Privaatsuspoliitika
Käesolevas poliitikas selgitatakse, kuidas SynQflows, s.r.o., registrikood 23685450, asukoht Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 („meie“ või „Operaator“), töötleb isikuandmeid seoses Negotiqi platvormiga („Platvorm“) kooskõlas määrusega (EL) 2016/679 („isikuandmete kaitse üldmäärus“) ja Tšehhi isikuandmete töötlemise seadusega nr 110/2019 Sb. Suure algustähega mõistetel on Kasutustingimustes määratletud tähendus.
1. Vastutav töötleja ja kontaktandmed
Vastutav töötleja on Operaator. Isikuandmete kaitsega seotud küsimustes võtke meiega ühendust aadressil inquiry@negotiq.synqflows.com või kirjutage meie asukoha aadressil. Me ei ole määranud andmekaitseametnikku, sest meil ei ole selleks kohustust.
Platvorm teenindab ettevõtteid. Enamik andmeid puudutab ettevõtteid (nimi, registrikood, hinnad, pakkumused) ega ole isikuandmed. Isikuandmed on peamiselt andmed inimeste kohta, kes Platvormil ettevõtete nimel tegutsevad, füüsilisest isikust ettevõtjate andmed (nt nende pangarekvisiidid) ning nende ettevõtete töötajate kontaktandmed, kelle poole me pöördume.
2. Millal oleme vastutav töötleja ja millal volitatud töötleja
- Vastutava töötlejana töötleme andmeid inimeste kohta, kes kasutavad Platvormi Organisatsioonide nimel, andmeid, mis on vajalikud Platvormi pakkumiseks, Arvelduseks ja Tehingute tõendamiseks, arvete esitamiseks ja turvalisuse tagamiseks, ning andmeid potentsiaalsete tarnijate kohta (punkt 3).
- Volitatud töötlejana Organisatsiooni jaoks, kes on vastutav töötleja, töötleme isikuandmeid, mis sisalduvad Kasutaja sisus (nt kontaktisik spetsifikatsioonis või manuses), Vastuvõtuaadressile saadetud sõnumites, ühendatud süsteemide (ERP) juurdepääsuandmetes ja neist alla laaditud andmetes ning andmetes, mida saadame Organisatsiooni korraldusel tema Webhookidele. Seda reguleerib Isikuandmete töötlemise leping; nende andmetega seotud taotlustega pöörduge palun asjaomase Organisatsiooni poole.
3. Milliseid andmeid, miks, millisel alusel ja kui kaua
| Eesmärk | Andmed | Õiguslik alus | Säilitamisaeg |
|---|---|---|---|
| Registreerimine ja konto, sisselogimine, rollid ja õigused | nimi, töö-e-post, Organisatsioon ja roll, parooli ja taastekoodi räsid, sisselogimisseansid (ainult tokeni räsi ja kehtivus), ebaõnnestunud sisselogimiskatsete arv | leping (isikuandmete kaitse üldmääruse art 6 lg 1 p b), vt tabeli all olevat märkust | konto kehtivuse ajal; seansid 30 päeva; pärast konto kustutamist andmed kustutatakse või anonüümitakse |
| Kasutustingimuste ja muude dokumentide aktsepteerimise registreerimine | dokument, versioon, aktsepteerimise aeg, IP-aadressi räsi, brauseri tunnus | õigustatud huvi Lepingu sõlmimise ja sisu tõendamise vastu (art 6 lg 1 p f) | Lepingu kehtivuse ajal ja 4 aastat pärast selle lõppemist |
| Platvormi pakkumine: Päringud, Agentide läbirääkimised, Tehingud, Kinnitused, teavitused, Integratsioonid | Päringu loonud, Pakkumuse heaks kiitnud või Integratsiooni seadistanud isiku andmed; pärast Tehingut vastaspoolele avaldatud kontaktandmed | leping; õigustatud huvi tehingute tõendatavuse vastu (art 6 lg 1 p f) | konto kehtivuse ajal; pärast kustutamist andmed kustutatakse või anonüümitakse, välja arvatud real „Auditiahel“ loetletud kirjed |
