, ARES, das Handelsregister und öffentliche Websites von Unternehmen — ausschließlich allgemeine Unternehmenskontakte;
- das Unternehmen, das wir ansprechen, wenn es uns selbst einen Ansprechpartner mitteilt.
5. Empfänger
- Die Gegenpartei des Geschäfts — nach Zustandekommen eines Geschäfts sehen Käufer und Lieferant gegenseitig den Firmennamen, die Kontakt-E-Mail-Adresse und die Telefonnummer, damit sie das Geschäft erfüllen können; der Käufer sieht zudem die Zahlungsdaten und Rechnungsdaten des Lieferanten, und beide Parteien sehen die Status der Abwicklung und die Anmerkungen zum Streitfall. Vor dem Zustandekommen des Geschäfts sieht die Gegenpartei Ihre Identität nicht.
- Der Organisationsadministrator Ihrer Organisation — sieht in den Audit-Aufzeichnungen der Organisation, wer wann was getan hat.
- Auftragsverarbeiter, die den Betrieb des Dienstes für uns sicherstellen (vertraglich gebunden nach Art. 28 DSGVO):
Die aktuelle Liste wird im Auftragsverarbeitungsvertrag geführt.Auftragsverarbeiter Zweck Ort / Garantien Railway Corporation Hosting der Anwendung und der Datenbank, Datensicherungen USA / EU; EU-Standardvertragsklauseln oder EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC Umwandlung unstrukturierter Preislisten (PDF, Text) in Tabellen — nur wenn Sie diese Funktion nutzen USA; Standardvertragsklauseln; Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet Anbieter für den E-Mail-Empfang (der konkrete Anbieter wird vor dem Start der Funktion in diese Liste aufgenommen) Empfang der an Eingangsadressen gesendeten Nachrichten und deren Weitergabe an die Plattform wird zusammen mit dem Anbieter angegeben; Übermittlungen außerhalb des EWR nur mit Garantien gemäß Kapitel V DSGVO Anbieter des E-Mail-Dienstes (SMTP) Zustellung von Rechnungen, Mahnungen und Betriebsnachrichten (Empfängeradresse und Inhalt der Nachricht) EU - Zahlungsdienste als eigenständige Verantwortliche, wenn Sie diese nutzen: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) wickelt Kartenzahlungen ab und speichert die Karte für die automatische Zahlung — die Kartennummer geben Sie direkt bei Stripe ein; wir sehen und speichern sie nie (wir kennen nur die Marke, die letzten 4 Ziffern und das Ablaufdatum); die Raiffeisenbank a.s. führt unser Konto und übermittelt uns Daten über eingehende Zahlungen (Betrag, variables Symbol, Name und Kontonummer des Zahlers, Mitteilung an den Empfänger), die wir den Rechnungen zuordnen.
- Von Ihrer Organisation gewählte Systeme — auf Weisung der Organisation senden wir Daten an ihre Webhooks und melden uns bei ihren angebundenen Systemen an (ERP, Produktfeeds). Diese Empfänger sind nicht unsere Auftragsverarbeiter; für deren Verarbeitung ist die Organisation verantwortlich.
- Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht für Werbung Dritter.
6. Übermittlungen außerhalb des EWR
Einige Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA. Übermittlungen stützen sich bei zertifizierten Empfängern auf den Angemessenheitsbeschluss der Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework), andernfalls auf Standardvertragsklauseln, die mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission genehmigt wurden, mit ergänzenden Maßnahmen (Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Datenminimierung). Eine Kopie der Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
7. Automatisierte Entscheidungsfindung
Die Agenten der Plattform verhandeln Preise und Bedingungen zwischen Unternehmen automatisch nach Regeln, die die Unternehmen festgelegt haben. Diese Entscheidungen betreffen die Geschäftsbedingungen von Unternehmen, nicht natürliche Personen, und entfalten Ihnen gegenüber keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen Sie auch nicht in ähnlicher Weise erheblich im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wir führen kein Profiling natürlicher Personen durch. Einzelheiten enthält die Erklärung zur KI-Governance.
8. Sicherheit
Passwörter speichern wir nur als Hashwerte (Argon2id), Anmeldesitzungen und API-Schlüssel nur als Hashwerte; die Anmeldung ist durch sichere Cookies und die Prüfung des Ursprungs von Anfragen geschützt, die Kommunikation erfolgt verschlüsselt (HTTPS), Zugangsdaten zu angebundenen Systemen werden verschlüsselt (AES-256-GCM), der Zugriff ist nach Rollen und Organisationen beschränkt, und wichtige Handlungen werden in eine unveränderliche Audit-Kette geschrieben. Einzelheiten enthält das Dokument Sicherheit & Vertrauen.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses zu widersprechen — einschließlich des Widerspruchs gegen die Ansprache als potenzieller Lieferant und gegen werbliche Mitteilungen, dem wir stets nachkommen. Der Organisationsadministrator kann die Daten der Organisation exportieren (JSON) und ein Nutzerkonto oder die gesamte Organisation direkt in der App löschen. Sonstige Anträge senden Sie bitte an inquiry@negotiq.synqflows.com; wir beantworten sie unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Dem Recht auf Löschung müssen wir nicht nachkommen, soweit wir die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO); deshalb werden Einträge der Audit-Kette, Abschlussbestätigungen und AP2-Aufzeichnungen nach Löschung eines Kontos lediglich pseudonymisiert. Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei der tschechischen Datenschutzbehörde (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, uoou.gov.cz) oder bei der Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Ihres Arbeitsplatzes einzulegen.
10. Ist die Bereitstellung der Daten verpflichtend?
Die zur Einrichtung eines Kontos erforderlichen Daten sind vertraglich vorgeschrieben, Rechnungsdaten zudem gesetzlich; ohne sie kann die Plattform nicht genutzt werden. Die Bereitstellung aller sonstigen Daten ist freiwillig.
11. Cookies
Wir verwenden ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies und den lokalen Speicher des Browsers. Einzelheiten enthält die Cookie-Richtlinie.
12. Änderungen
Wir können diese Erklärung aktualisieren und informieren Sie über wesentliche Änderungen auf der Plattform oder per E-Mail. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.