Πολιτική Απορρήτου
Η παρούσα πολιτική εξηγεί πώς η SynQflows, s.r.o., αριθ. μητρώου 23685450, με έδρα Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (εφεξής «εμείς» ή ο «Φορέας Λειτουργίας»), επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με την πλατφόρμα Negotiq (εφεξής η «Πλατφόρμα») σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής ο «ΓΚΠΔ») και τον τσεχικό νόμο αριθ. 110/2019 Coll. για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Οι όροι με κεφαλαίο αρχικό γράμμα έχουν την έννοια που τους αποδίδεται στους Όρους Χρήσης.
1. Υπεύθυνος επεξεργασίας και επικοινωνία
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Φορέας Λειτουργίας. Για θέματα προστασίας δεδομένων επικοινωνήστε στη διεύθυνση inquiry@negotiq.synqflows.com ή εγγράφως στη διεύθυνση της έδρας μας. Δεν έχουμε ορίσει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, καθώς δεν υποχρεούμαστε σε αυτό.
Η Πλατφόρμα απευθύνεται σε επιχειρήσεις. Τα περισσότερα δεδομένα αφορούν εταιρείες (επωνυμία, αριθμός μητρώου, τιμές, προσφορές) και δεν αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι κυρίως τα δεδομένα για τα πρόσωπα που ενεργούν για λογαριασμό εταιρειών στην Πλατφόρμα, τα δεδομένα αυτοαπασχολούμενων φυσικών προσώπων (π.χ. τα τραπεζικά τους στοιχεία) και τα στοιχεία επικοινωνίας προσώπων σε εταιρείες που προσεγγίζουμε.
2. Πότε είμαστε υπεύθυνος επεξεργασίας και πότε εκτελών την επεξεργασία
- Ως υπεύθυνος επεξεργασίας επεξεργαζόμαστε δεδομένα για τα πρόσωπα που χρησιμοποιούν την Πλατφόρμα για λογαριασμό Οργανισμών, δεδομένα αναγκαία για την παροχή της Πλατφόρμας, για την Εκκαθάριση και την απόδειξη των Συμφωνιών, για την τιμολόγηση και για την ασφάλεια, καθώς και δεδομένα για δυνητικούς προμηθευτές (ενότητα 3).
- Ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του Οργανισμού, ο οποίος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στο Περιεχόμενο Χρήστη (π.χ. πρόσωπο επικοινωνίας σε προδιαγραφές ή συνημμένο), στα μηνύματα που αποστέλλονται στη Διεύθυνση Παραλαβής, στα διαπιστευτήρια για συνδεδεμένα συστήματα (ERP) και στα δεδομένα που ανακτώνται από αυτά, καθώς και στα δεδομένα που αποστέλλουμε στα Webhooks του Οργανισμού κατ’ εντολή του. Τα ανωτέρω διέπονται από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων· παρακαλούμε να απευθύνετε τα αιτήματα που αφορούν τα δεδομένα αυτά στον οικείο Οργανισμό.
