Adatvédelmi tájékoztató
Ez a tájékoztató ismerteti, hogy a(z) SynQflows, s.r.o., azonosítószám: 23685450, székhely: Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (a továbbiakban: „mi” vagy „Üzemeltető”) hogyan kezeli a személyes adatokat a Negotiq platformmal (a továbbiakban: „Platform”) összefüggésben, az (EU) 2016/679 rendelettel (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: „GDPR”) és a személyes adatok kezeléséről szóló 110/2019 Sb. számú cseh törvénnyel összhangban. A nagy kezdőbetűvel írt fogalmak jelentése az Általános Szerződési Feltételekben meghatározott.
1. Adatkezelő és kapcsolattartás
A személyes adatok kezelője az Üzemeltető. Adatvédelmi ügyekben a(z) inquiry@negotiq.synqflows.com címen vagy írásban, székhelyünk címén veheti fel velünk a kapcsolatot. Adatvédelmi tisztviselőt nem jelöltünk ki, mivel erre nem vagyunk kötelesek.
A Platform vállalkozásokat szolgál. Az adatok többsége vállalatokra vonatkozik (név, azonosítószám, árak, ajánlatok), és nem minősül személyes adatnak. Személyes adatnak minősülnek különösen a vállalatok nevében a Platformon eljáró személyekre vonatkozó adatok, az egyéni vállalkozók adatai (pl. bankszámla-adataik), valamint az általunk megkeresett vállalatoknál dolgozó személyek elérhetőségei.
2. Mikor vagyunk adatkezelők és mikor adatfeldolgozók
- Adatkezelőként kezeljük a Platformot a Szervezetek nevében használó személyekre vonatkozó adatokat, a Platform nyújtásához, az Ügyletek Elszámolásához és igazolásához, a számlázáshoz és a biztonsághoz szükséges adatokat, valamint a potenciális szállítókra vonatkozó adatokat (3. pont).
- Adatfeldolgozóként az adatkezelőnek minősülő Szervezet számára kezeljük a Felhasználói Tartalomban (pl. kapcsolattartó egy specifikációban vagy mellékletben), a Fogadó E-mail-címre küldött üzenetekben, a csatlakoztatott rendszerekhez (ERP) való hozzáférési adatokban és az azokból letöltött adatokban, valamint a Szervezet utasítására a Webhookjaira küldött adatokban szereplő személyes adatokat. Erre az Adatfeldolgozási Szerződés irányadó; az ezen adatokkal kapcsolatos kérelmeivel kérjük, forduljon az érintett Szervezethez.
3. Milyen adatokat, miért, milyen jogalapon és mennyi ideig
| Cél | Adatok | Jogalap | Megőrzési idő |
|---|---|---|---|
| Regisztráció és a fiók vezetése, bejelentkezés, szerepkörök és jogosultságok | név, munkahelyi e-mail-cím, Szervezet és szerepkör, a jelszó és a helyreállítási kód lenyomata, bejelentkezési munkamenetek (csak a token lenyomata és érvényessége), a sikertelen bejelentkezési kísérletek száma | szerződés (a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja), lásd a táblázat alatti megjegyzést | a fiók fennállásáig; munkamenetek 30 napig; a fiók megszüntetése után az adatokat töröljük vagy anonimizáljuk |
| Az Általános Szerződési Feltételek és más dokumentumok elfogadásának nyilvántartása | dokumentum, verzió, az elfogadás időpontja, az IP-cím lenyomata (hash), a böngésző azonosítója | jogos érdek a Szerződés megkötésének és tartalmának bizonyítására (6. cikk (1) bekezdés f) pont) | a Szerződés fennállásáig és megszűnését követően 4 évig |
| A Platform nyújtása: Ajánlatkérések, Ügynökök közötti tárgyalások, Ügyletek, Visszaigazolások, értesítések, Integrációk | az Ajánlatkérést létrehozó, az Ajánlatot jóváhagyó vagy az Integrációt beállító személy kiléte; az Ügylet megkötését követően az ellenérdekű féllel közölt elérhetőségek | szerződés; jogos érdek az ügyletek bizonyíthatóságára (f) pont) | a fiók fennállásáig; megszüntetése után az adatokat töröljük vagy anonimizáljuk, kivéve az „Auditlánc” sorban felsorolt nyilvántartásokat |