| Tehingute Arveldus | Tarnija Makseandmed (füüsilisest isikust ettevõtjate puhul isikuandmed), arve andmed (number, summa, maksetähtaeg, viitenumber), kes ja millal märkis arve esitamise, tasumise, laekumise või vaidluse, vaidlusmärkused, AP2-kirjed | leping; õigustatud huvi tehingute tõendatavuse ja pettuste ennetamise vastu (art 6 lg 1 p f) | 10 aastat Tehingu sõlmimisest; pärast konto kustutamist asendatakse isikute nimed ja kontaktandmed sisemise identifikaatoriga |
| Auditiahel ja turvalisus (väärkasutuse ennetamine, intsidentide uurimine, Tehingute tõendamine) | kes, mida ja millal tegi, toimingu sisu, tehnilised kirjed, IP-aadress töölogides | õigustatud huvi turvalisuse, terviklikkuse ja toimingute tõendatavuse vastu (art 6 lg 1 p f) | Auditiahela kirjed, Kinnitused ja AP2-kirjed 10 aastat nende loomisest; pärast konto kustutamist pseudonüümitud kujul (nime ja e-posti aadressi asemel sisemine identifikaator), sest Auditiahelat ei saa muuta; töölogid kuni 90 päeva |
| Arvete esitamine ja raamatupidamine (tasulised funktsioonid) | identifitseerimis- ja arveldusandmed, kontaktisik | juriidiline kohustus (art 6 lg 1 p c) | 10 aastat (Tšehhi käibemaksuseadus nr 235/2004 Sb. ja raamatupidamise seadus nr 563/1991 Sb.) |
| Maksed ja meeldetuletused (maksete sidumine arvetega, kaardimakse, automaatmakse) | makse ja maksja konto andmed, kaardi tüüp ja 4 viimast numbrit, saadetud e-kirjad | lepingu täitmine (art 6 lg 1 p b) ja juriidiline kohustus (art 6 lg 1 p c) | raamatupidamisdokumendid 10 aastat; salvestatud kaart kuni selle eemaldamiseni |
| Ebaseadusliku sisu teated ja kaebused digiteenuste määruse alusel | teataja või kaebuse esitaja nimi ja e-posti aadress, teate sisu, otsus ja selle põhjendus | juriidiline kohustus määruse (EL) 2022/2065 art 16 ja 17 alusel (art 6 lg 1 p c); kaebuste puhul õigustatud huvi nende menetlemise vastu (art 6 lg 1 p f) | 3 aastat pärast lahendamist |
| Potentsiaalsete tarnijate andmebaas ja nende poole pöördumine (B2B) | avalikest registritest pärit andmed ettevõtete kohta; ettevõtete veebisaitidelt pärit üldised kontaktandmed (nt info@, vastuvõtu telefon); isiku nimi ja tööalased kontaktandmed, mille ettevõte ise meile avaldab; kõne ja pöördumise tulemuse kirje | õigustatud huvi pakkuda ettevõtetele koostööd (art 6 lg 1 p f); ettevõtete poole pöördume telefoni teel ja kutse e-posti teel saadame üksnes nende nõusolekul (Tšehhi seaduse nr 480/2004 Sb. § 7) | kuni vastuväite esitamiseni või 3 aastat viimasest kontaktist; vastuväite korral säilitame üksnes teabe, et ettevõte ei soovi, et temaga ühendust võetaks |
| Suhtlus teiega (kasutajatugi, küsimused) | nimi, e-post, suhtluse sisu | leping või õigustatud huvi | 3 aastat pärast lahendamist |
| Kommertsteated olemasolevatele klientidele sarnaste teenuste kohta | töö-e-post | Tšehhi seaduse nr 480/2004 Sb. § 7 lg 3; õigustatud huvi; iga teade sisaldab tellimusest loobumise võimalust | kuni tellimusest loobumiseni |
Märkus õigusliku aluse kohta: kui märgime „leping“, tähendab see isikuandmete kaitse üldmääruse art 6 lg 1 p b juhul, kui olete ise lepingu pool (füüsilisest isikust ettevõtja). Kui tegutsete Organisatsiooni nimel töötaja või muu isikuna, on õiguslikuks aluseks meie õigustatud huvi Organisatsiooniga sõlmitud lepingu täitmise vastu (art 6 lg 1 p f).
