Privatlivspolitik
Denne politik forklarer, hvordan SynQflows, s.r.o., ID-nr. 23685450, med hjemsted på Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (»vi« eller »Operatøren«), behandler personoplysninger i forbindelse med platformen Negotiq (»Platformen«) i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 (»databeskyttelsesforordningen«) og den tjekkiske lov nr. 110/2019 Sb. om behandling af personoplysninger. Udtryk skrevet med stort begyndelsesbogstav har den betydning, der er fastsat i Servicevilkårene.
1. Dataansvarlig og kontakt
Operatøren er dataansvarlig. I spørgsmål om databeskyttelse kan du kontakte os på inquiry@negotiq.synqflows.com eller skrive til os på adressen for vores hjemsted. Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, da vi ikke er forpligtet hertil.
Platformen betjener virksomheder. De fleste oplysninger vedrører virksomheder (navn, ID-nummer, priser, tilbud) og er ikke personoplysninger. Personoplysninger er navnlig oplysninger om de personer, der handler for virksomheder på Platformen, oplysninger om selvstændigt erhvervsdrivende fysiske personer (f.eks. deres bankoplysninger) og kontaktoplysninger om personer i virksomheder, som vi henvender os til.
2. Hvornår vi er dataansvarlig, og hvornår vi er databehandler
- Som dataansvarlig behandler vi oplysninger om de personer, der anvender Platformen på vegne af Organisationer, oplysninger, der er nødvendige for at levere Platformen, til Afvikling og dokumentation af Handler, til fakturering og til sikkerhed, samt oplysninger om potentielle leverandører (afsnit 3).
- Som databehandler for Organisationen, som er dataansvarlig, behandler vi personoplysninger i Brugerindhold (f.eks. en kontaktperson i en specifikation eller en vedhæftet fil), i meddelelser sendt til Modtageadressen, i adgangsoplysninger til tilsluttede systemer (ERP) og i oplysninger hentet fra disse samt i oplysninger, som vi efter Organisationens instruks sender til dennes Webhooks. Dette er reguleret af Databehandleraftalen; henvendelser vedrørende disse oplysninger bedes rettet til den pågældende Organisation.
3. Hvilke oplysninger, hvorfor, på hvilket grundlag og hvor længe
| Formål | Oplysninger | Retsgrundlag | Opbevaring |
|---|---|---|---|
| Registrering og konto, login, roller og rettigheder | navn, arbejdsmail, Organisation og rolle, hashværdier af adgangskode og gendannelseskode, loginsessioner (kun tokenets hashværdi og udløb), antal mislykkede loginforsøg | kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b), i databeskyttelsesforordningen), se bemærkningen under tabellen | så længe kontoen består; sessioner 30 dage; efter sletning af kontoen slettes eller anonymiseres oplysningerne |
| Registrering af accept af Vilkårene og andre dokumenter | dokument, version, tidspunkt for accept, hashværdi af IP-adressen, identifikation af browseren | legitim interesse i at kunne dokumentere indgåelsen og indholdet af Aftalen (artikel 6, stk. 1, litra f)) | i Aftalens løbetid og 4 år efter dens ophør |
| Levering af Platformen: Forespørgsler, Agenternes forhandlinger, Handler, Kvitteringer, notifikationer, Integrationer | identiteten af den person, der har oprettet en Forespørgsel, godkendt et Tilbud eller opsat en Integration; kontaktoplysninger, der efter indgåelse af en Handel videregives til modparten | kontrakt; legitim interesse i dokumenterbare transaktioner (artikel 6, stk. 1, litra f)) | så længe kontoen består; efter sletning slettes eller anonymiseres oplysningerne, bortset fra de registreringer, der er nævnt i rækken »Revisionskæde« |
| Afvikling af Handler | Leverandørens Betalingsoplysninger (personoplysninger, når der er tale om selvstændigt erhvervsdrivende fysiske personer), fakturaoplysninger (nummer, beløb, forfaldsdato, variabelt symbol), hvem der har markeret fakturering, betaling, modtagelse af betaling eller en tvist og hvornår, bemærkninger om tvister, AP2-registreringer | kontrakt; legitim interesse i dokumenterbare transaktioner og i forebyggelse af svig (artikel 6, stk. 1, litra f)) | 10 år fra indgåelsen af Handlen; efter sletning af en konto erstattes personers navne og kontaktoplysninger af en intern identifikator |
