Politica de confidențialitate
Prezenta politică explică modul în care SynQflows, s.r.o., nr. de identificare 23685450, cu sediul social în Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (denumită în continuare „noi” sau „Prestatorul”), prelucrează date cu caracter personal în legătură cu platforma Negotiq (denumită în continuare „Platforma”), în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (denumit în continuare „RGPD”) și cu Legea cehă nr. 110/2019 Col. privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Termenii scriși cu inițială majusculă au înțelesul atribuit în Condițiile de utilizare.
1. Operatorul și datele de contact
Operatorul datelor cu caracter personal este Prestatorul. În chestiuni privind protecția datelor cu caracter personal ne puteți contacta la inquiry@negotiq.synqflows.com sau în scris, la adresa sediului social. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, deoarece nu avem această obligație.
Platforma se adresează companiilor. Majoritatea datelor privesc companii (denumire, număr de identificare, prețuri, oferte) și nu sunt date cu caracter personal. Date cu caracter personal sunt în special datele privind persoanele care acționează pe Platformă în numele companiilor, datele persoanelor fizice care desfășoară activități economice (de exemplu, datele lor bancare) și datele de contact ale persoanelor din companiile pe care le contactăm.
2. Când suntem operator și când persoană împuternicită de operator
- În calitate de operator, prelucrăm datele privind persoanele care utilizează Platforma în numele Organizațiilor, datele necesare pentru furnizarea Platformei, pentru Decontare și dovedirea Acordurilor, pentru facturare și pentru securitate, precum și datele privind potențialii furnizori (secțiunea 3).
- În calitate de persoană împuternicită de operator pentru Organizație, care are calitatea de operator, prelucrăm datele cu caracter personal din Conținutul Utilizatorului (de exemplu, o persoană de contact menționată într-o specificație sau într-un atașament), din mesajele trimise la Adresa de recepție, din datele de acces la sistemele conectate (ERP) și din datele descărcate din acestea, precum și din datele pe care, la instrucțiunea Organizației, le transmitem către Webhookurile acesteia. Această prelucrare este reglementată de Contractul privind prelucrarea datelor; vă rugăm să adresați cererile privind aceste date Organizației în cauză.
3. Ce date, de ce, în ce temei și pentru cât timp
| Scop | Date | Temei juridic | Durata stocării |
|---|---|---|---|
| Înregistrarea și administrarea contului, autentificarea, rolurile și permisiunile | numele, adresa de e-mail de serviciu, Organizația și rolul, amprenta (hash) parolei și a codului de recuperare, sesiunile de autentificare (numai amprenta tokenului și valabilitatea), numărul de încercări eșuate de autentificare | contract (art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD), a se vedea nota de sub tabel | pe durata existenței contului; sesiunile 30 de zile; după închiderea contului, datele sunt șterse sau anonimizate |
| Evidența acceptării Condițiilor de utilizare și a altor documente | documentul, versiunea, momentul acceptării, amprenta (hash) adresei IP, identificarea browserului | interesul legitim de a dovedi încheierea și conținutul Contractului (art. 6 alin. (1) lit. (f)) | pe durata Contractului și 4 ani după încetarea acestuia |
| Furnizarea Platformei: Cereri, negocierile Agenților, Acorduri, Confirmări, notificări, Integrări | identitatea persoanei care a creat Cererea, a aprobat Oferta sau a configurat Integrarea; datele de contact comunicate contrapărții după încheierea Acordului | contract; interesul legitim privind caracterul demonstrabil al tranzacțiilor comerciale (lit. (f)) | pe durata existenței contului; după închiderea acestuia, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția înregistrărilor menționate în rândul „Lanțul de audit” |
| Decontarea Acordurilor | Datele de plată ale Furnizorului (în cazul persoanelor fizice care desfășoară activități economice, acestea sunt date cu caracter personal), datele facturii (număr, sumă, scadență, simbol variabil), cine și când a marcat facturarea, plata, primirea plății sau un litigiu, notele privind litigiul, Înregistrările AP2 | contract; interesul legitim privind caracterul demonstrabil al tranzacțiilor comerciale și protecția împotriva fraudei (lit. (f)) | 10 ani de la încheierea Acordului; după închiderea contului, numele și datele de contact ale persoanelor sunt înlocuite cu un identificator intern |