Andmeid, mida töötleme volitatud töötlejana (punkt 2), säilitame vastavalt Organisatsiooni juhistele ja Isikuandmete töötlemise lepingule; Vastuvõtuaadressile saadetud sõnumid (saatja, teema, vastuvõtmise aeg, manused) kustutame 90 päeva möödudes, imporditud pakkumused jäävad alles.
4. Andmete allikad
- teie ise registreerimisel ja Platvormi kasutamisel või teie Organisatsiooni administraator (kolleegi kutse);
- Organisatsioon ja tema Integratsioonid (sõnumid Vastuvõtuaadressile, ühendatud süsteemid);
- Tehingu vastaspool (Tarnija Makseandmed, arve andmed ja Arvelduse olekud);
- avalikud allikad: Tšehhi Statistikaameti majandusüksuste register, ARES, äriregister ja ettevõtete avalikud veebisaidid — ainult ettevõtete üldised kontaktandmed;
- ettevõte, kelle poole pöördume, kui ta ise meile kontaktisiku avaldab.
5. Andmete vastuvõtjad
- Tehingu vastaspool — pärast Tehingu sõlmimist näevad Ostja ja Tarnija teineteise ettevõtte nime, kontakt-e-posti ja telefoninumbrit, et nad saaksid Tehingut täita; Ostja näeb lisaks Tarnija Makseandmeid ja arve andmeid ning mõlemad pooled näevad Arvelduse olekuid ja vaidlusmärkusi. Enne Tehingut vastaspool teie isikut ei näe.
- Teie Organisatsiooni administraator — näeb Organisatsiooni auditikirjetes, kes, mida ja millal tegi.
- Volitatud töötlejad, kes tagavad meie jaoks teenuse toimimise (seotud lepinguga isikuandmete kaitse üldmääruse art 28 kohaselt):
Kehtivat loendit peame Isikuandmete töötlemise lepingus.Volitatud töötleja Eesmärk Asukoht / kaitsemeetmed Railway Corporation rakenduse ja andmebaasi majutus, varukoopiad USA / EL; ELi lepingutüüpklauslid või ELi ja USA andmekaitseraamistik Anthropic, PBC struktureerimata hinnakirjade (PDF, tekst) teisendamine tabeliks — ainult siis, kui kasutate seda funktsiooni USA; lepingutüüpklauslid; andmeid ei kasutata mudelite treenimiseks e-kirjade vastuvõtu teenuse pakkuja (konkreetne pakkuja lisatakse loendisse enne funktsiooni kasutuselevõttu) Vastuvõtuaadressidele saadetud sõnumite vastuvõtmine ja nende edastamine Platvormile märgitakse koos pakkujaga; edastamine väljapoole EMP-d üksnes isikuandmete kaitse üldmääruse V peatüki kohaste kaitsemeetmetega e-posti teenuse pakkuja (SMTP) arvete, meeldetuletuste ja teenusesõnumite kohaletoimetamine (saaja aadress ja sõnumi sisu) EL - Makseteenused iseseisvate vastutavate töötlejatena, kui neid kasutate: Stripe Payments Europe, Ltd. (Iirimaa) töötleb kaardimakseid ja salvestab kaardi automaatmakse jaoks — kaardinumbri sisestate otse Stripe'ile, meie seda ei näe ega salvesta (teame ainult kaardi tüüpi, 4 viimast numbrit ja kehtivusaega); Raiffeisenbank a.s. haldab meie kontot ja edastab meile andmed laekunud maksete kohta (summa, viitenumber, maksja nimi ja kontonumber, selgitus saajale), mille seome arvetega.
