Política de privacidad
La presente política explica cómo SynQflows, s.r.o., con número de identificación 23685450 y domicilio social en Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 («nosotros» o el «Operador»), trata los datos personales en relación con la plataforma Negotiq (la «Plataforma») de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 («RGPD») y la Ley checa n.º 110/2019 Sb., de Tratamiento de Datos Personales. Los términos escritos con mayúscula inicial tienen el significado que se les atribuye en las Condiciones Generales.
1. Responsable del tratamiento y contacto
El responsable del tratamiento es el Operador. Para cuestiones de protección de datos puede ponerse en contacto con nosotros en inquiry@negotiq.synqflows.com o por escrito en la dirección de nuestro domicilio social. No hemos designado un delegado de protección de datos, ya que no estamos obligados a ello.
La Plataforma está dirigida a empresas. La mayoría de los datos se refieren a empresas (denominación, número de identificación, precios, ofertas) y no son datos personales. Son datos personales, principalmente, los datos de las personas que actúan por cuenta de las empresas en la Plataforma, los datos de empresarios individuales (por ejemplo, sus datos bancarios) y los datos de contacto de personas de las empresas a las que nos dirigimos.
2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados del tratamiento
- Como responsables del tratamiento tratamos los datos de las personas que utilizan la Plataforma por cuenta de las Organizaciones, los datos necesarios para prestar la Plataforma, para la Liquidación y la acreditación de los Acuerdos, para la facturación y para la seguridad, así como los datos de proveedores potenciales (apartado 3).
- Como encargados del tratamiento por cuenta de la Organización, que es la responsable, tratamos los datos personales contenidos en el Contenido del Usuario (por ejemplo, una persona de contacto en una especificación o en un archivo adjunto), en los mensajes enviados a la Dirección de Recepción, en las credenciales de acceso a sistemas conectados (ERP) y en los datos obtenidos de ellos, así como en los datos que, por instrucción de la Organización, enviamos a sus Webhooks. Ello se rige por el Contrato de Encargo del Tratamiento; le rogamos que dirija las solicitudes relativas a estos datos a la Organización de que se trate.
3. Qué datos, para qué, con qué base jurídica y durante cuánto tiempo
| Finalidad | Datos | Base jurídica | Plazo de conservación |
|---|---|---|---|
| Registro y gestión de la cuenta, inicio de sesión, roles y permisos | nombre, correo electrónico profesional, Organización y rol, hash de la contraseña y del código de recuperación, sesiones (únicamente el hash del token y su caducidad), número de intentos fallidos de inicio de sesión | contrato (art. 6.1.b) del RGPD), véase la nota bajo la tabla | mientras exista la cuenta; sesiones, 30 días; tras la eliminación de la cuenta, los datos se suprimen o se anonimizan |
| Registro de la aceptación de las Condiciones Generales y de otros documentos | documento, versión, momento de la aceptación, hash de la dirección IP, identificación del navegador | interés legítimo en acreditar la celebración y el contenido del Contrato (art. 6.1.f) del RGPD) | mientras esté vigente el Contrato y 4 años después de su extinción |
| Prestación de la Plataforma: Solicitudes, negociaciones de los Agentes, Acuerdos, Justificantes, notificaciones, Integraciones | identidad de la persona que creó una Solicitud, aprobó una Oferta o configuró una Integración; datos de contacto comunicados a la contraparte tras la celebración de un Acuerdo | contrato; interés legítimo en la trazabilidad de las operaciones (art. 6.1.f) del RGPD) | mientras exista la cuenta; tras su eliminación, los datos se suprimen o se anonimizan, salvo los registros indicados en la fila «Cadena de Auditoría» |
| Liquidación de los Acuerdos | Datos de Pago del Proveedor (que son datos personales en el caso de empresarios individuales), datos de la factura (número, importe, vencimiento, símbolo variable), quién y cuándo marcó la facturación, el pago, la recepción del pago o una controversia, notas sobre controversias, Registros AP2 | contrato; interés legítimo en la trazabilidad de las operaciones y en la prevención del fraude (art. 6.1.f) del RGPD) | 10 años desde la celebración del Acuerdo; tras la eliminación de una cuenta, los nombres y contactos de las personas se sustituyen por un identificador interno |