| Lanțul de audit și securitatea (protecția împotriva abuzurilor, investigarea incidentelor, dovedirea Acordurilor) | cine și când a efectuat o acțiune, conținutul acțiunii, înregistrări tehnice, adresa IP din jurnalele operaționale | interesul legitim privind securitatea, integritatea și caracterul demonstrabil al acțiunilor (lit. (f)) | înregistrările din Lanțul de audit, Confirmările și Înregistrările AP2 10 ani de la creare; după închiderea contului, în formă pseudonimizată (în locul numelui și al adresei de e-mail, doar un identificator intern), deoarece Lanțul de audit nu poate fi modificat; jurnalele operaționale cel mult 90 de zile |
| Facturarea și contabilitatea (funcționalități cu plată) | datele de identificare și de facturare, persoana de contact | obligație legală (lit. (c)) | 10 ani (Legea cehă nr. 235/2004 Col. privind taxa pe valoarea adăugată și Legea cehă nr. 563/1991 Col. privind contabilitatea) |
| Plăți și somații de plată (asocierea plăților, plata cu cardul, plata automată) | datele privind plata și contul plătitorului, marca și ultimele 4 cifre ale cardului, e-mailurile trimise | executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b)) și obligație legală (lit. (c)) | 10 ani pentru înregistrările contabile; cardul salvat până la eliminarea acestuia |
| Notificările privind conținutul ilegal și reclamațiile în temeiul DSA | numele și adresa de e-mail ale notificatorului sau ale reclamantului, conținutul notificării, decizia și expunerea de motive a acesteia | obligație legală în temeiul art. 16 și 17 din Regulamentul (UE) 2022/2065 (lit. (c)); în cazul reclamațiilor, interesul legitim de a le soluționa (lit. (f)) | 3 ani de la soluționare |
| Baza de date a potențialilor furnizori și contactarea acestora (B2B) | date privind companiile din registrele publice; date de contact generale ale companiilor de pe site-urile lor (de exemplu, info@, telefonul recepției); numele și datele de contact de serviciu ale persoanei pe care ne-o comunică chiar compania; evidența convorbirii și a rezultatului contactării | interesul legitim de a oferi companiilor o colaborare (lit. (f)); contactăm companiile telefonic, iar invitația prin e-mail o trimitem numai cu consimțământul acestora (§ 7 din Legea cehă nr. 480/2004 Col.) | până la exercitarea dreptului la opoziție sau până la 3 ani de la ultimul contact; în cazul opoziției, păstrăm doar mențiunea că firma nu dorește să fie contactată |
| Comunicarea cu dumneavoastră (asistență, întrebări) | numele, adresa de e-mail, conținutul comunicării | contract sau interes legitim | 3 ani de la soluționare |
| Comunicări comerciale către clienții existenți privind servicii similare | adresa de e-mail de serviciu | § 7 alin. (3) din Legea cehă nr. 480/2004 Col.; interes legitim; fiecare comunicare conține posibilitatea de dezabonare | până la dezabonare |
Notă privind temeiul juridic: Acolo unde indicăm „contract”, este vorba de art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD, dacă dumneavoastră înșivă sunteți parte la contract (persoană fizică ce desfășoară activități economice). Dacă acționați în numele unei Organizații în calitate de angajat sau de altă persoană, temeiul juridic este interesul nostru legitim de a executa contractul cu Organizația (lit. (f)).
Datele pe care le prelucrăm în calitate de persoană împuternicită de operator (secțiunea 2) le stocăm în conformitate cu instrucțiunile Organizației și cu Contractul privind prelucrarea datelor; mesajele trimise la Adresa de recepție (expeditorul, subiectul, momentul primirii, atașamentele) le ștergem după 90 de zile, iar ofertele importate rămân.
4. Sursele datelor
- de la dumneavoastră, la înregistrare și în cursul utilizării Platformei, sau de la Administratorul Organizației dumneavoastră (invitarea unui coleg);
- de la Organizație și din Integrările acesteia (mesajele trimise la Adresa de recepție, sistemele conectate);
- de la contrapartea la Acord (Datele de plată ale Furnizorului, datele facturii și stadiile Decontării);
- din surse publice: Registrul entităților economice (Oficiul Ceh de Statistică), ARES, registrul comerțului și site-urile publice ale companiilor — numai datele de contact generale ale companiilor;
- de la compania pe care o contactăm, dacă aceasta ne comunică ea însăși o persoană de contact.
5. Destinatarii datelor
- Contrapartea la Acord — după încheierea Acordului, punem la dispoziția Cumpărătorului și a Furnizorului denumirea companiei, adresa de e-mail de contact și numărul de telefon, pentru ca aceștia să poată executa Acordul; în plus, Cumpărătorul vede Datele de plată și datele facturii Furnizorului, iar ambele părți văd stadiile Decontării și notele privind litigiul. Înainte de încheierea Acordului, contrapartea nu vă vede identitatea.
- Administratorul Organizației dumneavoastră — vede în înregistrările de audit ale Organizației cine și când a efectuat o acțiune.
