Zásady ochrany osobných údajov
Tieto zásady vysvetľujú, ako SynQflows, s.r.o., IČO 23685450, so sídlom Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (ďalej len „my“ alebo „Poskytovateľ“), spracúva osobné údaje v súvislosti s platformou Negotiq (ďalej len „Platforma“), a to v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „všeobecné nariadenie o ochrane údajov“) a českým zákonom č. 110/2019 Sb., o spracúvaní osobných údajov. Pojmy s veľkým začiatočným písmenom majú význam podľa Obchodných podmienok.
1. Prevádzkovateľ a kontakt
Prevádzkovateľom osobných údajov je Poskytovateľ. Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na inquiry@negotiq.synqflows.com alebo písomne na adrese sídla. Zodpovednú osobu sme nevymenovali, pretože nám táto povinnosť nevzniká.
Platforma slúži firmám. Väčšina údajov sa týka firiem (názov, IČO, ceny, ponuky) a nie sú osobnými údajmi. Osobnými údajmi sú najmä údaje o ľuďoch, ktorí za firmy na Platforme konajú, údaje fyzických osôb – podnikateľov (napr. ich bankové spojenie) a kontaktné údaje osôb vo firmách, ktoré oslovujeme.
2. Kedy sme prevádzkovateľom a kedy sprostredkovateľom
- Ako prevádzkovateľ spracúvame údaje o ľuďoch, ktorí za Organizácie Platformu používajú, údaje potrebné na poskytovanie Platformy, na Vysporiadanie a preukázanie Dohôd, na fakturáciu a na bezpečnosť a údaje o potenciálnych dodávateľoch (článok 3).
- Ako sprostredkovateľ pre Organizáciu, ktorá je prevádzkovateľom, spracúvame osobné údaje v Obsahu Používateľa (napr. kontaktná osoba v špecifikácii alebo prílohe), v správach zaslaných na Adresu na príjem e-mailov, v prístupových údajoch k napojeným systémom (ERP) a v údajoch z nich stiahnutých a v údajoch, ktoré na pokyn Organizácie odosielame na jej Webhooky. Riadi sa to Zmluvou o spracúvaní osobných údajov; so žiadosťami týkajúcimi sa týchto údajov sa obracajte na danú Organizáciu.
3. Aké údaje, prečo, na akom základe a ako dlho
| Účel | Údaje | Právny základ | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Registrácia a vedenie účtu, prihlásenie, roly a oprávnenia | meno, pracovný e-mail, Organizácia a rola, hash hesla a záchranného kódu, prihlasovacie relácie (iba odtlačok tokenu a platnosť), počet neúspešných pokusov o prihlásenie | zmluva (čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov), pozri poznámku pod tabuľkou | počas trvania účtu; relácie 30 dní; po zrušení účtu sa údaje vymažú alebo anonymizujú |
| Evidencia prijatia Obchodných podmienok a ďalších dokumentov | dokument, verzia, čas prijatia, odtlačok (hash) IP adresy, identifikácia prehliadača | oprávnený záujem na preukázaní uzavretia a obsahu Zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. f)) | počas trvania Zmluvy a 4 roky po jej skončení |
| Poskytovanie Platformy: Dopyty, rokovanie Agentov, Dohody, Potvrdenia, upozornenia, Integrácie | totožnosť osoby, ktorá Dopyt vytvorila, Ponuku schválila alebo Integráciu nastavila; kontaktné údaje oznámené protistrane po uzavretí Dohody | zmluva; oprávnený záujem na preukázateľnosti obchodov (písm. f)) | počas trvania účtu; po jeho zrušení sa údaje vymažú alebo anonymizujú, s výnimkou záznamov uvedených v riadku „Auditný reťazec“ |
| Vysporiadanie Dohôd | Platobné údaje Dodávateľa (pri fyzických osobách – podnikateľoch sú osobnými údajmi), údaje faktúry (číslo, suma, splatnosť, variabilný symbol), kto a kedy označil fakturáciu, úhradu, prijatie platby alebo spor, poznámky k sporu, Záznamy AP2 | zmluva; oprávnený záujem na preukázateľnosti obchodov a na ochrane pred podvodmi (písm. f)) | 10 rokov od uzavretia Dohody; po zrušení účtu sa mená a kontakty osôb nahradia interným identifikátorom |
