Informativa sulla privacy
La presente informativa spiega in che modo SynQflows, s.r.o., numero di identificazione 23685450, con sede legale in Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (di seguito “noi” o il “Gestore”), tratta i dati personali in relazione alla piattaforma Negotiq (di seguito la “Piattaforma”), in conformità al regolamento (UE) 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito “RGPD”) e alla legge ceca n. 110/2019 Racc., sul trattamento dei dati personali. I termini con iniziale maiuscola hanno il significato loro attribuito nelle Condizioni generali.
1. Titolare del trattamento e contatti
Titolare del trattamento dei dati personali è il Gestore. Per le questioni relative alla protezione dei dati personali potete contattarci all'indirizzo inquiry@negotiq.synqflows.com o per iscritto presso la nostra sede legale. Non abbiamo designato un responsabile della protezione dei dati, in quanto non siamo tenuti a farlo.
La Piattaforma è destinata alle imprese. La maggior parte dei dati riguarda imprese (denominazione, numero di identificazione, prezzi, offerte) e non costituisce dati personali. Sono dati personali soprattutto i dati relativi alle persone che agiscono per conto delle imprese sulla Piattaforma, i dati delle persone fisiche che esercitano un'attività d'impresa (ad es. le loro coordinate bancarie) e i dati di contatto delle persone presso le imprese che contattiamo.
2. Quando siamo titolare e quando responsabile del trattamento
- In qualità di titolare del trattamento trattiamo i dati relativi alle persone che utilizzano la Piattaforma per conto delle Organizzazioni, i dati necessari alla fornitura della Piattaforma, alla Liquidazione e alla prova degli Accordi, alla fatturazione e alla sicurezza, nonché i dati relativi ai potenziali fornitori (sezione 3).
- In qualità di responsabile del trattamento per conto dell'Organizzazione, che è titolare del trattamento, trattiamo i dati personali contenuti nei Contenuti dell'Utente (ad es. una persona di contatto in una specifica o in un allegato), nei messaggi inviati all'Indirizzo di ricezione, nelle credenziali di accesso ai sistemi collegati (ERP) e nei dati da essi scaricati, nonché nei dati che inviamo ai Webhook dell'Organizzazione su sua istruzione. Tale trattamento è disciplinato dal Contratto per il trattamento dei dati personali; per le richieste relative a tali dati vi preghiamo di rivolgervi all'Organizzazione interessata.
3. Quali dati, perché, su quale base e per quanto tempo
| Finalità | Dati | Base giuridica | Periodo di conservazione |
|---|---|---|---|
| Registrazione e gestione dell'account, accesso, ruoli e autorizzazioni | nome, e-mail di lavoro, Organizzazione e ruolo, hash della password e del codice di recupero, sessioni di accesso (solo hash del token e scadenza), numero di tentativi di accesso non riusciti | contratto (art. 6, par. 1, lett. b), RGPD), si veda la nota sotto la tabella | per la durata dell'account; sessioni 30 giorni; dopo la cancellazione dell'account i dati sono cancellati o anonimizzati |
| Registrazione dell'accettazione delle Condizioni generali e di altri documenti | documento, versione, ora di accettazione, hash dell'indirizzo IP, identificazione del browser | legittimo interesse a dimostrare la conclusione e il contenuto del Contratto (art. 6, par. 1, lett. f)) | per la durata del Contratto e per 4 anni dalla sua cessazione |
| Fornitura della Piattaforma: Richieste, negoziazioni degli Agenti, Accordi, Conferme, notifiche, Integrazioni | identità della persona che ha creato una Richiesta, approvato un'Offerta o configurato un'Integrazione; dati di contatto comunicati alla controparte dopo la conclusione di un Accordo | contratto; legittimo interesse alla dimostrabilità delle operazioni commerciali (art. 6, par. 1, lett. f)) | per la durata dell'account; dopo la sua cancellazione i dati sono cancellati o anonimizzati, ad eccezione delle registrazioni indicate nella riga “Catena di audit” |
| Liquidazione degli Accordi | Dati di pagamento del Fornitore (dati personali nel caso di persone fisiche che esercitano un'attività d'impresa), dati della fattura (numero, importo, scadenza, simbolo variabile), chi e quando ha segnalato la fatturazione, il pagamento, la ricezione del pagamento o una controversia, note sulla controversia, Record AP2 | contratto; legittimo interesse alla dimostrabilità delle operazioni commerciali e alla prevenzione delle frodi (art. 6, par. 1, lett. f)) | 10 anni dalla conclusione dell'Accordo; dopo la cancellazione dell'account i nomi e i contatti delle persone sono sostituiti da un identificativo interno |