3. Ποια δεδομένα, για ποιο λόγο, με ποια νομική βάση και για πόσο χρόνο
| Σκοπός | Δεδομένα | Νομική βάση | Διάρκεια διατήρησης |
|---|---|---|---|
| Εγγραφή και λογαριασμός, σύνδεση, ρόλοι και δικαιώματα | όνομα, επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Οργανισμός και ρόλος, τιμές κατακερματισμού (hash) του κωδικού πρόσβασης και του κωδικού ανάκτησης, συνεδρίες σύνδεσης (μόνο τιμή κατακερματισμού του token και λήξη), αριθμός αποτυχημένων προσπαθειών σύνδεσης | σύμβαση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β) ΓΚΠΔ), βλ. τη σημείωση κάτω από τον πίνακα | για όσο διαρκεί ο λογαριασμός· συνεδρίες 30 ημέρες· μετά τη διαγραφή του λογαριασμού τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται |
| Καταγραφή της αποδοχής των Όρων και άλλων εγγράφων | έγγραφο, έκδοση, χρόνος αποδοχής, τιμή κατακερματισμού της διεύθυνσης IP, αναγνωριστικό του προγράμματος περιήγησης | έννομο συμφέρον για την απόδειξη της σύναψης και του περιεχομένου της Σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)) | για όσο διαρκεί η Σύμβαση και 4 έτη μετά τη λήξη της |
| Παροχή της Πλατφόρμας: Αιτήματα, διαπραγματεύσεις Πρακτόρων, Συμφωνίες, Αποδεικτικά, ειδοποιήσεις, Ενοποιήσεις | ταυτότητα του προσώπου που δημιούργησε Αίτημα, ενέκρινε Προσφορά ή ρύθμισε Ενοποίηση· στοιχεία επικοινωνίας που γνωστοποιούνται στον αντισυμβαλλόμενο μετά από Συμφωνία | σύμβαση· έννομο συμφέρον για αποδείξιμες συναλλαγές (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)) | για όσο διαρκεί ο λογαριασμός· μετά τη διαγραφή τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, με εξαίρεση τις εγγραφές που αναφέρονται στη γραμμή «Αλυσίδα Ελέγχου» |
| Εκκαθάριση Συμφωνιών | Στοιχεία Πληρωμής του Προμηθευτή (δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στην περίπτωση αυτοαπασχολούμενων φυσικών προσώπων), στοιχεία τιμολογίου (αριθμός, ποσό, ημερομηνία λήξης, μεταβλητό σύμβολο), ποιος επισήμανε και πότε την τιμολόγηση, την πληρωμή, την είσπραξη ή διαφορά, σημειώσεις διαφοράς, Εγγραφές AP2 | σύμβαση· έννομο συμφέρον για αποδείξιμες συναλλαγές και την πρόληψη της απάτης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)) | 10 έτη από τη σύναψη της Συμφωνίας· μετά τη διαγραφή λογαριασμού, τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας προσώπων αντικαθίστανται από εσωτερικό αναγνωριστικό |
| Αλυσίδα Ελέγχου και ασφάλεια (πρόληψη καταχρήσεων, διερεύνηση συμβάντων, απόδειξη Συμφωνιών) | ποιος έκανε τι και πότε, περιεχόμενο της ενέργειας, τεχνικές εγγραφές, διεύθυνση IP στα αρχεία καταγραφής λειτουργίας | έννομο συμφέρον για την ασφάλεια, την ακεραιότητα και τη δυνατότητα απόδειξης των ενεργειών (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)) | εγγραφές της Αλυσίδας Ελέγχου, Αποδεικτικά και Εγγραφές AP2 10 έτη από τη δημιουργία τους· μετά τη διαγραφή λογαριασμού σε ψευδωνυμοποιημένη μορφή (εσωτερικό αναγνωριστικό αντί ονόματος και διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), διότι η Αλυσίδα Ελέγχου δεν μπορεί να τροποποιηθεί· αρχεία καταγραφής λειτουργίας το πολύ 90 ημέρες |
| Τιμολόγηση και λογιστική (λειτουργίες επί πληρωμή) | στοιχεία ταυτοποίησης και τιμολόγησης, πρόσωπο επικοινωνίας | νομική υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ)) | 10 έτη (τσεχικός νόμος αριθ. 235/2004 Coll. για τον ΦΠΑ και τσεχικός νόμος αριθ. 563/1991 Coll. για τη λογιστική) |
