Privātuma politika
Šajā politikā ir izskaidrots, kā SynQflows, s.r.o., reģ. Nr. 23685450, juridiskā adrese Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (turpmāk — „mēs” vai „Operators”), apstrādā personas datus saistībā ar Negotiq platformu (turpmāk — „Platforma”) saskaņā ar Regulu (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula; turpmāk — „VDAR”) un Čehijas Likumu Nr. 110/2019 Sb. par personas datu apstrādi. Terminiem, kas rakstīti ar lielo sākumburtu, ir Pakalpojumu noteikumos noteiktā nozīme.
1. Pārzinis un kontaktinformācija
Personas datu pārzinis ir Operators. Datu aizsardzības jautājumos sazinieties ar mums, rakstot uz inquiry@negotiq.synqflows.com vai rakstiski uz mūsu juridisko adresi. Mēs neesam iecēluši datu aizsardzības speciālistu, jo mums nav šāda pienākuma.
Platforma ir paredzēta uzņēmumiem. Lielākā daļa datu attiecas uz uzņēmumiem (nosaukums, reģistrācijas numurs, cenas, piedāvājumi) un nav personas dati. Personas dati galvenokārt ir dati par cilvēkiem, kuri Platformā darbojas uzņēmumu vārdā, dati par fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību (piemēram, viņu bankas rekvizīti), un to uzņēmumu darbinieku kontaktinformācija, kurus mēs uzrunājam.
2. Kad esam pārzinis un kad — apstrādātājs
- Kā pārzinis mēs apstrādājam datus par cilvēkiem, kuri izmanto Platformu Organizāciju vārdā, datus, kas nepieciešami Platformas nodrošināšanai, Norēķinam un Darījumu pierādīšanai, rēķinu izrakstīšanai un drošībai, kā arī datus par potenciālajiem piegādātājiem (3. sadaļa).
- Kā apstrādātājs Organizācijas, kas ir pārzinis, uzdevumā mēs apstrādājam personas datus, kas ietverti Lietotāja saturā (piemēram, kontaktpersona specifikācijā vai pielikumā), uz Saņemšanas adresi nosūtītajās vēstulēs, pieslēgto sistēmu (ERP) piekļuves datos un no tām iegūtajos datos, kā arī datos, kurus pēc Organizācijas norādījuma nosūtām uz tās Webhook galapunktiem. To regulē Datu apstrādes līgums; ar pieprasījumiem par šiem datiem, lūdzu, vērsieties pie attiecīgās Organizācijas.
3. Kādi dati, kāpēc, uz kāda pamata un cik ilgi
| Mērķis | Dati | Tiesiskais pamats | Glabāšanas ilgums |
|---|---|---|---|
| Reģistrācija un konta uzturēšana, pieteikšanās, lomas un atļaujas | vārds, uzvārds, darba e-pasta adrese, Organizācija un loma, paroles un atkopšanas koda jaucējvērtības, pieteikšanās sesijas (tikai pilnvaras jaucējvērtība un derīguma termiņš), neveiksmīgo pieteikšanās mēģinājumu skaits | līgums (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts), skatīt piezīmi zem tabulas | konta pastāvēšanas laikā; sesijas — 30 dienas; pēc konta dzēšanas dati tiek dzēsti vai anonimizēti |
| Pakalpojumu noteikumu un citu dokumentu pieņemšanas reģistrēšana | dokuments, versija, pieņemšanas laiks, IP adreses jaucējvērtība, pārlūkprogrammas identifikācija | leģitīmās intereses pierādīt Līguma noslēgšanu un saturu (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) | Līguma darbības laikā un 4 gadus pēc tā izbeigšanās |
| Platformas nodrošināšana: Pieprasījumi, Aģentu sarunas, Darījumi, Apliecinājumi, paziņojumi, Integrācijas | tās personas identitāte, kura izveidoja Pieprasījumu, apstiprināja Piedāvājumu vai iestatīja Integrāciju; kontaktinformācija, kas pēc Darījuma noslēgšanas tiek darīta zināma otrai pusei | līgums; leģitīmās intereses nodrošināt darījumu pierādāmību (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) | konta pastāvēšanas laikā; pēc konta dzēšanas dati tiek dzēsti vai anonimizēti, izņemot ierakstus, kas norādīti rindā „Audita ķēde” |