| Az Ügyletek Elszámolása | a Szállító Fizetési Adatai (egyéni vállalkozók esetében személyes adatnak minősülnek), a számla adatai (szám, összeg, fizetési határidő, változó szimbólum), ki és mikor jelölte meg a számlázást, a kifizetést, a fizetés beérkezését vagy a vitát, a vitára vonatkozó megjegyzések, AP2-Rekordok | szerződés; jogos érdek az ügyletek bizonyíthatóságára és a csalások elleni védelemre (f) pont) | az Ügylet megkötésétől számított 10 évig; a fiók megszüntetése után a személyek nevét és elérhetőségeit belső azonosítóval helyettesítjük |
| Auditlánc és biztonság (visszaélések elleni védelem, incidensek kivizsgálása, az Ügyletek bizonyítása) | ki és mikor hajtotta végre a műveletet, a művelet tartalma, technikai nyilvántartások, IP-cím az üzemi naplókban | jogos érdek a biztonságra, a sértetlenségre és a műveletek bizonyíthatóságára (f) pont) | az Auditlánc bejegyzései, a Visszaigazolások és az AP2-Rekordok a keletkezésüktől számított 10 évig; a fiók megszüntetése után álnevesített formában (név és e-mail-cím helyett csak belső azonosító), mivel az Auditlánc nem módosítható; üzemi naplók legfeljebb 90 napig |
| Számlázás és könyvvitel (díjköteles funkciók) | azonosító és számlázási adatok, kapcsolattartó | jogi kötelezettség (c) pont) | 10 évig (a hozzáadottérték-adóról szóló 235/2004 Sb. számú cseh törvény és a számvitelről szóló 563/1991 Sb. számú cseh törvény) |
| Kifizetések és fizetési felszólítások (a kifizetések párosítása, kártyás fizetés, automatikus fizetés) | a kifizetésre és a fizető fél számlájára vonatkozó adatok, a kártya márkája és utolsó 4 számjegye, elküldött e-mailek | szerződés teljesítése (6. cikk (1) bekezdés b) pont) és jogi kötelezettség (c) pont) | a számviteli nyilvántartások esetében 10 évig; a mentett kártya annak eltávolításáig |
| Jogellenes tartalomra vonatkozó bejelentések és panaszok a DSA szerint | a bejelentő vagy a panaszos neve és e-mail-címe, a bejelentés tartalma, a döntés és annak indokolása | az (EU) 2022/2065 rendelet 16. és 17. cikke szerinti jogi kötelezettség (c) pont); panaszok esetében jogos érdek azok elintézésére (f) pont) | az elintézéstől számított 3 évig |
| A potenciális szállítók adatbázisa és megkeresésük (B2B) | nyilvános nyilvántartásokból származó vállalati adatok; a vállalatok weboldaláról származó általános vállalati elérhetőségek (pl. info@, recepció telefonszáma); azon személy neve és munkahelyi elérhetősége, akit a vállalat maga közöl velünk; a hívásra és a megkeresés eredményére vonatkozó feljegyzés | jogos érdek a vállalkozásoknak tett együttműködési ajánlatra (f) pont); a vállalatokat telefonon keressük meg, és e-mailben csak hozzájárulásukkal küldünk meghívót (a 480/2004 Sb. számú cseh törvény 7. §-a) | tiltakozásig, vagy az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 3 évig; tiltakozás esetén csak azt az adatot őrizzük meg, hogy a vállalat nem kíván megkeresést |
| Kommunikáció Önnel (ügyféltámogatás, kérdések) | név, e-mail-cím, a kommunikáció tartalma | szerződés vagy jogos érdek | az elintézéstől számított 3 évig |
| Hasonló szolgáltatásokra vonatkozó gazdasági reklámüzenetek meglévő ügyfeleknek | munkahelyi e-mail-cím | a 480/2004 Sb. számú cseh törvény 7. § (3) bekezdése; jogos érdek; minden üzenet tartalmazza a leiratkozás lehetőségét | leiratkozásig |
Megjegyzés a jogalaphoz: Ahol „szerződés” szerepel, az a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének b) pontját jelenti, ha Ön maga szerződő fél (egyéni vállalkozó). Ha Ön munkavállalóként vagy más személyként egy Szervezet nevében jár el, a jogalap a Szervezettel kötött szerződés teljesítéséhez fűződő jogos érdekünk (f) pont).
