Integritetspolicy
Denna policy förklarar hur SynQflows, s.r.o., organisationsnummer 23685450, med säte på adressen Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (”vi” eller ”Operatören”), behandlar personuppgifter i samband med plattformen Negotiq (”Plattformen”) i enlighet med förordning (EU) 2016/679 (”dataskyddsförordningen”) och den tjeckiska lagen nr 110/2019 Sb. om behandling av personuppgifter. Termer med inledande versal har den betydelse som anges i Användarvillkoren.
1. Personuppgiftsansvarig och kontakt
Personuppgiftsansvarig är Operatören. I frågor som rör skydd av personuppgifter kan du kontakta oss på inquiry@negotiq.synqflows.com eller skriftligen på adressen till vårt säte. Vi har inte utsett något dataskyddsombud, eftersom vi inte är skyldiga att göra det.
Plattformen riktar sig till företag. De flesta uppgifterna avser företag (namn, organisationsnummer, priser, erbjudanden) och är inte personuppgifter. Personuppgifter är främst uppgifter om de personer som agerar för företagen på Plattformen, uppgifter om enskilda näringsidkare (t.ex. deras bankuppgifter) och kontaktuppgifter till personer vid företag som vi kontaktar.
2. När vi är personuppgiftsansvariga och när vi är personuppgiftsbiträde
- Som personuppgiftsansvarig behandlar vi uppgifter om de personer som använder Plattformen för Organisationers räkning, uppgifter som behövs för att tillhandahålla Plattformen, för Avräkning och bevisning av Affärer, för fakturering och för säkerhet samt uppgifter om potentiella leverantörer (avsnitt 3).
- Som personuppgiftsbiträde åt Organisationen, som är personuppgiftsansvarig, behandlar vi personuppgifter i Användarinnehåll (t.ex. en kontaktperson i en specifikation eller bilaga), i meddelanden som skickas till Mottagningsadressen, i inloggningsuppgifter till anslutna system (affärssystem, ERP) och i uppgifter som hämtas från dem samt i uppgifter som vi på Organisationens instruktion skickar till dess Webhooks. Detta regleras av Personuppgiftsbiträdesavtalet; frågor om dessa uppgifter ska riktas till den berörda Organisationen.
3. Vilka uppgifter, varför, med vilken rättslig grund och hur länge
| Ändamål | Uppgifter | Rättslig grund | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Registrering och kontohantering, inloggning, roller och behörigheter | namn, arbetsrelaterad e-postadress, Organisation och roll, hashvärden av lösenord och återställningskod, inloggningssessioner (endast tokenets hashvärde och giltighetstid), antal misslyckade inloggningsförsök | avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen), se anmärkningen under tabellen | så länge kontot finns; sessioner 30 dagar; efter att kontot avslutats raderas eller anonymiseras uppgifterna |
| Registrering av godkännande av Användarvillkoren och andra dokument | dokument, version, tidpunkt för godkännande, hashvärde av IP-adressen, identifiering av webbläsaren | berättigat intresse av att kunna bevisa att Avtalet har ingåtts och vad det innehåller (artikel 6.1 f) | så länge Avtalet gäller och 4 år efter att det har upphört |
| Tillhandahållande av Plattformen: Förfrågningar, Agenternas förhandlingar, Affärer, Bekräftelser, aviseringar, Integrationer | identiteten hos den person som skapade en Förfrågan, godkände ett Erbjudande eller konfigurerade en Integration; kontaktuppgifter som lämnas till motparten efter att en Affär har ingåtts | avtal; berättigat intresse av att transaktioner ska kunna bevisas (artikel 6.1 f) | så länge kontot finns; efter att det avslutats raderas eller anonymiseras uppgifterna, med undantag för de uppteckningar som anges i raden ”Granskningskedjan” |
| Avräkning av Affärer | Leverantörens Betalningsuppgifter (som är personuppgifter när det gäller enskilda näringsidkare), fakturauppgifter (nummer, belopp, förfallodag, betalningsreferens), vem som och när markerade fakturering, betalning, mottagande av betalning eller en tvist, anteckningar om tvister, AP2-uppteckningar | avtal; berättigat intresse av att transaktioner ska kunna bevisas och av skydd mot bedrägerier (artikel 6.1 f) | 10 år från det att Affären ingicks; efter att ett konto avslutats ersätts personers namn och kontaktuppgifter med en intern identifierare |