| Catena di audit e sicurezza (prevenzione degli abusi, indagine sugli incidenti, prova degli Accordi) | chi ha compiuto quale operazione e quando, contenuto dell'operazione, registrazioni tecniche, indirizzo IP nei log operativi | legittimo interesse alla sicurezza, all'integrità e alla dimostrabilità delle operazioni (art. 6, par. 1, lett. f)) | registrazioni della Catena di audit, Conferme e Record AP2 10 anni dalla loro creazione; dopo la cancellazione dell'account in forma pseudonimizzata (un identificativo interno al posto di nome ed e-mail), poiché la Catena di audit non può essere modificata; log operativi al massimo 90 giorni |
| Fatturazione e contabilità (funzionalità a pagamento) | dati identificativi e di fatturazione, persona di contatto | obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)) | 10 anni (legge n. 235/2004 Racc., sull'imposta sul valore aggiunto, e legge n. 563/1991 Racc., sulla contabilità) |
| Pagamenti e solleciti (abbinamento dei pagamenti, pagamento con carta, pagamento automatico) | dati del pagamento e del conto del pagatore, circuito e ultime 4 cifre della carta, e-mail inviate | esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b)) e obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)) | 10 anni per le scritture contabili; carta salvata fino alla sua rimozione |
| Segnalazioni di contenuti illegali e reclami ai sensi del DSA | nome ed e-mail del segnalante o del reclamante, contenuto della segnalazione, decisione e relativa motivazione | obbligo legale ai sensi degli articoli 16 e 17 del regolamento (UE) 2022/2065 (art. 6, par. 1, lett. c)); per i reclami, legittimo interesse alla loro gestione (art. 6, par. 1, lett. f)) | 3 anni dalla definizione |
| Banca dati dei potenziali fornitori e loro contatto (B2B) | dati delle imprese tratti da registri pubblici; contatti aziendali generici tratti dai loro siti web (ad es. info@, telefono della reception); nome e contatto di lavoro della persona che l'impresa stessa ci comunica; registrazione della telefonata e dell'esito del contatto | legittimo interesse a offrire collaborazione alle imprese (art. 6, par. 1, lett. f)); contattiamo le imprese per telefono e inviamo un invito via e-mail solo con il loro consenso (§ 7 della legge n. 480/2004 Racc.) | fino all'opposizione o per 3 anni dall'ultimo contatto; in caso di opposizione conserviamo soltanto l'informazione che l'impresa non desidera essere contattata |
| Comunicazioni con voi (assistenza, domande) | nome, e-mail, contenuto della comunicazione | contratto o legittimo interesse | 3 anni dalla definizione |
| Comunicazioni commerciali ai clienti esistenti relative a servizi analoghi | e-mail di lavoro | § 7, comma 3, della legge n. 480/2004 Racc.; legittimo interesse; ogni comunicazione contiene la possibilità di disiscriversi | fino alla disiscrizione |
Nota sulla base giuridica: laddove indichiamo “contratto”, si intende l'art. 6, par. 1, lett. b), RGPD, se siete voi stessi parte del contratto (persona fisica che esercita un'attività d'impresa). Se agite per conto di un'Organizzazione in qualità di dipendente o di altra persona, la base giuridica è il nostro legittimo interesse all'esecuzione del contratto con l'Organizzazione (art. 6, par. 1, lett. f)).
I dati che trattiamo in qualità di responsabile del trattamento (sezione 2) sono conservati secondo le istruzioni dell'Organizzazione e il Contratto per il trattamento dei dati personali; i messaggi inviati all'Indirizzo di ricezione (mittente, oggetto, ora di ricezione, allegati) sono cancellati dopo 90 giorni, mentre le offerte importate restano.
4. Fonti dei dati
- voi stessi, in fase di registrazione e di utilizzo della Piattaforma, oppure l'Amministratore della vostra Organizzazione (invito di un collega);
- l'Organizzazione e le sue Integrazioni (messaggi all'Indirizzo di ricezione, sistemi collegati);
- la controparte di un Accordo (Dati di pagamento del Fornitore, dati della fattura e stati della Liquidazione);
- fonti pubbliche: il Registro dei soggetti economici (Ufficio statistico ceco), ARES, il registro delle imprese e i siti web pubblici delle imprese — esclusivamente contatti aziendali generici;
- l'impresa che contattiamo, se essa stessa ci comunica una persona di contatto.
5. Destinatari
- La controparte dell'Accordo — dopo la conclusione di un Accordo rendiamo accessibili all'Acquirente e al Fornitore la denominazione dell'impresa, l'e-mail di contatto e il telefono dell'altra parte, affinché possano eseguire l'Accordo; l'Acquirente vede inoltre i Dati di pagamento e i dati della fattura del Fornitore ed entrambe le parti vedono gli stati della Liquidazione e le note sulla controversia. Prima della conclusione dell'Accordo la controparte non vede la vostra identità.
- L'Amministratore della vostra Organizzazione — vede nelle registrazioni di audit dell'Organizzazione chi ha compiuto quale operazione e quando.
