Personvernerklæring
Denne erklæringen forklarer hvordan SynQflows, s.r.o., org.nr. 23685450, med forretningsadresse Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 («vi» eller «Operatøren»), behandler personopplysninger i forbindelse med plattformen Negotiq («Plattformen») i samsvar med forordning (EU) 2016/679 («personvernforordningen») og den tsjekkiske lov nr. 110/2019 Sb. om behandling av personopplysninger. Begreper med stor forbokstav har den betydning som følger av Bruksvilkårene.
1. Behandlingsansvarlig og kontakt
Operatøren er behandlingsansvarlig. I personvernspørsmål kan du kontakte oss på inquiry@negotiq.synqflows.com eller skrive til vår forretningsadresse. Vi har ikke utnevnt personvernombud, da vi ikke har plikt til det.
Plattformen betjener virksomheter. De fleste opplysningene gjelder selskaper (navn, organisasjonsnummer, priser, tilbud) og er ikke personopplysninger. Personopplysninger er hovedsakelig opplysninger om personene som opptrer for selskaper på Plattformen, opplysninger om selvstendig næringsdrivende (f.eks. deres bankopplysninger) og kontaktopplysninger for personer i selskaper vi kontakter.
2. Når vi er behandlingsansvarlig og når vi er databehandler
- Som behandlingsansvarlig behandler vi opplysninger om personene som bruker Plattformen på vegne av Organisasjoner, opplysninger som er nødvendige for å levere Plattformen, for Oppgjør og dokumentasjon av Handler, for fakturering og for sikkerhet, samt opplysninger om potensielle leverandører (punkt 3).
- Som databehandler for Organisasjonen, som er behandlingsansvarlig, behandler vi personopplysninger i Brukerinnhold (f.eks. en kontaktperson i en spesifikasjon eller et vedlegg), i meldinger sendt til Mottaksadressen, i tilgangsopplysninger for tilkoblede systemer (ERP) og opplysninger hentet fra dem, samt i opplysninger som vi etter Organisasjonens instruks sender til dens Webhooker. Dette reguleres av Databehandleravtalen; henvendelser om disse opplysningene bes rettet til den aktuelle Organisasjonen.
3. Hvilke opplysninger, hvorfor, på hvilket grunnlag og hvor lenge
| Formål | Opplysninger | Behandlingsgrunnlag | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Registrering og konto, innlogging, roller og tillatelser | navn, e-postadresse på jobb, Organisasjon og rolle, hashverdier av passord og gjenopprettingskode, innloggingsøkter (bare tokenets hashverdi og gyldighetstid), antall mislykkede innloggingsforsøk | avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b), se merknaden under tabellen | så lenge kontoen består; økter 30 dager; etter at kontoen er slettet, blir opplysningene slettet eller anonymisert |
| Registrering av aksept av Bruksvilkårene og andre dokumenter | dokument, versjon, tidspunkt for aksept, hashverdi av IP-adressen, identifikasjon av nettleseren | berettiget interesse i å kunne dokumentere inngåelsen og innholdet av Avtalen (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) | så lenge Avtalen består og 4 år etter at den har opphørt |
| Levering av Plattformen: Forespørsler, Agentenes forhandlinger, Handler, Kvitteringer, varsler, Integrasjoner | identiteten til personen som opprettet en Forespørsel, godkjente et Tilbud eller satte opp en Integrasjon; kontaktopplysninger som gis til motparten etter en Handel | avtale; berettiget interesse i dokumenterbare transaksjoner (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) | så lenge kontoen består; etter at den er slettet, blir opplysningene slettet eller anonymisert, med unntak av registreringene oppført i raden «Revisjonskjede» |
| Oppgjør av Handler | Leverandørens Betalingsopplysninger (personopplysninger når det gjelder selvstendig næringsdrivende), fakturaopplysninger (nummer, beløp, forfallsdato, variabelt symbol), hvem som registrerte fakturering, betaling, mottak av betaling eller tvist og når, tvistemerknader, AP2-registreringer | avtale; berettiget interesse i dokumenterbare transaksjoner og i beskyttelse mot svindel (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) | 10 år fra inngåelsen av Handelen; etter at en konto er slettet, erstattes personers navn og kontaktopplysninger med en intern identifikator |