| Granskningskedjan och säkerhet (förebyggande av missbruk, utredning av incidenter, bevisning av Affärer) | vem som utförde en åtgärd och när, åtgärdens innehåll, tekniska uppteckningar, IP-adress i driftloggar | berättigat intresse av säkerhet, integritet och bevisbarhet av åtgärder (artikel 6.1 f) | uppteckningar i Granskningskedjan, Bekräftelser och AP2-uppteckningar 10 år från att de skapades; efter att ett konto avslutats i pseudonymiserad form (endast en intern identifierare i stället för namn och e-postadress), eftersom Granskningskedjan inte kan ändras; driftloggar högst 90 dagar |
| Fakturering och bokföring (avgiftsbelagda funktioner) | identifierings- och faktureringsuppgifter, kontaktperson | rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c) | 10 år (lag nr 235/2004 Sb. om mervärdesskatt och lag nr 563/1991 Sb. om bokföring) |
| Betalningar och betalningspåminnelser (matchning av betalningar, kortbetalning, automatisk betalning) | uppgifter om betalningen och betalarens konto, kortets märke och sista 4 siffror, skickade e-postmeddelanden | fullgörande av avtal (artikel 6.1 b) och rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c) | 10 år för bokföringsposter; sparat kort tills det tas bort |
| Anmälningar om olagligt innehåll och klagomål enligt förordningen om digitala tjänster | anmälarens eller klagandens namn och e-postadress, anmälans innehåll, beslutet och motiveringen till det | rättslig förpliktelse enligt artiklarna 16 och 17 i förordning (EU) 2022/2065 (artikel 6.1 c); för klagomål berättigat intresse av att handlägga dem (artikel 6.1 f) | 3 år efter att ärendet avslutats |
| Databas över potentiella leverantörer och kontakter med dem (B2B) | uppgifter om företag från offentliga register; allmänna företagskontakter från deras webbplatser (t.ex. info@, telefon till receptionen); namn och arbetsrelaterade kontaktuppgifter till en person som företaget självt lämnar till oss; anteckning om samtalet och resultatet av kontakten | berättigat intresse av att erbjuda företag samarbete (artikel 6.1 f); vi kontaktar företag per telefon och skickar en inbjudan per e-post endast med deras samtycke (7 § den tjeckiska lagen nr 480/2004 Sb.) | tills invändning görs eller i 3 år från den senaste kontakten; vid invändning behåller vi endast uppgiften om att företaget inte vill bli kontaktat |
| Kommunikation med dig (support, frågor) | namn, e-postadress, kommunikationens innehåll | avtal eller berättigat intresse | 3 år efter att ärendet avslutats |
| Marknadsföringsmeddelanden till befintliga kunder om liknande tjänster | arbetsrelaterad e-postadress | 7 § tredje stycket den tjeckiska lagen nr 480/2004 Sb.; berättigat intresse; varje meddelande innehåller en möjlighet att avregistrera sig | tills du avregistrerar dig |
Anmärkning om den rättsliga grunden: Där vi anger ”avtal” avses artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen om du själv är part i avtalet (enskild näringsidkare). Om du agerar för en Organisation som anställd eller annan person är den rättsliga grunden vårt berättigade intresse av att fullgöra avtalet med Organisationen (artikel 6.1 f).
Uppgifter som vi behandlar som personuppgiftsbiträde (avsnitt 2) lagras enligt Organisationens instruktioner och Personuppgiftsbiträdesavtalet; meddelanden som skickas till Mottagningsadressen (avsändare, ämne, mottagningstidpunkt, bilagor) raderas efter 90 dagar, medan importerade erbjudanden finns kvar.
4. Varifrån vi får uppgifterna
- från dig vid registrering och användning av Plattformen, eller från din Organisationsadministratör (inbjudan av en kollega);
- från Organisationen och dess Integrationer (meddelanden till Mottagningsadressen, anslutna system);
- från motparten i en Affär (Leverantörens Betalningsuppgifter, fakturauppgifter och status för Avräkningen);
- från offentliga källor: Tjeckiska statistikbyråns register över ekonomiska enheter, ARES, handelsregistret och företagens offentliga webbplatser — endast allmänna företagskontakter;
- från det företag som vi kontaktar, om det självt lämnar oss en kontaktperson.
5. Till vilka vi lämnar ut uppgifter
- Motparten i Affären — efter att en Affär har ingåtts ser Köparen och Leverantören varandras företagsnamn, e-postadress och telefonnummer för kontakt, så att de kan fullgöra Affären; Köparen ser dessutom Leverantörens Betalningsuppgifter och fakturauppgifter, och båda parter ser status för Avräkningen och anteckningar om tvister. Innan Affären har ingåtts ser motparten inte din identitet.
- Din Organisationsadministratör — ser i Organisationens granskningsloggar vem som utförde en åtgärd och när.