| Auditný reťazec a bezpečnosť (ochrana pred zneužitím, vyšetrovanie incidentov, preukázanie Dohôd) | kto a kedy vykonal úkon, obsah úkonu, technické záznamy, IP adresa v prevádzkových logoch | oprávnený záujem na bezpečnosti, integrite a preukázateľnosti úkonov (písm. f)) | záznamy Auditného reťazca, Potvrdenia a Záznamy AP2 10 rokov od vzniku; po zrušení účtu v pseudonymizovanej podobe (namiesto mena a e-mailu iba interný identifikátor), pretože Auditný reťazec nemožno meniť; prevádzkové logy najviac 90 dní |
| Fakturácia a účtovníctvo (platené funkcie) | identifikačné a fakturačné údaje, kontaktná osoba | zákonná povinnosť (písm. c)) | 10 rokov (český zákon č. 235/2004 Sb., o dani z pridanej hodnoty, a český zákon č. 563/1991 Sb., o účtovníctve) |
| Platby a upomienky (párovanie platieb, platba kartou, automatické platby) | údaje o platbe a účte platiteľa, značka a posledné 4 číslice karty, odoslané e-maily | plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b)) a zákonná povinnosť (písm. c)) | 10 rokov pri účtovných záznamoch; uložená karta do jej odobratia |
| Oznámenia nezákonného obsahu a sťažnosti podľa aktu o digitálnych službách | meno a e-mail oznamovateľa alebo sťažovateľa, obsah oznámenia, rozhodnutie a jeho odôvodnenie | zákonná povinnosť podľa čl. 16 a 17 nariadenia (EÚ) 2022/2065 (písm. c)); pri sťažnostiach oprávnený záujem na ich vybavení (písm. f)) | 3 roky od vybavenia |
| Databáza potenciálnych dodávateľov a ich oslovovanie (B2B) | údaje o firmách z verejných registrov; všeobecné firemné kontakty z ich webov (napr. info@, telefón na recepciu); meno a pracovný kontakt osoby, ktorú nám firma sama oznámi; záznam o hovore a výsledku oslovenia | oprávnený záujem na ponuke spolupráce firmám (písm. f)); firmy oslovujeme telefonicky a pozvánku e-mailom zasielame len s ich súhlasom (§ 7 českého zákona č. 480/2004 Sb.) | do vznesenia námietky alebo do 3 rokov od posledného kontaktu; pri námietke si ponecháme iba údaj, že firma nechce byť kontaktovaná |
| Komunikácia s vami (podpora, otázky) | meno, e-mail, obsah komunikácie | zmluva alebo oprávnený záujem | 3 roky od vybavenia |
| Obchodné oznámenia existujúcim zákazníkom o obdobných službách | pracovný e-mail | § 7 ods. 3 českého zákona č. 480/2004 Sb.; oprávnený záujem; každé oznámenie obsahuje možnosť odhlásenia | do odhlásenia |
Poznámka k právnemu základu: Kde uvádzame „zmluva“, ide o čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ak ste zmluvnou stranou sami (fyzická osoba – podnikateľ). Ak konáte za Organizáciu ako zamestnanec alebo iná osoba, právnym základom je náš oprávnený záujem na plnení zmluvy s Organizáciou (písm. f)).
Údaje, ktoré spracúvame ako sprostredkovateľ (článok 2), uchovávame podľa pokynov Organizácie a Zmluvy o spracúvaní osobných údajov; správy zaslané na Adresu na príjem e-mailov (odosielateľ, predmet, čas prijatia, prílohy) vymazávame po 90 dňoch, importované ponuky zostávajú.
4. Odkiaľ údaje máme
- od vás pri registrácii a používaní Platformy alebo od Správcu vašej Organizácie (pozvánka kolegu);
- od Organizácie a z jej Integrácií (správy na Adresu na príjem e-mailov, napojené systémy);
- od protistrany Dohody (Platobné údaje Dodávateľa, údaje faktúry a stavy Vysporiadania);
- z verejných zdrojov: Register ekonomických subjektov (Český štatistický úrad), ARES, obchodný register a verejné webové stránky firiem — iba všeobecné firemné kontakty;
- od firmy, ktorú oslovujeme, ak nám sama oznámi kontaktnú osobu.
5. Komu údaje poskytujeme
- Protistrane Dohody — po uzavretí Dohody sprístupníme Kupujúcemu a Dodávateľovi názov firmy, kontaktný e-mail a telefón, aby mohli Dohodu splniť; Kupujúci ďalej vidí Platobné údaje a údaje faktúry Dodávateľa a obe strany vidia stavy Vysporiadania a poznámky k sporu. Pred uzavretím Dohody protistrana vašu totožnosť nevidí.
- Správcovi vašej Organizácie — v auditných záznamoch Organizácie vidí, kto a kedy vykonal úkon.