| Darījumu norēķins | Piegādātāja Maksājuma rekvizīti (fizisku personu, kas veic saimniecisko darbību, gadījumā tie ir personas dati), rēķina dati (numurs, summa, apmaksas termiņš, variabilais simbols), kas un kad atzīmēja rēķina izrakstīšanu, apmaksu, maksājuma saņemšanu vai strīdu, piezīmes par strīdu, AP2 ieraksti | līgums; leģitīmās intereses nodrošināt darījumu pierādāmību un krāpšanas novēršanu (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) | 10 gadi no Darījuma noslēgšanas; pēc konta dzēšanas personu vārdi un kontaktinformācija tiek aizstāti ar iekšēju identifikatoru |
| Audita ķēde un drošība (ļaunprātīgas izmantošanas novēršana, incidentu izmeklēšana, Darījumu pierādīšana) | kas un kad veica darbību, darbības saturs, tehniskie ieraksti, IP adrese darbības žurnālos | leģitīmās intereses nodrošināt drošību, integritāti un darbību pierādāmību (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) | Audita ķēdes ieraksti, Apliecinājumi un AP2 ieraksti — 10 gadi no izveides; pēc konta dzēšanas — pseidonimizētā veidā (vārda un e-pasta adreses vietā tikai iekšējs identifikators), jo Audita ķēdi nevar grozīt; darbības žurnāli — ne ilgāk kā 90 dienas |
| Rēķinu izrakstīšana un grāmatvedība (maksas funkcijas) | identifikācijas un rēķina dati, kontaktpersona | juridisks pienākums (6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) | 10 gadi (Likums Nr. 235/2004 Sb. par pievienotās vērtības nodokli un Likums Nr. 563/1991 Sb. par grāmatvedību) |
| Maksājumi un atgādinājumi (maksājumu sasaiste ar rēķiniem, maksājums ar karti, automātiskā apmaksa) | maksājuma un maksātāja konta dati, kartes zīmols un pēdējie 4 cipari, nosūtītās e-pasta vēstules | līguma izpilde (6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) un juridisks pienākums (6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) | grāmatvedības ierakstiem — 10 gadi; saglabātā karte — līdz tās noņemšanai |
| Paziņojumi par nelikumīgu saturu un sūdzības saskaņā ar Digitālo pakalpojumu aktu | paziņotāja vai sūdzības iesniedzēja vārds, uzvārds un e-pasta adrese, paziņojuma saturs, lēmums un tā pamatojums | juridisks pienākums saskaņā ar Regulas (ES) 2022/2065 16. un 17. pantu (6. panta 1. punkta c) apakšpunkts); attiecībā uz sūdzībām — leģitīmās intereses tās izskatīt (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) | 3 gadi pēc izskatīšanas |
| Potenciālo piegādātāju datubāze un to uzrunāšana (B2B) | uzņēmumu dati no publiskiem reģistriem; vispārīgā uzņēmumu kontaktinformācija no to tīmekļvietnēm (piemēram, info@, reģistratūras tālrunis); tās personas vārds, uzvārds un darba kontaktinformācija, kuru mums norāda pats uzņēmums; ieraksts par zvanu un uzrunāšanas rezultātu | leģitīmās intereses piedāvāt sadarbību uzņēmumiem (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts); uzņēmumus uzrunājam pa tālruni un ielūgumu pa e-pastu nosūtām tikai ar to piekrišanu (Likuma Nr. 480/2004 Sb. 7. pants) | līdz iebilduma iesniegšanai vai 3 gadus no pēdējā kontakta; iebilduma gadījumā saglabājam tikai informāciju par to, ka uzņēmums nevēlas, lai ar to sazinātos |
| Saziņa ar jums (atbalsts, jautājumi) | vārds, uzvārds, e-pasta adrese, saziņas saturs | līgums vai leģitīmās intereses | 3 gadi pēc izskatīšanas |
| Komerciāli paziņojumi esošajiem klientiem par līdzīgiem pakalpojumiem | darba e-pasta adrese | Likuma Nr. 480/2004 Sb. 7. panta 3. daļa; leģitīmās intereses; katrā paziņojumā ir iespēja atteikties no turpmāku paziņojumu saņemšanas | līdz atteikumam |
Piezīme par tiesisko pamatu: ja norādām „līgums”, tas nozīmē VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunktu, ja jūs pats esat līguma puse (fiziska persona, kas veic saimniecisko darbību). Ja jūs darbojaties Organizācijas vārdā kā darbinieks vai cita persona, tiesiskais pamats ir mūsu leģitīmās intereses izpildīt līgumu ar Organizāciju (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).