| Πληρωμές και υπενθυμίσεις (αντιστοίχιση πληρωμών, πληρωμή με κάρτα, αυτόματη πληρωμή) | στοιχεία πληρωμής και λογαριασμού του πληρωτή, εκδότρια εταιρεία της κάρτας και 4 τελευταία ψηφία, απεσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου | εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β)) και νομική υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ)) | 10 έτη για τα λογιστικά αρχεία· αποθηκευμένη κάρτα έως την αφαίρεσή της |
| Αναφορές παράνομου περιεχομένου και καταγγελίες βάσει της DSA | όνομα και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αναφέροντος ή του καταγγέλλοντος, περιεχόμενο της αναφοράς, η απόφαση και η αιτιολόγησή της | νομική υποχρέωση βάσει των άρθρων 16 και 17 του κανονισμού (ΕΕ) 2022/2065 (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ))· για τις καταγγελίες, έννομο συμφέρον για τον χειρισμό τους (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)) | 3 έτη μετά τη διεκπεραίωση |
| Βάση δεδομένων δυνητικών προμηθευτών και προσέγγισή τους (B2B) | εταιρικά δεδομένα από δημόσια μητρώα· γενικά εταιρικά στοιχεία επικοινωνίας από τους ιστότοπούς τους (π.χ. info@, τηλέφωνο υποδοχής)· όνομα και επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας προσώπου που μας γνωστοποιεί η ίδια η εταιρεία· καταγραφή της κλήσης και του αποτελέσματος της προσέγγισης | έννομο συμφέρον για την πρόταση συνεργασίας σε επιχειρήσεις (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ))· προσεγγίζουμε τις εταιρείες τηλεφωνικώς και αποστέλλουμε πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο με τη συγκατάθεσή τους (άρθρο 7 του τσεχικού νόμου αριθ. 480/2004 Coll.) | έως την προβολή αντίρρησης ή 3 έτη από την τελευταία επικοινωνία· σε περίπτωση αντίρρησης διατηρούμε μόνο το γεγονός ότι η εταιρεία δεν επιθυμεί να έρχεται σε επαφή μαζί της |
| Επικοινωνία μαζί σας (υποστήριξη, ερωτήματα) | όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περιεχόμενο της επικοινωνίας | σύμβαση ή έννομο συμφέρον | 3 έτη μετά τη διεκπεραίωση |
| Εμπορικά μηνύματα προς υφιστάμενους πελάτες για παρόμοιες υπηρεσίες | επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου | άρθρο 7 παρ. 3 του τσεχικού νόμου αριθ. 480/2004 Coll.· έννομο συμφέρον· κάθε μήνυμα περιλαμβάνει δυνατότητα διαγραφής από τη λίστα αποδεκτών | έως τη διαγραφή από τη λίστα αποδεκτών |
Σημείωση για τη νομική βάση: Όπου αναφέρουμε «σύμβαση», αυτό σημαίνει το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β) ΓΚΠΔ, εφόσον είστε οι ίδιοι συμβαλλόμενο μέρος (αυτοαπασχολούμενο φυσικό πρόσωπο). Εάν ενεργείτε για λογαριασμό Οργανισμού ως εργαζόμενος ή άλλο πρόσωπο, νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον μας για την εκτέλεση της σύμβασης με τον Οργανισμό (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)).
Τα δεδομένα που επεξεργαζόμαστε ως εκτελών την επεξεργασία (ενότητα 2) διατηρούνται σύμφωνα με τις οδηγίες του Οργανισμού και τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων· τα μηνύματα που αποστέλλονται στη Διεύθυνση Παραλαβής (αποστολέας, θέμα, χρόνος λήψης, συνημμένα) διαγράφονται μετά από 90 ημέρες, ενώ οι εισαχθείσες προσφορές παραμένουν.
4. Πηγές
- εσείς, κατά την εγγραφή και τη χρήση της Πλατφόρμας, ή ο Διαχειριστής του Οργανισμού σας (πρόσκληση συναδέλφου)·
- ο Οργανισμός και οι Ενοποιήσεις του (μηνύματα στη Διεύθυνση Παραλαβής, συνδεδεμένα συστήματα)·
- ο αντισυμβαλλόμενος σε Συμφωνία (τα Στοιχεία Πληρωμής του Προμηθευτή, στοιχεία τιμολογίου και καταστάσεις της Εκκαθάρισης)·
- δημόσιες πηγές: το Μητρώο Επιχειρήσεων της Τσεχικής Στατιστικής Υπηρεσίας, το ARES, το εμπορικό μητρώο και οι δημόσιοι ιστότοποι των εταιρειών — μόνο γενικά εταιρικά στοιχεία επικοινωνίας·
- η εταιρεία που προσεγγίζουμε, εάν μας γνωστοποιήσει πρόσωπο επικοινωνίας.