| Revisionskæde og sikkerhed (forebyggelse af misbrug, undersøgelse af hændelser, dokumentation af Handler) | hvem der har foretaget hvilken handling og hvornår, handlingens indhold, tekniske registreringer, IP-adresse i driftslogge | legitim interesse i sikkerhed, integritet og dokumenterbarhed af handlinger (artikel 6, stk. 1, litra f)) | registreringer i Revisionskæden, Kvitteringer og AP2-registreringer 10 år fra deres oprettelse; efter sletning af en konto i pseudonymiseret form (en intern identifikator i stedet for navn og e-mail), fordi Revisionskæden ikke kan ændres; driftslogge højst 90 dage |
| Fakturering og regnskab (betalte funktioner) | identifikations- og faktureringsoplysninger, kontaktperson | retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c)) | 10 år (den tjekkiske lov nr. 235/2004 Sb. om merværdiafgift og den tjekkiske lov nr. 563/1991 Sb. om regnskab) |
| Betalinger og rykkere (afstemning af betalinger, kortbetaling, automatisk betaling) | oplysninger om betalingen og betalerens konto, kortmærke og kortets sidste 4 cifre, afsendte e-mails | opfyldelse af kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b)) og retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c)) | 10 år for regnskabsmateriale; et gemt kort indtil det fjernes |
| Anmeldelser af ulovligt indhold og klager i henhold til forordningen om digitale tjenester | anmelderens eller klagerens navn og e-mail, anmeldelsens indhold, afgørelsen og begrundelsen for den | retlig forpligtelse i henhold til artikel 16 og 17 i forordning (EU) 2022/2065 (artikel 6, stk. 1, litra c)); for klagers vedkommende legitim interesse i at behandle dem (artikel 6, stk. 1, litra f)) | 3 år efter afgørelsen |
| Database over potentielle leverandører og henvendelser til dem (B2B) | oplysninger om virksomheder fra offentlige registre; generelle virksomhedskontakter fra deres websteder (f.eks. info@, telefonnummer til receptionen); navn og arbejdskontaktoplysninger på en person, som virksomheden selv oplyser os om; registrering af opkaldet og resultatet af henvendelsen | legitim interesse i at tilbyde virksomheder samarbejde (artikel 6, stk. 1, litra f)); vi henvender os til virksomheder telefonisk og sender kun en invitation pr. e-mail med deres samtykke (§ 7 i den tjekkiske lov nr. 480/2004 Sb.) | indtil der gøres indsigelse, eller i 3 år fra seneste kontakt; ved indsigelse opbevarer vi kun oplysningen om, at virksomheden ikke ønsker at blive kontaktet |
| Kommunikation med dig (support, forespørgsler) | navn, e-mail, kommunikationens indhold | kontrakt eller legitim interesse | 3 år efter afslutningen af sagen |
| Markedsføringsmeddelelser til eksisterende kunder om lignende tjenester | arbejdsmail | § 7, stk. 3, i den tjekkiske lov nr. 480/2004 Sb.; legitim interesse; enhver meddelelse indeholder mulighed for afmelding | indtil afmelding |
Bemærkning om retsgrundlaget: Hvor vi angiver »kontrakt«, er der tale om artikel 6, stk. 1, litra b), i databeskyttelsesforordningen, hvis du selv er part i kontrakten (selvstændigt erhvervsdrivende fysisk person). Hvis du handler for en Organisation som ansat eller i anden egenskab, er retsgrundlaget vores legitime interesse i at opfylde kontrakten med Organisationen (artikel 6, stk. 1, litra f)).
Oplysninger, som vi behandler som databehandler (afsnit 2), opbevares i overensstemmelse med Organisationens instrukser og Databehandleraftalen; meddelelser sendt til Modtageadressen (afsender, emne, modtagelsestidspunkt, vedhæftede filer) slettes efter 90 dage, mens importerede tilbud bevares.
4. Kilder
- dig, ved registrering og brug af Platformen, eller din Organisationsadministrator (invitation af en kollega);
- Organisationen og dens Integrationer (meddelelser til Modtageadressen, tilsluttede systemer);
- modparten i en Handel (Leverandørens Betalingsoplysninger, fakturaoplysninger og status for Afviklingen);
- offentlige kilder: det tjekkiske statistikkontors register over økonomiske enheder, ARES, handelsregistret og virksomheders offentlige websteder — kun generelle virksomhedskontakter;
- den virksomhed, vi henvender os til, hvis den selv oplyser os om en kontaktperson.
5. Modtagere
- Modparten i Handlen — efter indgåelse af en Handel kan Køberen og Leverandøren se hinandens virksomhedsnavn, kontakt-e-mail og telefonnummer, så de kan opfylde Handlen; Køberen kan desuden se Leverandørens Betalingsoplysninger og fakturaoplysninger, og begge parter kan se status for Afviklingen og bemærkninger om tvister. Før indgåelsen af Handlen kan modparten ikke se din identitet.
- Din Organisationsadministrator — kan i Organisationens revisionsregistreringer se, hvem der har foretaget hvilken handling og hvornår.