| Cadena de Auditoría y seguridad (prevención de abusos, investigación de incidentes, acreditación de los Acuerdos) | quién realizó una actuación y cuándo, contenido de la actuación, registros técnicos, dirección IP en los registros operativos | interés legítimo en la seguridad, la integridad y la trazabilidad de las actuaciones (art. 6.1.f) del RGPD) | entradas de la Cadena de Auditoría, Justificantes y Registros AP2, 10 años desde su creación; tras la eliminación de una cuenta, en forma seudonimizada (un identificador interno en lugar del nombre y del correo electrónico), ya que la Cadena de Auditoría no puede modificarse; registros operativos, como máximo 90 días |
| Facturación y contabilidad (funciones de pago) | datos identificativos y de facturación, persona de contacto | obligación legal (art. 6.1.c) del RGPD) | 10 años (Ley checa n.º 235/2004 Sb., del Impuesto sobre el Valor Añadido, y Ley checa n.º 563/1991 Sb., de Contabilidad) |
| Pagos y recordatorios (conciliación de pagos, pago con tarjeta, pago automático) | datos del pago y de la cuenta del pagador, marca y últimos 4 dígitos de la tarjeta, correos electrónicos enviados | ejecución del contrato (art. 6.1.b) del RGPD) y obligación legal (art. 6.1.c) del RGPD) | 10 años para los registros contables; la tarjeta guardada, hasta que se elimine |
| Notificaciones de contenido ilícito y reclamaciones con arreglo al Reglamento de Servicios Digitales | nombre y correo electrónico del notificante o del reclamante, contenido de la notificación, la decisión y su motivación | obligación legal con arreglo a los arts. 16 y 17 del Reglamento (UE) 2022/2065 (art. 6.1.c) del RGPD); en el caso de las reclamaciones, interés legítimo en su tramitación (art. 6.1.f) del RGPD) | 3 años desde su resolución |
| Base de datos de proveedores potenciales y contacto con ellos (B2B) | datos de empresas procedentes de registros públicos; contactos genéricos de empresas obtenidos de sus sitios web (por ejemplo, info@, teléfono de recepción); nombre y contacto profesional de una persona que la propia empresa nos facilite; registro de la llamada y del resultado del contacto | interés legítimo en ofrecer colaboración a empresas (art. 6.1.f) del RGPD); contactamos con las empresas por teléfono y solo les enviamos una invitación por correo electrónico con su consentimiento (artículo 7 de la Ley checa n.º 480/2004 Sb.) | hasta que se formule oposición o hasta 3 años desde el último contacto; en caso de oposición, conservamos únicamente el dato de que la empresa no desea ser contactada |
| Comunicación con usted (soporte, consultas) | nombre, correo electrónico, contenido de la comunicación | contrato o interés legítimo | 3 años desde su resolución |
| Comunicaciones comerciales a clientes existentes sobre servicios similares | correo electrónico profesional | artículo 7, apartado 3, de la Ley checa n.º 480/2004 Sb.; interés legítimo; cada comunicación incluye la posibilidad de darse de baja | hasta la baja |
Nota sobre la base jurídica: Cuando indicamos «contrato», nos referimos al art. 6.1.b) del RGPD si usted mismo es parte del contrato (empresario individual). Si actúa por cuenta de una Organización como empleado u otra persona, la base jurídica es nuestro interés legítimo en la ejecución del contrato con la Organización (art. 6.1.f) del RGPD).
Los datos que tratamos como encargados del tratamiento (apartado 2) se conservan con arreglo a las instrucciones de la Organización y al Contrato de Encargo del Tratamiento; los mensajes enviados a la Dirección de Recepción (remitente, asunto, momento de recepción, archivos adjuntos) se suprimen transcurridos 90 días, mientras que las ofertas importadas se conservan.
4. Origen de los datos
- usted mismo, al registrarse y al utilizar la Plataforma, o el Administrador de su Organización (invitación de un compañero);
- la Organización y sus Integraciones (mensajes a la Dirección de Recepción, sistemas conectados);
- la contraparte de un Acuerdo (Datos de Pago del Proveedor, datos de la factura y estados de la Liquidación);
- fuentes públicas: el Registro de Entidades Económicas de la Oficina Checa de Estadística, ARES, el registro mercantil y los sitios web públicos de las empresas, únicamente contactos genéricos de empresas;
- la empresa a la que nos dirigimos, si ella misma nos facilita una persona de contacto.
5. Destinatarios
- La contraparte del Acuerdo: tras la celebración de un Acuerdo, el Comprador y el Proveedor ven recíprocamente la denominación de la empresa, el correo electrónico y el teléfono de contacto, a fin de poder ejecutar el Acuerdo; el Comprador ve además los Datos de Pago y los datos de la factura del Proveedor, y ambas partes ven los estados de la Liquidación y las notas sobre controversias. Antes de la celebración del Acuerdo, la contraparte no ve su identidad.
- El Administrador de su Organización: ve en los registros de auditoría de la Organización quién realizó cada actuación y cuándo.