- I responsabili del trattamento che gestiscono il servizio per nostro conto (vincolati contrattualmente ai sensi dell'articolo 28 del RGPD):
L'elenco aggiornato è riportato nel Contratto per il trattamento dei dati personali.Responsabile del trattamento Finalità Ubicazione / garanzie Railway Corporation hosting dell'applicazione e della banca dati, backup USA / UE; clausole contrattuali tipo dell'UE, oppure EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC conversione di listini non strutturati (PDF, testo) in tabelle — solo se utilizzate tale funzione USA; clausole contrattuali tipo; i dati non sono utilizzati per addestrare modelli fornitore del servizio di ricezione e-mail (il fornitore specifico sarà aggiunto all'elenco prima dell'attivazione della funzione) ricezione dei messaggi inviati agli Indirizzi di ricezione e loro trasmissione alla Piattaforma sarà indicato insieme al fornitore; trasferimenti al di fuori del SEE solo con garanzie ai sensi del capo V del RGPD fornitore del servizio di posta elettronica (SMTP) recapito di fatture, solleciti e messaggi di servizio (indirizzo del destinatario e contenuto del messaggio) UE - I servizi di pagamento, in qualità di titolari autonomi del trattamento, se li utilizzate: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) elabora i pagamenti con carta e memorizza la carta per il pagamento automatico — il numero della carta lo inserite direttamente presso Stripe; noi non lo vediamo né lo conserviamo (conosciamo solo il circuito, le ultime 4 cifre e la scadenza); Raiffeisenbank a.s. tiene il nostro conto e ci trasmette i dati sui pagamenti in entrata (importo, simbolo variabile, nome e numero di conto del pagatore, messaggio per il beneficiario), che abbiniamo alle fatture.
- I sistemi scelti dalla vostra Organizzazione — su istruzione dell'Organizzazione inviamo dati ai suoi Webhook e accediamo ai suoi sistemi collegati (ERP, feed di prodotto). Tali destinatari non sono nostri responsabili del trattamento; del relativo trattamento risponde l'Organizzazione.
- Le autorità pubbliche, ove previsto dalla legge.
Non vendiamo dati personali né li utilizziamo per la pubblicità di terzi.
6. Trasferimenti al di fuori del SEE
Alcuni responsabili del trattamento hanno sede negli Stati Uniti. Il trasferimento si fonda sulla decisione di adeguatezza della Commissione (EU-U.S. Data Privacy Framework) per i destinatari certificati e, negli altri casi, sulle clausole contrattuali tipo approvate con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione, unitamente a misure supplementari (cifratura dei dati in transito e a riposo, minimizzazione dei dati). Su richiesta vi forniremo copia delle garanzie.
7. Processo decisionale automatizzato
Gli agenti della Piattaforma negoziano automaticamente prezzi e condizioni tra imprese secondo regole stabilite dalle imprese stesse. Tali decisioni riguardano le condizioni commerciali delle imprese, non persone fisiche, e non producono effetti giuridici che vi riguardano né incidono in modo analogo significativamente sulla vostra persona ai sensi dell'articolo 22 del RGPD. Non effettuiamo profilazione di persone fisiche. Per maggiori dettagli si veda la Politica sull'uso dell'intelligenza artificiale.
8. Sicurezza
Le password sono conservate solo come hash (Argon2id), le sessioni di accesso e le chiavi API solo come hash, l'accesso è protetto da cookie sicuri e dal controllo dell'origine delle richieste, le comunicazioni sono cifrate (HTTPS), le credenziali di accesso ai sistemi collegati sono cifrate (AES-256-GCM), l'accesso ai dati è limitato in base ai ruoli e alle Organizzazioni e le operazioni importanti sono registrate nella Catena di audit immodificabile. Per maggiori dettagli si veda il documento Sicurezza e fiducia.
9. I vostri diritti
Avete il diritto di accesso ai dati personali, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento e alla portabilità, nonché il diritto di opporvi al trattamento fondato sul legittimo interesse — compresa l'opposizione all'essere contattati come potenziale fornitore e alle comunicazioni commerciali, che accogliamo sempre. L'Amministratore dell'Organizzazione può esportare i dati dell'Organizzazione (JSON) e cancellare l'account di un Utente o l'intera Organizzazione direttamente nell'app. Le altre richieste vanno inviate a inquiry@negotiq.synqflows.com; vi daremo seguito senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Non siamo tenuti a dare seguito alla cancellazione nella misura in cui i dati ci sono necessari per adempiere a un obbligo legale o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (art. 17, par. 3, RGPD); per questo motivo le registrazioni della Catena di audit, le Conferme e i Record AP2 sono soltanto pseudonimizzati dopo la cancellazione dell'account. Avete inoltre il diritto di proporre reclamo all'Ufficio ceco per la protezione dei dati personali (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, uoou.gov.cz) oppure all'autorità di controllo dello Stato membro dell'UE in cui risiedete abitualmente o lavorate.
10. Il conferimento dei dati è obbligatorio?
I dati necessari alla creazione dell'account costituiscono un requisito contrattuale e i dati di fatturazione anche un requisito di legge; senza di essi non è possibile utilizzare la Piattaforma. Il conferimento degli altri dati è facoltativo.
11. Cookie
Utilizziamo esclusivamente cookie strettamente necessari e la memoria locale del browser. Per maggiori dettagli si veda l'Informativa sui cookie.
12. Modifiche
Possiamo aggiornare la presente informativa; vi informeremo delle modifiche sostanziali sulla Piattaforma o via e-mail. La versione aggiornata è sempre disponibile su questa pagina.