- Databehandlere, der varetager driften af tjenesten for os (kontraktligt forpligtet i henhold til artikel 28 i databeskyttelsesforordningen):
Den aktuelle liste over databehandlere findes i Databehandleraftalen.Databehandler Formål Placering / garantier Railway Corporation hosting af applikation og database, sikkerhedskopier USA / EU; EU's standardkontraktbestemmelser eller EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC konvertering af ustrukturerede prislister (PDF, tekst) til tabeller — kun når du anvender denne funktion USA; standardkontraktbestemmelser; data anvendes ikke til træning af modeller udbyder af e-mailmodtagelse (den konkrete udbyder vil blive tilføjet denne liste, før funktionen tages i brug) modtagelse af meddelelser sendt til Modtageadresser og videregivelse af dem til Platformen angives sammen med udbyderen; overførsler uden for EØS kun med garantier i henhold til kapitel V i databeskyttelsesforordningen udbyder af e-mailtjeneste (SMTP) levering af fakturaer, rykkere og driftsmeddelelser (modtagerens adresse og meddelelsens indhold) EU - Betalingstjenester som selvstændigt dataansvarlige, når du anvender dem til betaling: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) behandler kortbetalinger og gemmer kortet til automatisk betaling — du indtaster kortnummeret direkte hos Stripe; vi ser det aldrig og gemmer det ikke (vi kender kun kortmærket, de sidste 4 cifre og udløbsdatoen); Raiffeisenbank a.s. fører vores konto og leverer os oplysninger om indgående betalinger (beløb, variabelt symbol, betalerens navn og kontonummer, meddelelse til modtageren), som vi afstemmer med fakturaer.
- Systemer valgt af din Organisation — efter Organisationens instruks sender vi oplysninger til dens Webhooks og logger ind i dens tilsluttede systemer (ERP, produktfeeds). Disse modtagere er ikke vores databehandlere; Organisationen er ansvarlig for deres behandling.
- Offentlige myndigheder, hvor det kræves ved lov.
Vi sælger ikke personoplysninger og anvender dem ikke til tredjeparters reklamer.
6. Overførsler uden for EØS
Nogle databehandlere er etableret i USA. Overførsler sker på grundlag af Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet (EU-U.S. Data Privacy Framework) for certificerede modtagere og ellers på grundlag af standardkontraktbestemmelser godkendt ved Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914 med supplerende foranstaltninger (kryptering under overførsel og ved opbevaring, dataminimering). En kopi af garantierne udleveres efter anmodning.
7. Automatiske afgørelser
Platformens agenter forhandler automatisk priser og vilkår mellem virksomheder efter regler, som virksomhederne har fastsat. Disse afgørelser vedrører virksomheders forretningsvilkår, ikke fysiske personer, og har ikke retsvirkning for dig eller påvirker dig ikke på tilsvarende vis betydeligt, jf. artikel 22 i databeskyttelsesforordningen. Vi foretager ikke profilering af fysiske personer. Se nærmere i Politik for brug af kunstig intelligens.
8. Sikkerhed
Adgangskoder gemmes kun som hashværdier (Argon2id), loginsessioner og API-nøgler kun som hashværdier, login er beskyttet af sikre cookies og kontrol af anmodningers oprindelse, kommunikationen er krypteret (HTTPS), adgangsoplysninger til tilsluttede systemer er krypteret (AES-256-GCM), adgang til oplysninger er begrænset efter roller og Organisationer, og vigtige handlinger skrives til en uforanderlig Revisionskæde. Se nærmere i dokumentet Sikkerhed og tillid.
9. Dine rettigheder
Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling og dataportabilitet samt ret til at gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på legitim interesse — herunder indsigelse mod at blive kontaktet som potentiel leverandør og mod markedsføringsmeddelelser, som vi altid efterkommer. Organisationsadministratoren kan eksportere Organisationens data (JSON) og slette en Brugers konto eller hele Organisationen direkte i appen. Andre anmodninger sendes til inquiry@negotiq.synqflows.com; vi besvarer dem uden unødig forsinkelse og senest inden for én måned. Vi er ikke forpligtet til at efterkomme en anmodning om sletning, i det omfang vi har brug for oplysningerne til at overholde en retlig forpligtelse eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (artikel 17, stk. 3, i databeskyttelsesforordningen); derfor pseudonymiseres registreringer i Revisionskæden, Kvitteringer og AP2-registreringer blot efter sletning af en konto. Du kan også indgive en klage til det tjekkiske datatilsyn, Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, uoou.gov.cz), eller til tilsynsmyndigheden i den EU-medlemsstat, hvor du har dit sædvanlige opholdssted eller dit arbejdssted.
10. Er det obligatorisk at afgive oplysninger?
De oplysninger, der er nødvendige for at oprette en konto, er et kontraktligt krav, og faktureringsoplysninger er tillige et lovkrav; uden dem kan Platformen ikke anvendes. Afgivelse af alle andre oplysninger er frivillig.
11. Cookies
Vi anvender kun strengt nødvendige cookies og browserens lokale lager. Se nærmere i Cookiepolitikken.
12. Ændringer
Vi kan opdatere denne politik og vil informere dig om væsentlige ændringer på Platformen eller pr. e-mail. Den gældende version findes altid på denne side.