| Revisjonskjede og sikkerhet (forebygging av misbruk, undersøkelse av hendelser, dokumentasjon av Handler) | hvem som foretok en handling og når, innholdet i handlingen, tekniske registreringer, IP-adresse i driftslogger | berettiget interesse i sikkerhet, integritet og etterprøvbarhet av handlinger (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) | oppføringer i Revisjonskjeden, Kvitteringer og AP2-registreringer 10 år fra de ble opprettet; etter at en konto er slettet, i pseudonymisert form (en intern identifikator i stedet for navn og e-postadresse), fordi Revisjonskjeden ikke kan endres; driftslogger høyst 90 dager |
| Fakturering og regnskap (betalte funksjoner) | identifikasjons- og faktureringsopplysninger, kontaktperson | rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c) | 10 år (lov nr. 235/2004 Sb. om merverdiavgift og lov nr. 563/1991 Sb. om regnskap) |
| Betalinger og purringer (avstemming av betalinger, kortbetaling, automatisk betaling) | opplysninger om betalingen og betalerens konto, kortmerke og de 4 siste sifrene i kortnummeret, sendte e-poster | oppfyllelse av avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c) | 10 år for regnskapsmateriale; lagret kort til det fjernes |
| Varsler om ulovlig innhold og klager etter DSA | navn og e-postadresse til varsleren eller klageren, innholdet i varselet, beslutningen og begrunnelsen for den | rettslig forpliktelse etter artikkel 16 og 17 i forordning (EU) 2022/2065 (artikkel 6 nr. 1 bokstav c); for klager berettiget interesse i å behandle dem (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) | 3 år etter at saken er avsluttet |
| Database over potensielle leverandører og henvendelser til dem (B2B) | opplysninger om selskaper fra offentlige registre; generelle kontaktopplysninger for selskaper fra deres nettsteder (f.eks. info@, telefon til resepsjonen); navn og kontaktopplysninger på jobb for en person som selskapet selv oppgir til oss; registrering av samtalen og resultatet av henvendelsen | berettiget interesse i å tilby samarbeid til virksomheter (artikkel 6 nr. 1 bokstav f); vi kontakter selskaper per telefon og sender invitasjon per e-post bare med deres samtykke (§ 7 i lov nr. 480/2004 Sb.) | til det fremsettes protest, eller i 3 år fra siste kontakt; ved protest beholder vi bare opplysningen om at selskapet ikke ønsker å bli kontaktet |
| Kommunikasjon med deg (brukerstøtte, spørsmål) | navn, e-postadresse, innholdet i kommunikasjonen | avtale eller berettiget interesse | 3 år etter at saken er avsluttet |
| Markedsføringshenvendelser til eksisterende kunder om lignende tjenester | e-postadresse på jobb | § 7 tredje ledd i lov nr. 480/2004 Sb.; berettiget interesse; hver henvendelse inneholder en mulighet til å melde seg av | til avmelding |
Merknad om behandlingsgrunnlaget: Der vi angir «avtale», menes personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b dersom du selv er part i avtalen (selvstendig næringsdrivende). Dersom du opptrer for en Organisasjon som ansatt eller annen person, er behandlingsgrunnlaget vår berettigede interesse i å oppfylle avtalen med Organisasjonen (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Opplysninger vi behandler som databehandler (punkt 2), oppbevares i samsvar med Organisasjonens instrukser og Databehandleravtalen; meldinger sendt til Mottaksadressen (avsender, emne, mottakstidspunkt, vedlegg) slettes etter 90 dager, mens importerte tilbud blir liggende.
4. Kilder
- deg, ved registrering og bruk av Plattformen, eller Organisasjonsadministratoren i din Organisasjon (invitasjon fra en kollega);
- Organisasjonen og dens Integrasjoner (meldinger til Mottaksadressen, tilkoblede systemer);
- motparten i en Handel (Leverandørens Betalingsopplysninger, fakturaopplysninger og statuser i Oppgjøret);
- offentlige kilder: registeret over økonomiske enheter ført av det tsjekkiske statistikkbyrået, ARES, handelsregisteret og selskapenes offentlige nettsteder — bare generelle kontaktopplysninger for selskaper;
- selskapet vi kontakter, dersom det selv oppgir en kontaktperson til oss.
5. Mottakere
- Motparten i Handelen — etter at en Handel er inngått, ser Kjøperen og Leverandøren hverandres firmanavn, kontakt-e-postadresse og telefonnummer, slik at de kan oppfylle Handelen; Kjøperen ser i tillegg Leverandørens Betalingsopplysninger og fakturaopplysninger, og begge parter ser statusene i Oppgjøret og tvistemerknader. Før Handelen er inngått, ser motparten ikke din identitet.
- Organisasjonsadministratoren i din Organisasjon — ser i Organisasjonens revisjonsoppføringer hvem som foretok en handling og når.