Datus, kurus apstrādājam kā apstrādātājs (2. sadaļa), glabājam saskaņā ar Organizācijas norādījumiem un Datu apstrādes līgumu; uz Saņemšanas adresi nosūtītās vēstules (sūtītājs, temats, saņemšanas laiks, pielikumi) tiek dzēstas pēc 90 dienām, savukārt importētie piedāvājumi saglabājas.
4. Avoti
- jūs reģistrācijas un Platformas lietošanas laikā vai jūsu Organizācijas administrators (kolēģa uzaicinājums);
- Organizācija un tās Integrācijas (vēstules uz Saņemšanas adresi, pieslēgtās sistēmas);
- Darījuma otrā puse (Piegādātāja Maksājuma rekvizīti, rēķina dati un Norēķina statusi);
- publiski avoti: Čehijas Statistikas biroja Ekonomisko subjektu reģistrs, ARES, komercreģistrs un uzņēmumu publiskās tīmekļvietnes — tikai vispārīgā uzņēmumu kontaktinformācija;
- uzņēmums, kuru uzrunājam, ja tas pats mums norāda kontaktpersonu.
5. Saņēmēji
- Darījuma otrā puse — pēc Darījuma noslēgšanas Pircējs un Piegādātājs redz viens otra uzņēmuma nosaukumu, kontaktu e-pasta adresi un tālruni, lai varētu izpildīt Darījumu; Pircējs redz arī Piegādātāja Maksājuma rekvizītus un rēķina datus, un abas puses redz Norēķina statusus un piezīmes par strīdu. Pirms Darījuma noslēgšanas otrā puse jūsu identitāti neredz.
- Jūsu Organizācijas administrators — Organizācijas audita ierakstos redz, kas un kad veica darbību.
- Apstrādātāji, kas mūsu uzdevumā nodrošina pakalpojuma darbību (ar līgumu saistīti saskaņā ar VDAR 28. pantu):
Aktuālais saraksts tiek uzturēts Datu apstrādes līgumā.Apstrādātājs Mērķis Atrašanās vieta / garantijas Railway Corporation lietotnes un datubāzes mitināšana, rezerves kopijas ASV / ES; ES līguma standartklauzulas vai EU-U.S. Data Privacy Framework Anthropic, PBC nestrukturētu cenrāžu (PDF, teksts) pārveidošana tabulās — tikai tad, ja izmantojat šo funkciju ASV; līguma standartklauzulas; dati netiek izmantoti modeļu apmācībai e-pasta saņemšanas pakalpojuma sniedzējs (konkrētais pakalpojuma sniedzējs tiks iekļauts šajā sarakstā pirms funkcijas ieviešanas) uz Saņemšanas adresēm nosūtīto vēstuļu saņemšana un nodošana Platformai tiks norādīts kopā ar pakalpojuma sniedzēju; nosūtīšana ārpus EEZ tikai ar garantijām saskaņā ar VDAR V nodaļu e-pasta pakalpojuma sniedzējs (SMTP) rēķinu, atgādinājumu un pakalpojuma ziņojumu piegāde (adresāta adrese un ziņojuma saturs) ES - Maksājumu pakalpojumi kā patstāvīgi pārziņi, ja tos izmantojat: Stripe Payments Europe, Ltd. (Īrija) apstrādā maksājumus ar karti un glabā karti automātiskajai apmaksai — kartes numuru jūs ievadāt tieši Stripe sistēmā; mēs to nekad neredzam un neglabājam (mums zināms tikai zīmols, pēdējie 4 cipari un derīguma termiņš); Raiffeisenbank a.s. apkalpo mūsu kontu un sniedz datus par ienākošajiem maksājumiem (summa, variabilais simbols, maksātāja vārds vai nosaukums un konta numurs, ziņojums saņēmējam), kurus mēs sasaistām ar rēķiniem.