- Sprostredkovateľom, ktorí pre nás zabezpečujú prevádzku (zmluvne viazaní podľa čl. 28 všeobecného nariadenia o ochrane údajov):
Aktuálny zoznam sprostredkovateľov udržiavame v Zmluve o spracúvaní osobných údajov.Sprostredkovateľ Účel Umiestnenie / záruky Railway Corporation hosting aplikácie a databázy, zálohy USA / EÚ; štandardné zmluvné doložky EÚ, prípadne rámec ochrany osobných údajov medzi EÚ a USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) Anthropic, PBC prevod neštruktúrovaných cenníkov (PDF, text) do tabuľky — iba ak funkciu použijete USA; štandardné zmluvné doložky; údaje sa nepoužívajú na trénovanie modelov poskytovateľ príjmu e-mailov (konkrétny poskytovateľ bude doplnený do zoznamu pred spustením funkcie) príjem správ zaslaných na Adresy na príjem e-mailov a ich odovzdanie Platforme bude uvedené spolu s poskytovateľom; prenos mimo EHP iba so zárukami podľa kapitoly V všeobecného nariadenia o ochrane údajov poskytovateľ e-mailovej služby (SMTP) doručovanie faktúr, upomienok a prevádzkových správ (adresa príjemcu a obsah správy) EÚ - Platobným službám ako samostatným prevádzkovateľom, ak ich na platbu použijete: Stripe Payments Europe, Ltd. (Írsko) spracuje platbu kartou a uloží kartu na automatické platby — číslo karty zadávate priamo spoločnosti Stripe, my ho nevidíme ani neukladáme (poznáme iba značku, posledné 4 číslice a platnosť); Raiffeisenbank a.s. vedie náš účet a odovzdáva nám údaje o prichádzajúcich platbách (suma, variabilný symbol, názov a číslo účtu platiteľa, správa pre príjemcu), ktoré párujeme s faktúrami.
- Systémom, ktoré zvolí vaša Organizácia — na pokyn Organizácie odosielame údaje na jej Webhooky a prihlasujeme sa do jej napojených systémov (ERP, produktové feedy). Títo príjemcovia nie sú našimi sprostredkovateľmi; za ich spracúvanie zodpovedá Organizácia.
- Orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon.
Osobné údaje nepredávame a nepoužívame ich na reklamu tretích strán.
6. Prenos mimo EHP
Niektorí sprostredkovatelia majú sídlo v USA. Prenos prebieha na základe rozhodnutia Komisie o primeranosti (EU-U.S. Data Privacy Framework) pri certifikovaných príjemcoch, inak na základe štandardných zmluvných doložiek schválených vykonávacím rozhodnutím Komisie (EÚ) 2021/914 s doplňujúcimi opatreniami (šifrovanie pri prenose aj uložení, minimalizácia údajov). Kópiu záruk vám na požiadanie poskytneme.
7. Automatizované rozhodovanie
Agenti Platformy automaticky vyjednávajú ceny a podmienky medzi firmami podľa pravidiel, ktoré firmy nastavili. Tieto rozhodnutia sa týkajú obchodných podmienok firiem, nie fyzických osôb, a nemajú voči vám právne účinky ani sa vás podobne významne nedotýkajú v zmysle čl. 22 všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Nevykonávame profilovanie fyzických osôb. Podrobnosti uvádzajú Zásady používania umelej inteligencie.
8. Zabezpečenie
Heslá ukladáme iba ako hash (Argon2id), prihlasovacie relácie a API kľúče iba ako odtlačok, prihlásenie chránime bezpečnými súbormi cookie a kontrolou pôvodu požiadaviek, komunikácia prebieha šifrovane (HTTPS), prístupové údaje k napojeným systémom šifrujeme (AES-256-GCM), prístup k údajom je obmedzený podľa rolí a Organizácií a dôležité úkony zapisujeme do nemenného Auditného reťazca. Podrobnosti uvádza dokument Bezpečnosť a dôvera.
9. Vaše práva
Máte právo na prístup k osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania a prenosnosť a právo vzniesť námietku proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu — vrátane námietky proti oslovovaniu ako potenciálneho dodávateľa a proti obchodným oznámeniam, ktorým vždy vyhovieme. Správca Organizácie môže údaje Organizácie exportovať (JSON) a zrušiť účet Používateľa alebo celú Organizáciu priamo v aplikácii. Ostatné žiadosti pošlite na inquiry@negotiq.synqflows.com; vybavíme ich bez zbytočného odkladu, najneskôr do 1 mesiaca. Právu na vymazanie nemusíme vyhovieť v rozsahu, v akom údaje potrebujeme na splnenie zákonnej povinnosti alebo na preukazovanie, uplatňovanie či obhajovanie právnych nárokov (čl. 17 ods. 3 všeobecného nariadenia o ochrane údajov); preto sa záznamy Auditného reťazca, Potvrdenia a Záznamy AP2 po zrušení účtu iba pseudonymizujú. Máte tiež právo podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov Českej republiky (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz), prípadne na dozorný orgán členského štátu EÚ, v ktorom máte obvyklý pobyt alebo miesto výkonu práce.
10. Je poskytnutie údajov povinné?
Údaje potrebné na zriadenie účtu sú zmluvnou požiadavkou a fakturačné údaje aj zákonnou požiadavkou; bez nich nemožno Platformu používať. Poskytnutie ostatných údajov je dobrovoľné.
11. Súbory cookie
Používame iba nevyhnutné súbory cookie a miestne úložisko prehliadača. Podrobnosti nájdete v Zásadách používania súborov cookie.
12. Zmeny
Zásady môžeme aktualizovať; o podstatných zmenách vás budeme informovať na Platforme alebo e-mailom. Aktuálne znenie je vždy na tejto stránke.