- Personuppgiftsbiträden som sköter driften åt oss (avtalsmässigt bundna enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen):
Den aktuella förteckningen över personuppgiftsbiträden finns i Personuppgiftsbiträdesavtalet.Personuppgiftsbiträde Ändamål Plats / skyddsåtgärder Railway Corporation drift (hosting) av applikation och databas, säkerhetskopior USA / EU; EU:s standardavtalsklausuler, alternativt EU-U.S. Data Privacy Framework (ramen för dataskydd mellan EU och USA) Anthropic, PBC konvertering av ostrukturerade prislistor (PDF, text) till tabeller — endast om du använder denna funktion USA; standardavtalsklausuler; uppgifterna används inte för att träna modeller leverantör av e-postmottagning (den konkreta leverantören kommer att läggas till i förteckningen innan funktionen tas i drift) mottagning av meddelanden som skickas till Mottagningsadresser och vidarebefordran av dem till Plattformen anges tillsammans med leverantören; överföring utanför EES endast med skyddsåtgärder enligt kapitel V i dataskyddsförordningen leverantör av e-posttjänst (SMTP) leverans av fakturor, betalningspåminnelser och driftmeddelanden (mottagarens adress och meddelandets innehåll) EU - Betaltjänster som självständiga personuppgiftsansvariga, om du använder dem för betalning: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) behandlar kortbetalningar och sparar kortet för automatisk betalning — kortnumret anger du direkt hos Stripe; vi ser det aldrig och lagrar det inte (vi känner endast till märket, de sista 4 siffrorna och giltighetstiden); Raiffeisenbank a.s. för vårt konto och lämnar oss uppgifter om inkommande betalningar (belopp, betalningsreferens, betalarens namn och kontonummer, meddelande till mottagaren) som vi matchar mot fakturor.
- System som din Organisation väljer — på Organisationens instruktion skickar vi uppgifter till dess Webhooks och loggar in i dess anslutna system (affärssystem, produktflöden). Dessa mottagare är inte våra personuppgiftsbiträden; Organisationen ansvarar för deras behandling.
- Myndigheter, om lagen ålägger oss det.
Vi säljer inte personuppgifter och använder dem inte för tredje parts reklam.
6. Överföring utanför EES
Vissa personuppgiftsbiträden har sitt säte i USA. Överföringen sker på grundval av kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (EU-U.S. Data Privacy Framework) för certifierade mottagare, i annat fall på grundval av standardavtalsklausuler som godkänts genom kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 med kompletterande åtgärder (kryptering vid överföring och lagring, uppgiftsminimering). En kopia av skyddsåtgärderna tillhandahåller vi på begäran.
7. Automatiserat beslutsfattande
Plattformens agenter förhandlar automatiskt om priser och villkor mellan företag enligt regler som företagen har fastställt. Dessa beslut avser företagens affärsvillkor, inte fysiska personer, och har inga rättsliga följder för dig och påverkar dig inte heller på liknande sätt i betydande grad i den mening som avses i artikel 22 i dataskyddsförordningen. Vi profilerar inte fysiska personer. Närmare information finns i Policyn för AI-styrning.
8. Säkerhet
Lösenord lagras endast som hashvärden (Argon2id), inloggningssessioner och API-nycklar endast som hashvärden, inloggningen skyddas av säkra cookies och kontroll av förfrågningarnas ursprung, kommunikationen är krypterad (HTTPS), inloggningsuppgifter till anslutna system krypteras (AES-256-GCM), åtkomst till uppgifter är begränsad efter roll och Organisation och viktiga åtgärder registreras i den oföränderliga Granskningskedjan. Närmare information finns i dokumentet Säkerhet och förtroende.
9. Dina rättigheter
Du har rätt till tillgång till dina personuppgifter, rättelse, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet samt rätt att göra invändningar mot behandling som grundar sig på berättigat intresse — inklusive invändningar mot att bli kontaktad som potentiell leverantör och mot marknadsföringsmeddelanden, vilka vi alltid tillmötesgår. Organisationsadministratören kan exportera Organisationens uppgifter (JSON) och avsluta en Användares konto eller hela Organisationen direkt i appen. Övriga begäranden skickar du till inquiry@negotiq.synqflows.com; vi besvarar dem utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Vi är inte skyldiga att radera uppgifter i den utsträckning vi behöver dem för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (artikel 17.3 i dataskyddsförordningen); därför pseudonymiseras uppteckningar i Granskningskedjan, Bekräftelser och AP2-uppteckningar endast efter att ett konto har avslutats. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den tjeckiska dataskyddsmyndigheten (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, uoou.gov.cz) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där du har din vanliga vistelseort eller din arbetsplats.
10. Är det obligatoriskt att lämna uppgifter?
De uppgifter som behövs för att skapa ett konto är ett avtalsenligt krav, och faktureringsuppgifter är dessutom ett lagstadgat krav; utan dem kan Plattformen inte användas. Det är frivilligt att lämna andra uppgifter.
11. Cookies
Vi använder endast nödvändiga cookies och webbläsarens lokala lagring. Närmare information finns i Cookiepolicyn.
12. Ändringar
Vi kan uppdatera denna policy och informerar dig om väsentliga ändringar på Plattformen eller per e-post. Den aktuella versionen finns alltid på denna sida.