- Persoanele împuternicite de operator care asigură pentru noi funcționarea serviciului (obligate contractual în conformitate cu art. 28 din RGPD):
Lista actualizată a persoanelor împuternicite este menținută în Contractul privind prelucrarea datelor.Persoana împuternicită Scop Localizare / garanții Railway Corporation găzduirea aplicației și a bazei de date, copii de siguranță SUA / UE; clauzele contractuale standard ale UE sau, după caz, EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC conversia listelor de prețuri nestructurate (PDF, text) în tabele — numai dacă utilizați această funcționalitate SUA; clauzele contractuale standard; datele nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor furnizorul serviciului de recepție a e-mailurilor (furnizorul concret va fi adăugat pe listă înainte de lansarea funcționalității) primirea mesajelor trimise la Adresele de recepție și transmiterea lor către Platformă se va indica împreună cu furnizorul; transferuri în afara SEE numai cu garanțiile prevăzute în capitolul V din RGPD furnizorul serviciului de e-mail (SMTP) livrarea facturilor, a somațiilor de plată și a mesajelor operaționale (adresa destinatarului și conținutul mesajului) UE - Serviciile de plată, în calitate de operatori independenți, dacă le utilizați pentru plată: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) procesează plata cu cardul și salvează cardul pentru plata automată — numărul cardului îl introduceți direct la Stripe, noi nu îl vedem și nu îl stocăm (cunoaștem doar marca, ultimele 4 cifre și data de expirare); Raiffeisenbank a.s. ne administrează contul și ne transmite datele privind plățile primite (suma, simbolul variabil, numele și numărul de cont al plătitorului, mesajul pentru beneficiar), pe care le asociem cu facturile.
- Sistemele alese de Organizația dumneavoastră — la instrucțiunea Organizației, transmitem date către Webhookurile acesteia și ne autentificăm în sistemele sale conectate (ERP, fluxuri de produse). Acești destinatari nu sunt persoanele noastre împuternicite; Organizația răspunde pentru prelucrarea efectuată de aceștia.
- Autoritățile publice, dacă legea ne impune acest lucru.
Nu vindem date cu caracter personal și nu le utilizăm pentru publicitatea terților.
6. Transferuri în afara SEE
Unele persoane împuternicite își au sediul în SUA. Transferul se efectuează în temeiul deciziei Comisiei privind caracterul adecvat al nivelului de protecție (EU-U.S. Data Privacy Framework) în cazul destinatarilor certificați, iar în rest în temeiul clauzelor contractuale standard aprobate prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 a Comisiei, cu măsuri suplimentare (criptarea în tranzit și în repaus, reducerea la minimum a datelor). La cerere, vă punem la dispoziție o copie a garanțiilor.
7. Procesul decizional automatizat
Agenții Platformei negociază automat prețurile și condițiile între companii, potrivit regulilor stabilite de acestea. Aceste decizii privesc condițiile comerciale ale companiilor, nu persoane fizice, și nu produc efecte juridice asupra dumneavoastră și nici nu vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă în sensul art. 22 din RGPD. Nu creăm profiluri ale persoanelor fizice. Detalii în Declarația privind guvernanța IA.
8. Securitate
Parolele sunt stocate numai sub formă de amprentă (hash) (Argon2id), sesiunile de autentificare și cheile API numai sub formă de amprentă, autentificarea este protejată prin cookie-uri securizate și prin verificarea originii solicitărilor, comunicarea este criptată (HTTPS), datele de acces la sistemele conectate sunt criptate (AES-256-GCM), accesul la date este restricționat în funcție de roluri și de Organizații, iar acțiunile importante sunt înscrise în Lanțul de audit imuabil. Detalii în documentul Securitate și încredere.
9. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces la datele cu caracter personal, dreptul la rectificarea și la ștergerea acestora, dreptul la restricționarea prelucrării și dreptul la portabilitatea datelor, precum și dreptul la opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesul legitim — inclusiv opoziția față de contactarea în calitate de potențial furnizor și față de comunicările comerciale, căreia îi dăm curs întotdeauna. Administratorul Organizației poate exporta datele Organizației (JSON) și poate închide contul unui Utilizator sau întreaga Organizație direct în aplicație. Celelalte cereri le puteți trimite la inquiry@negotiq.synqflows.com; le soluționăm fără întârzieri nejustificate, cel târziu în termen de o lună. Nu suntem obligați să dăm curs dreptului la ștergere în măsura în care datele ne sunt necesare pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (art. 17 alin. (3) din RGPD); din acest motiv, înregistrările din Lanțul de audit, Confirmările și Înregistrările AP2 sunt doar pseudonimizate după închiderea contului. Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Oficiul ceh pentru protecția datelor cu caracter personal (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, uoou.gov.cz) sau, după caz, la autoritatea de supraveghere din statul membru al UE în care vă aveți reședința obișnuită sau locul de muncă.
10. Este obligatorie furnizarea datelor?
Datele necesare pentru crearea contului reprezintă o cerință contractuală, iar datele de facturare sunt, de asemenea, o cerință legală; fără acestea, Platforma nu poate fi utilizată. Furnizarea celorlalte date este voluntară.
11. Cookie-uri
Utilizăm numai cookie-uri strict necesare și stocarea locală a browserului. Detalii în Politica privind cookie-urile.
12. Modificări
Putem actualiza prezenta politică; vă vom informa despre modificările substanțiale pe Platformă sau prin e-mail. Versiunea în vigoare este întotdeauna disponibilă pe această pagină.