Az adatfeldolgozóként kezelt adatokat (2. pont) a Szervezet utasításai és az Adatfeldolgozási Szerződés szerint őrizzük meg; a Fogadó E-mail-címre küldött üzeneteket (feladó, tárgy, a beérkezés időpontja, mellékletek) 90 nap elteltével töröljük, az importált ajánlatok megmaradnak.
4. Honnan származnak az adatok
- Öntől a regisztráció és a Platform használata során, vagy Szervezete Szervezeti Adminisztrátorától (munkatárs meghívása);
- a Szervezettől és annak Integrációiból (a Fogadó E-mail-címre érkező üzenetek, csatlakoztatott rendszerek);
- az Ügylet másik felétől (a Szállító Fizetési Adatai, a számla adatai és az Elszámolás állapotai);
- nyilvános forrásokból: a Cseh Statisztikai Hivatal gazdasági szereplőket tartalmazó nyilvántartása, az ARES, a cégjegyzék és a vállalatok nyilvános weboldalai — kizárólag általános vállalati elérhetőségek;
- az általunk megkeresett vállalattól, ha az maga közöl velünk kapcsolattartót.
5. Kinek továbbítjuk az adatokat
- Az Ügylet másik felének — az Ügylet megkötését követően a Vevő és a Szállító számára hozzáférhetővé tesszük egymás cégnevét, kapcsolattartási e-mail-címét és telefonszámát, hogy az Ügyletet teljesíthessék; a Vevő ezenfelül látja a Szállító Fizetési Adatait és a számla adatait, és mindkét fél látja az Elszámolás állapotait és a vitára vonatkozó megjegyzéseket. Az Ügylet megkötése előtt az ellenérdekű fél nem látja az Ön kilétét.
- Szervezete Szervezeti Adminisztrátorának — a Szervezet auditnaplóiban látja, ki és mikor hajtott végre egy műveletet.
- Adatfeldolgozóknak, akik számunkra az üzemeltetést biztosítják (a GDPR 28. cikke szerint szerződéssel kötelezve):
Az adatfeldolgozók aktuális listáját az Adatfeldolgozási Szerződés tartalmazza.Adatfeldolgozó Cél Helyszín / garanciák Railway Corporation az alkalmazás és az adatbázis tárhelyszolgáltatása, biztonsági mentések USA / EU; uniós általános adatvédelmi kikötések, adott esetben az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (EU-U.S. Data Privacy Framework) Anthropic, PBC strukturálatlan árlisták (PDF, szöveg) táblázattá alakítása — csak ha Ön ezt a funkciót használja USA; általános adatvédelmi kikötések; az adatokat nem használják modellek tanítására e-mail-fogadási szolgáltató (a konkrét szolgáltató a funkció elindítása előtt kerül fel a listára) a Fogadó E-mail-címekre küldött üzenetek fogadása és továbbítása a Platformnak a szolgáltatóval együtt kerül feltüntetésre; az EGT-n kívülre történő továbbítás csak a GDPR V. fejezete szerinti garanciák mellett e-mail-szolgáltató (SMTP) számlák, fizetési felszólítások és üzemi üzenetek kézbesítése (a címzett címe és az üzenet tartalma) EU - Pénzforgalmi szolgáltatóknak mint önálló adatkezelőknek, ha Ön azokat fizetésre használja: a Stripe Payments Europe, Ltd. (Írország) feldolgozza a kártyás fizetést, és a kártyát automatikus fizetés céljából tárolja — a kártyaszámot Ön közvetlenül a Stripe-nál adja meg, mi azt nem látjuk és nem tároljuk (csak a márkát, az utolsó 4 számjegyet és a lejárati időt ismerjük); a Raiffeisenbank a.s. vezeti a számlánkat, és átadja nekünk a beérkező kifizetésekre vonatkozó adatokat (összeg, változó szimbólum, a fizető fél neve és számlaszáma, a kedvezményezettnek szóló közlemény), amelyeket a számlákkal párosítunk.
- A Szervezete által választott rendszereknek — a Szervezet utasítására adatokat küldünk a Webhookjaira, és bejelentkezünk a csatlakoztatott rendszereibe (ERP, termékfeedek). Ezek a címzettek nem a mi adatfeldolgozóink; az általuk végzett adatkezelésért a Szervezet felel.