5. Αποδέκτες
- Ο αντισυμβαλλόμενος στη Συμφωνία — μετά τη σύναψη Συμφωνίας, ο Αγοραστής και ο Προμηθευτής βλέπουν ο ένας του άλλου την εταιρική επωνυμία, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επικοινωνίας και το τηλέφωνο, ώστε να μπορούν να εκτελέσουν τη Συμφωνία· ο Αγοραστής βλέπει επίσης τα Στοιχεία Πληρωμής και τα στοιχεία τιμολογίου του Προμηθευτή, και αμφότερα τα μέρη βλέπουν τις καταστάσεις της Εκκαθάρισης και τις σημειώσεις διαφοράς. Πριν από τη Συμφωνία ο αντισυμβαλλόμενος δεν βλέπει την ταυτότητά σας.
- Ο Διαχειριστής του Οργανισμού σας — βλέπει στις εγγραφές ελέγχου του Οργανισμού ποιος έκανε τι και πότε.
- Εκτελούντες την επεξεργασία που λειτουργούν την υπηρεσία για λογαριασμό μας (δεσμεύονται σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ):
Ο τρέχων κατάλογος τηρείται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.Εκτελών την επεξεργασία Σκοπός Τοποθεσία / εγγυήσεις Railway Corporation φιλοξενία της εφαρμογής και της βάσης δεδομένων, αντίγραφα ασφαλείας ΗΠΑ / ΕΕ· Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ ή Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ (EU-U.S. Data Privacy Framework) Anthropic, PBC μετατροπή μη δομημένων τιμοκαταλόγων (PDF, κείμενο) σε πίνακες — μόνο όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αυτή ΗΠΑ· Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες· τα δεδομένα δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση μοντέλων πάροχος παραλαβής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ο συγκεκριμένος πάροχος θα προστεθεί στον παρόντα κατάλογο πριν από την έναρξη λειτουργίας της λειτουργίας) λήψη των μηνυμάτων που αποστέλλονται στις Διευθύνσεις Παραλαβής και διαβίβασή τους στην Πλατφόρμα θα αναφερθεί μαζί με τον πάροχο· διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ μόνο με εγγυήσεις σύμφωνα με το κεφάλαιο V ΓΚΠΔ πάροχος υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (SMTP) παράδοση τιμολογίων, υπενθυμίσεων και μηνυμάτων υπηρεσίας (διεύθυνση παραλήπτη και περιεχόμενο του μηνύματος) ΕΕ - Υπηρεσίες πληρωμών ως αυτοτελείς υπεύθυνοι επεξεργασίας, όταν τις χρησιμοποιείτε: η Stripe Payments Europe, Ltd. (Ιρλανδία) επεξεργάζεται τις πληρωμές με κάρτα και αποθηκεύει την κάρτα για αυτόματη πληρωμή — εισάγετε τον αριθμό της κάρτας απευθείας στη Stripe· εμείς δεν τον βλέπουμε ούτε τον αποθηκεύουμε ποτέ (γνωρίζουμε μόνο την εκδότρια εταιρεία, τα 4 τελευταία ψηφία και τη λήξη)· η Raiffeisenbank a.s. τηρεί τον λογαριασμό μας και παρέχει στοιχεία για τις εισερχόμενες πληρωμές (ποσό, μεταβλητό σύμβολο, όνομα και αριθμός λογαριασμού του πληρωτή, μήνυμα), τα οποία αντιστοιχίζουμε με τα τιμολόγια.
- Συστήματα που επιλέγει ο Οργανισμός σας — κατ’ εντολή του Οργανισμού αποστέλλουμε δεδομένα στα Webhooks του και συνδεόμαστε στα συνδεδεμένα συστήματά του (ERP, ροές προϊόντων). Οι αποδέκτες αυτοί δεν είναι εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό μας· ο Οργανισμός ευθύνεται για την επεξεργασία που αυτοί διενεργούν.
- Δημόσιες αρχές, όπου αυτό απαιτείται από τον νόμο.
Δεν πωλούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση τρίτων.
6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ
Ορισμένοι εκτελούντες την επεξεργασία είναι εγκατεστημένοι στις ΗΠΑ. Οι διαβιβάσεις βασίζονται στην απόφαση επάρκειας της Επιτροπής (Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ) για πιστοποιημένους αποδέκτες, άλλως σε Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες που εγκρίθηκαν με την εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής, με συμπληρωματικά μέτρα (κρυπτογράφηση κατά τη διαβίβαση και κατά την αποθήκευση, ελαχιστοποίηση των δεδομένων). Αντίγραφο των εγγυήσεων διατίθεται κατόπιν αιτήματος.
7. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων
Οι πράκτορες της Πλατφόρμας διαπραγματεύονται αυτόματα τιμές και όρους μεταξύ επιχειρήσεων σύμφωνα με κανόνες που ορίζουν οι επιχειρήσεις. Οι αποφάσεις αυτές αφορούν τους εμπορικούς όρους εταιρειών και όχι φυσικά πρόσωπα και δεν παράγουν έννομα αποτελέσματα που σας αφορούν ούτε σας επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο κατά την έννοια του άρθρου 22 ΓΚΠΔ. Δεν διενεργούμε κατάρτιση προφίλ φυσικών προσώπων. Βλ. τη Δήλωση Διακυβέρνησης ΤΝ.
8. Ασφάλεια
Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται μόνο ως τιμές κατακερματισμού (Argon2id), οι συνεδρίες σύνδεσης και τα κλειδιά API μόνο ως τιμές κατακερματισμού, η σύνδεση προστατεύεται με ασφαλή cookies και ελέγχους προέλευσης των αιτημάτων, η επικοινωνία είναι κρυπτογραφημένη (HTTPS), τα διαπιστευτήρια για συνδεδεμένα συστήματα είναι κρυπτογραφημένα (AES-256-GCM), η πρόσβαση περιορίζεται ανά ρόλο και Οργανισμό, και οι σημαντικές ενέργειες καταχωρίζονται σε αμετάβλητη Αλυσίδα Ελέγχου. Για λεπτομέρειες βλ. το έγγραφο Ασφάλεια & Εμπιστοσύνη.
9. Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας και φορητότητας, καθώς και δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον — συμπεριλαμβανομένης της εναντίωσης στην προσέγγισή σας ως δυνητικού προμηθευτή και στα εμπορικά μηνύματα, την οποία ικανοποιούμε πάντοτε. Ο Διαχειριστής Οργανισμού μπορεί να εξαγάγει τα δεδομένα του Οργανισμού (JSON) και να διαγράψει λογαριασμό Χρήστη ή ολόκληρο τον Οργανισμό απευθείας στην εφαρμογή. Τα λοιπά αιτήματα αποστέλλονται στη διεύθυνση inquiry@negotiq.synqflows.com· απαντούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός ενός μηνός. Δεν υποχρεούμαστε να ικανοποιήσουμε αίτημα διαγραφής στον βαθμό που χρειαζόμαστε τα δεδομένα για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων (άρθρο 17 παρ. 3 ΓΚΠΔ)· για τον λόγο αυτό, οι εγγραφές της Αλυσίδας Ελέγχου, τα Αποδεικτικά και οι Εγγραφές AP2 μετά τη διαγραφή λογαριασμού απλώς ψευδωνυμοποιούνται. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην τσεχική Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Pplk. Sochora 27, 170 00 Πράγα 7, uoou.gov.cz) ή στην εποπτική αρχή του κράτους μέλους της ΕΕ της συνήθους διαμονής ή του τόπου εργασίας σας.
10. Είναι υποχρεωτική η παροχή δεδομένων;
Τα δεδομένα που απαιτούνται για τη δημιουργία λογαριασμού αποτελούν συμβατική απαίτηση, τα δε στοιχεία τιμολόγησης αποτελούν επίσης νομική απαίτηση· χωρίς αυτά δεν είναι δυνατή η χρήση της Πλατφόρμας. Η παροχή οποιωνδήποτε άλλων δεδομένων είναι προαιρετική.
11. Cookies
Χρησιμοποιούμε μόνο αυστηρώς απαραίτητα cookies και τον τοπικό χώρο αποθήκευσης του προγράμματος περιήγησης. Βλ. την Πολιτική για τα cookies.
12. Αλλαγές
Μπορούμε να επικαιροποιούμε την παρούσα πολιτική και θα σας ενημερώνουμε για τις ουσιώδεις αλλαγές στην Πλατφόρμα ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ισχύουσα έκδοση βρίσκεται πάντοτε στην παρούσα σελίδα.