- Los encargados del tratamiento que prestan el servicio por cuenta nuestra (vinculados contractualmente con arreglo al art. 28 del RGPD):
La lista actualizada de encargados se mantiene en el Contrato de Encargo del Tratamiento.Encargado del tratamiento Finalidad Ubicación / garantías Railway Corporation alojamiento de la aplicación y de la base de datos, copias de seguridad EE. UU. / UE; cláusulas contractuales tipo de la UE o, en su caso, Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Anthropic, PBC conversión de listas de precios no estructuradas (PDF, texto) en tablas, únicamente si usted utiliza esta función EE. UU.; cláusulas contractuales tipo; los datos no se utilizan para entrenar modelos proveedor de recepción de correo electrónico (el proveedor concreto se añadirá a esta lista antes del lanzamiento de la función) recepción de los mensajes enviados a las Direcciones de Recepción y su transmisión a la Plataforma se indicará junto con el proveedor; transferencias fuera del EEE únicamente con garantías conforme al capítulo V del RGPD proveedor de servicio de correo electrónico (SMTP) envío de facturas, recordatorios y mensajes de servicio (dirección del destinatario y contenido del mensaje) UE - Los servicios de pago, como responsables independientes, cuando usted los utilice: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) procesa los pagos con tarjeta y guarda la tarjeta para el pago automático; usted introduce el número de la tarjeta directamente en Stripe y nosotros nunca lo vemos ni lo almacenamos (solo conocemos la marca, los últimos 4 dígitos y la fecha de caducidad); Raiffeisenbank a.s. lleva nuestra cuenta y nos facilita los datos de los pagos entrantes (importe, símbolo variable, nombre y número de cuenta del pagador, mensaje para el beneficiario), que conciliamos con las facturas.
- Los sistemas elegidos por su Organización: por instrucción de la Organización enviamos datos a sus Webhooks e iniciamos sesión en sus sistemas conectados (ERP, feeds de productos). Estos destinatarios no son encargados nuestros; la Organización es responsable de su tratamiento.
- Las autoridades públicas, cuando así lo exija la ley.
No vendemos datos personales ni los utilizamos para publicidad de terceros.
6. Transferencias fuera del EEE
Algunos encargados del tratamiento tienen su sede en EE. UU. Las transferencias se basan en la decisión de adecuación de la Comisión (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) en el caso de destinatarios certificados y, en los demás casos, en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión, junto con medidas complementarias (cifrado en tránsito y en reposo, minimización de datos). Le facilitaremos una copia de las garantías previa solicitud.
7. Decisiones automatizadas
Los agentes de la Plataforma negocian automáticamente precios y condiciones entre empresas con arreglo a las reglas que estas han fijado. Estas decisiones se refieren a las condiciones comerciales de las empresas, no a personas físicas, y no producen efectos jurídicos en usted ni le afectan significativamente de modo similar en el sentido del art. 22 del RGPD. No elaboramos perfiles de personas físicas. Encontrará más información en la declaración sobre gobernanza de la inteligencia artificial.
8. Seguridad
Las contraseñas se almacenan únicamente en forma de hash (Argon2id), y las sesiones y las claves API, únicamente en forma de hash; el inicio de sesión está protegido mediante cookies seguras y la comprobación del origen de las solicitudes; las comunicaciones están cifradas (HTTPS); las credenciales de acceso a sistemas conectados están cifradas (AES-256-GCM); el acceso a los datos está restringido por roles y Organizaciones, y las actuaciones importantes se registran en una Cadena de Auditoría inalterable. Encontrará más detalles en el documento Seguridad y confianza.
9. Sus derechos
Tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad, así como derecho a oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo, incluida la oposición a ser contactado como proveedor potencial y a recibir comunicaciones comerciales, que atenderemos siempre. El Administrador de la Organización puede exportar los datos de la Organización (JSON) y eliminar una cuenta de Usuario o la Organización entera directamente en la aplicación. Envíe las demás solicitudes a inquiry@negotiq.synqflows.com; las atenderemos sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de un mes. No estamos obligados a atender la supresión en la medida en que necesitemos los datos para cumplir una obligación legal o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (art. 17.3 del RGPD); por este motivo, las entradas de la Cadena de Auditoría, los Justificantes y los Registros AP2 únicamente se seudonimizan tras la eliminación de una cuenta. Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Oficina checa de Protección de Datos Personales (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, uoou.gov.cz) o ante la autoridad de control del Estado miembro de la UE en el que tenga su residencia habitual o su lugar de trabajo.
10. ¿Es obligatorio facilitar los datos?
Los datos necesarios para crear una cuenta constituyen un requisito contractual, y los datos de facturación son además un requisito legal; sin ellos no es posible utilizar la Plataforma. La comunicación de cualquier otro dato es voluntaria.
11. Cookies
Utilizamos únicamente cookies estrictamente necesarias y el almacenamiento local del navegador. Encontrará más información en la Política de cookies.
12. Cambios
Podemos actualizar la presente política y le informaremos de los cambios sustanciales en la Plataforma o por correo electrónico. La versión vigente figura siempre en esta página.