- Teie Organisatsiooni valitud süsteemid — Organisatsiooni korraldusel saadame andmeid tema Webhookidele ja logime sisse tema ühendatud süsteemidesse (ERP, tootevood). Need vastuvõtjad ei ole meie volitatud töötlejad; nende töötlemise eest vastutab Organisatsioon.
- Avaliku võimu organid, kui seda nõuab seadus.
Me ei müü isikuandmeid ega kasuta neid kolmandate isikute reklaamiks.
6. Edastamine väljapoole EMP-d
Mõned volitatud töötlejad asuvad USA-s. Edastamine põhineb sertifitseeritud vastuvõtjate puhul komisjoni kaitse piisavuse otsusel (ELi ja USA andmekaitseraamistik), muudel juhtudel komisjoni rakendusotsusega (EL) 2021/914 heaks kiidetud lepingutüüpklauslitel koos täiendavate meetmetega (krüpteerimine edastamisel ja salvestamisel, võimalikult väheste andmete kogumine). Kaitsemeetmete koopia esitame taotluse korral.
7. Automatiseeritud otsuste tegemine
Platvormi agendid peavad automaatselt läbirääkimisi ettevõtete vaheliste hindade ja tingimuste üle ettevõtete kehtestatud reeglite alusel. Need otsused puudutavad ettevõtete ärilisi tingimusi, mitte füüsilisi isikuid, ning ei too teie suhtes kaasa õiguslikke tagajärgi ega mõjuta teid samamoodi märkimisväärselt isikuandmete kaitse üldmääruse art 22 tähenduses. Me ei tee füüsiliste isikute profiilianalüüsi. Vt Tehisintellekti kasutamise põhimõtted.
8. Turvalisus
Paroolid salvestatakse ainult räsina (Argon2id), sisselogimisseansid ja API-võtmed ainult räsina, sisselogimist kaitsevad turvalised küpsised ja pöördumiste päritolu kontroll, suhtlus on krüpteeritud (HTTPS), ühendatud süsteemide juurdepääsuandmed on krüpteeritud (AES-256-GCM), juurdepääs andmetele on piiratud rollide ja Organisatsioonide kaupa ning olulised toimingud kantakse muutumatusse Auditiahelasse. Üksikasjad on toodud dokumendis Turvalisus ja usaldus.
9. Teie õigused
Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega, nõuda nende parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist ja andmete ülekandmist ning õigus esitada vastuväide õigustatud huvil põhineva töötlemise suhtes — sealhulgas vastuväide teie kui potentsiaalse tarnija poole pöördumisele ja kommertsteadetele, mida me alati arvestame. Organisatsiooni administraator saab rakenduses otse eksportida Organisatsiooni andmed (JSON) ning kustutada Kasutaja konto või kogu Organisatsiooni. Muud taotlused saatke aadressile inquiry@negotiq.synqflows.com; vastame põhjendamatu viivituseta, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul. Meil ei ole kohustust andmeid kustutada ulatuses, milles vajame neid juriidilise kohustuse täitmiseks või õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks (isikuandmete kaitse üldmääruse art 17 lg 3); seetõttu Auditiahela kirjed, Kinnitused ja AP2-kirjed pärast konto kustutamist üksnes pseudonüümitakse. Samuti võite esitada kaebuse Tšehhi isikuandmete kaitse ametile (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) või selle ELi liikmesriigi järelevalveasutusele, kus on teie alaline elukoht või töökoht.
10. Kas andmete esitamine on kohustuslik?
Konto loomiseks vajalike andmete esitamine on lepinguline nõue ja arveldusandmete esitamine ka seadusest tulenev nõue; ilma nendeta ei saa Platvormi kasutada. Muude andmete esitamine on vabatahtlik.
11. Küpsised
Kasutame ainult hädavajalikke küpsiseid ja brauseri kohalikku salvestusruumi. Vt Küpsiste kasutamise põhimõtted.
12. Muudatused
Võime käesolevat poliitikat ajakohastada ja teavitame teid olulistest muudatustest Platvormil või e-posti teel. Kehtiv versioon on alati sellel lehel.