- Közhatalmi szerveknek, ha ezt jogszabály előírja számunkra.
Személyes adatokat nem értékesítünk, és nem használjuk azokat harmadik felek reklámcéljaira.
6. Továbbítás az EGT-n kívülre
Egyes adatfeldolgozók székhelye az USA-ban van. A továbbítás a tanúsított címzettek esetében a Bizottság megfelelőségi határozata (EU–USA adatvédelmi keretrendszer, EU-U.S. Data Privacy Framework) alapján, egyéb esetben a Bizottság (EU) 2021/914 végrehajtási határozatával jóváhagyott általános adatvédelmi kikötések alapján, kiegészítő intézkedések (titkosítás továbbítás és tárolás közben, adattakarékosság) mellett történik. A garanciák másolatát kérésre rendelkezésére bocsátjuk.
7. Automatizált döntéshozatal
A Platform ügynökei automatikusan tárgyalnak az árakról és a feltételekről a vállalkozások között, az általuk meghatározott szabályok szerint. Ezek a döntések a vállalatok üzleti feltételeire vonatkoznak, nem természetes személyekre, és a GDPR 22. cikke értelmében nem váltanak ki Önre nézve joghatást, és Önt hasonlóképpen jelentős mértékben nem érintik. Természetes személyekre vonatkozó profilalkotást nem végzünk. A részleteket az MI-használati Elvek tartalmazzák.
8. Adatbiztonság
A jelszavakat kizárólag lenyomatként (Argon2id), a bejelentkezési munkameneteket és az API-kulcsokat kizárólag lenyomatként tároljuk, a bejelentkezést biztonságos cookie-kkal és a kérések származásának ellenőrzésével védjük, a kommunikáció titkosítva zajlik (HTTPS), a csatlakoztatott rendszerekhez való hozzáférési adatokat titkosítjuk (AES-256-GCM), az adatokhoz való hozzáférés szerepkörök és Szervezetek szerint korlátozott, a fontos műveleteket pedig a megváltoztathatatlan Auditláncba rögzítjük. A részleteket a Biztonság és bizalom című dokumentum tartalmazza.
9. Az Ön jogai
Önt megilleti a személyes adataihoz való hozzáférés, azok helyesbítése, törlése, az adatkezelés korlátozása és az adathordozhatóság joga, valamint a jogos érdeken alapuló adatkezeléssel szembeni tiltakozás joga — ideértve a potenciális szállítóként történő megkereséssel és a gazdasági reklámüzenetekkel szembeni tiltakozást is, amelynek mindig helyt adunk. A Szervezeti Adminisztrátor a Szervezet adatait közvetlenül az alkalmazásban exportálhatja (JSON), és megszüntetheti a Felhasználó fiókját vagy a teljes Szervezetet. Egyéb kérelmeit a(z) inquiry@negotiq.synqflows.com címre küldje; azokat indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 1 hónapon belül teljesítjük. A törléshez való jognak nem kell eleget tennünk annyiban, amennyiben az adatokra jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez van szükségünk (a GDPR 17. cikkének (3) bekezdése); ezért az Auditlánc bejegyzéseit, a Visszaigazolásokat és az AP2-Rekordokat a fiók megszüntetése után csak álnevesítjük. Önnek joga van panaszt tenni a cseh Személyesadat-védelmi Hivatalnál (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz), illetve annak az EU-tagállamnak a felügyeleti hatóságánál, ahol szokásos tartózkodási helye vagy munkahelye található.
10. Kötelező-e az adatok megadása?
A fiók létrehozásához szükséges adatok megadása szerződéses követelmény, a számlázási adatok megadása pedig törvényi követelmény is; ezek nélkül a Platform nem használható. Az egyéb adatok megadása önkéntes.
11. Cookie-k
Kizárólag feltétlenül szükséges cookie-kat és a böngésző helyi tárolóját használjuk. A részleteket a Cookie-szabályzat tartalmazza.
12. Változások
Ezt a tájékoztatót frissíthetjük; a lényeges változásokról a Platformon vagy e-mailben tájékoztatjuk Önt. A hatályos változat mindig ezen az oldalon érhető el.