- Jūsu Organizācijas izvēlētās sistēmas — pēc Organizācijas norādījuma mēs nosūtām datus uz tās Webhook galapunktiem un piesakāmies tās pieslēgtajās sistēmās (ERP, produktu plūsmas). Šie saņēmēji nav mūsu apstrādātāji; par to veikto apstrādi atbild Organizācija.
- Valsts iestādes, ja to nosaka tiesību akti.
Mēs nepārdodam personas datus un neizmantojam tos trešo personu reklāmai.
6. Nosūtīšana ārpus EEZ
Daži apstrādātāji atrodas ASV. Nosūtīšana notiek, pamatojoties uz Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību (EU-U.S. Data Privacy Framework) attiecībā uz sertificētiem saņēmējiem, pretējā gadījumā — uz līguma standartklauzulām, kas apstiprinātas ar Komisijas Īstenošanas lēmumu (ES) 2021/914, ar papildu pasākumiem (šifrēšana pārsūtīšanas laikā un glabāšanā, datu minimizēšana). Garantiju kopija ir pieejama pēc pieprasījuma.
7. Automatizēta lēmumu pieņemšana
Platformas aģenti automātiski ved sarunas par cenām un noteikumiem starp uzņēmumiem saskaņā ar uzņēmumu noteiktām kārtulām. Šie lēmumi attiecas uz uzņēmumu komercnoteikumiem, nevis uz fiziskām personām, un tie VDAR 22. panta izpratnē nerada attiecībā uz jums tiesiskas sekas un līdzīgā veidā būtiski jūs neietekmē. Mēs neveicam fizisku personu profilēšanu. Skatīt Mākslīgā intelekta pārvaldības paziņojumu.
8. Drošība
Paroles tiek glabātas tikai kā jaucējvērtības (Argon2id), pieteikšanās sesijas un API atslēgas — tikai kā jaucējvērtības, pieteikšanās ir aizsargāta ar drošām sīkdatnēm un pieprasījumu izcelsmes pārbaudi, saziņa ir šifrēta (HTTPS), pieslēgto sistēmu piekļuves dati ir šifrēti (AES-256-GCM), piekļuve ir ierobežota atbilstoši lomām un Organizācijām, un svarīgas darbības tiek ierakstītas nemainīgā Audita ķēdē. Sīkāka informācija ir sniegta dokumentā Drošība un uzticamība.
9. Jūsu tiesības
Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, tiesības uz to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu un pārnesamību, kā arī tiesības iebilst pret apstrādi, kuras pamatā ir leģitīmās intereses, — tostarp iebilst pret uzrunāšanu kā potenciālajam piegādātājam un pret komerciāliem paziņojumiem; šādus iebildumus mēs vienmēr ievērojam. Organizācijas administrators var tieši lietotnē eksportēt Organizācijas datus (JSON) un dzēst Lietotāja kontu vai visu Organizāciju. Citus pieprasījumus sūtiet uz inquiry@negotiq.synqflows.com; mēs uz tiem atbildam bez nepamatotas kavēšanās, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā. Mums nav jāizpilda dzēšanas pieprasījums tiktāl, ciktāl dati mums ir nepieciešami juridiska pienākuma izpildei vai likumīgu prasību celšanai, īstenošanai vai aizstāvēšanai (VDAR 17. panta 3. punkts); tāpēc pēc konta dzēšanas Audita ķēdes ieraksti, Apliecinājumi un AP2 ieraksti tiek tikai pseidonimizēti. Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību Čehijas Personas datu aizsardzības birojā (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) vai tās ES dalībvalsts uzraudzības iestādē, kurā ir jūsu pastāvīgā dzīvesvieta vai darbavieta.
10. Vai datu sniegšana ir obligāta?
Dati, kas nepieciešami konta izveidei, ir līgumā noteikta prasība, un rēķina dati ir arī likumā noteikta prasība; bez tiem Platformu nevar izmantot. Visu pārējo datu sniegšana ir brīvprātīga.
11. Sīkdatnes
Mēs izmantojam tikai obligāti nepieciešamās sīkdatnes un pārlūkprogrammas lokālo krātuvi. Skatīt Sīkdatņu politiku.
12. Izmaiņas
Mēs varam atjaunināt šo politiku un par būtiskām izmaiņām informēsim jūs Platformā vai pa e-pastu. Aktuālā versija vienmēr ir pieejama šajā lapā.