- Databehandlere som drifter tjenesten for oss (avtalemessig bundet etter personvernforordningen artikkel 28):
Den gjeldende listen over databehandlere føres i Databehandleravtalen.Databehandler Formål Sted / garantier Railway Corporation hosting av applikasjon og database, sikkerhetskopier USA / EU; EUs standard personvernbestemmelser eller EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC konvertering av ustrukturerte prislister (PDF, tekst) til tabeller — bare når du bruker denne funksjonen USA; standard personvernbestemmelser; opplysningene brukes ikke til trening av modeller tilbyder av e-postmottak (den konkrete tilbyderen vil bli tilføyd denne listen før funksjonen tas i bruk) mottak av meldinger sendt til Mottaksadresser og videreformidling av dem til Plattformen angis sammen med tilbyderen; overføring utenfor EØS bare med garantier etter personvernforordningen kapittel V tilbyder av e-posttjeneste (SMTP) levering av fakturaer, purringer og tjenestemeldinger (mottakerens adresse og meldingens innhold) EU - Betalingstjenester som selvstendige behandlingsansvarlige, når du bruker dem: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) behandler kortbetalinger og lagrer kortet for automatisk betaling — du oppgir kortnummeret direkte til Stripe; vi verken ser eller lagrer det (vi kjenner bare kortmerket, de 4 siste sifrene og utløpsdatoen); Raiffeisenbank a.s. fører vår konto og gir oss opplysninger om innbetalinger (beløp, variabelt symbol, betalerens navn og kontonummer, melding til mottaker), som vi avstemmer mot fakturaer.
- Systemer valgt av din Organisasjon — etter Organisasjonens instruks sender vi opplysninger til dens Webhooker og logger inn i dens tilkoblede systemer (ERP, produktfeeder). Disse mottakerne er ikke våre databehandlere; Organisasjonen er ansvarlig for deres behandling.
- Offentlige myndigheter der loven krever det.
Vi selger ikke personopplysninger og bruker dem ikke til reklame for tredjeparter.
6. Overføring utenfor EØS
Enkelte databehandlere er etablert i USA. Overføringer skjer på grunnlag av Kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (EU-U.S. Data Privacy Framework) for sertifiserte mottakere, ellers på grunnlag av standard personvernbestemmelser godkjent ved Kommisjonens gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914 med supplerende tiltak (kryptering under overføring og ved lagring, dataminimering). Du kan på forespørsel få en kopi av garantiene.
7. Automatiserte avgjørelser
Plattformens agenter forhandler automatisk priser og vilkår mellom virksomheter etter regler som virksomhetene selv har fastsatt. Disse avgjørelsene gjelder selskapers forretningsvilkår, ikke fysiske personer, og har ikke rettsvirkning for deg og påvirker deg heller ikke i betydelig grad på tilsvarende måte i henhold til personvernforordningen artikkel 22. Vi foretar ikke profilering av fysiske personer. Se Retningslinjene for bruk av kunstig intelligens.
8. Sikkerhet
Passord lagres bare som hashverdier (Argon2id), innloggingsøkter og API-nøkler bare som hashverdier, innloggingen er beskyttet av sikre informasjonskapsler og kontroll av forespørslers opprinnelse, kommunikasjonen er kryptert (HTTPS), tilgangsopplysninger for tilkoblede systemer er kryptert (AES-256-GCM), tilgang til opplysninger er begrenset etter rolle og Organisasjon, og viktige handlinger skrives til en uforanderlig Revisjonskjede. Se dokumentet Sikkerhet og tillit for nærmere opplysninger.
9. Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning av behandlingen og dataportabilitet, og rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse — herunder å protestere mot å bli kontaktet som potensiell leverandør og mot markedsføringshenvendelser, noe vi alltid etterkommer. Organisasjonsadministratoren kan eksportere Organisasjonens data (JSON) og slette en Brukers konto eller hele Organisasjonen direkte i appen. Andre henvendelser sendes til inquiry@negotiq.synqflows.com; vi besvarer dem uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Vi er ikke forpliktet til å etterkomme krav om sletting i den grad vi trenger opplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav (personvernforordningen artikkel 17 nr. 3); derfor blir oppføringer i Revisjonskjeden, Kvitteringer og AP2-registreringer bare pseudonymisert etter at en konto er slettet. Du har også rett til å klage til det tsjekkiske datatilsynet, Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz), eller til tilsynsmyndigheten i den EU-medlemsstaten der du har ditt vanlige bosted eller arbeidssted.
10. Er det obligatorisk å oppgi opplysninger?
Opplysningene som trengs for å opprette en konto, er et avtalemessig krav, og faktureringsopplysninger er i tillegg et lovpålagt krav; uten dem kan Plattformen ikke brukes. Det er frivillig å oppgi andre opplysninger.
11. Informasjonskapsler
Vi bruker bare strengt nødvendige informasjonskapsler og nettleserens lokale lagring. Se Retningslinjene for informasjonskapsler.
12. Endringer
Vi kan oppdatere denne erklæringen og vil informere deg om vesentlige endringer på Plattformen eller per e-post. Den gjeldende versjonen finnes alltid på denne siden.