Tšekinkielinen versio (sitova)
Kieli: Suomi
ČeštinaEnglishБългарскиDanskDeutschΕλληνικάEspañolEestiSuomiFrançaisHrvatskiMagyarItalianoLietuviųLatviešuNorsk bokmålNederlandsPolskiPortuguêsRomânăSlovenčinaSlovenščinaSvenska

Henkilötietojen käsittelysopimus

Käyttöehtojen liite · voimassa 2026-10-06 alkaen · Suomenkielinen käännös; tšekinkielinen versio on ratkaiseva

Tämä asetuksen (EU) 2016/679 (”yleinen tietosuoja-asetus”) 28 artiklan mukainen sopimus tehdään Negotiq-alustaa käyttävän Organisaation (”Rekisterinpitäjä”) ja yhtiön SynQflows, s.r.o., yritystunnus 23685450, Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (”Käsittelijä”) välillä, ja se on osa Käyttöehtoja. Sopimus syntyy Käyttöehtojen hyväksymisellä ja on voimassa Sopimuksen voimassaoloajan. Isolla alkukirjaimella kirjoitetuilla termeillä on Käyttöehdoissa määritelty merkitys.

1. Käsittelyn kohde ja laajuus

Kohdesellaisten henkilötietojen käsittely, jotka Rekisterinpitäjä tai sen Käyttäjät tallentavat Alustalle tai jotka Alusta vastaanottaa tai lähettää niiden ohjeesta: Käyttäjän sisältö (Tarjouspyynnöt, eritelmät, liitteet, hinnastot, kollegoiden ja yhteyshenkilöiden tiedot), Vastaanotto-osoitteeseen lähetetyt viestit, liitettyjen järjestelmien käyttäjätunnukset ja niistä haetut tiedot sekä Rekisterinpitäjän Webhookeihin lähetetyt tiedot
Luonne ja tarkoitustallentaminen, saataville asettaminen valtuutetuille henkilöille ja neuvottelujen vastapuolille, hinnastojen tuonti ja muuntaminen, sähköpostiviestien vastaanottaminen ja arviointi, tietojen hakeminen liitetyistä järjestelmistä, tilausten vienti, ilmoitusten lähettäminen Webhookeihin, varmuuskopiointi ja muu Alustan tarjoamiseksi tarvittava tekninen käsittely
RekisteröidytRekisterinpitäjän työntekijät ja muut työn suorittajat; sen liikekumppanien yhteyshenkilöt; Vastaanotto-osoitteeseen lähetettyjen viestien lähettäjät; henkilöt, joiden tietoja sisältyy liitetystä järjestelmästä haettuun hinnastoon
Tietoryhmättunniste- ja yhteystiedot (nimi, työsähköposti, puhelinnumero, asema); sähköpostiviestien tiedot (lähettäjä, vastaanottaja, aihe, vastaanottoaika, lähettäjän todennuksen tulokset) ja niiden liitteet; liitettyjen järjestelmien kirjautumistiedot; muut tiedot, jotka Rekisterinpitäjä sisällyttää sisältöön. Rekisterinpitäjä ei tallenna erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja eikä rikostuomioihin liittyviä tietoja
KestoSopimuksen voimassaoloajan ja 8 artiklan mukaiseen poistamiseen asti; Vastaanotto-osoitteeseen vastaanotetut viestit 90 päivää vastaanottamisesta; Webhookien toimitustietueet enintään 90 päivää

2. Rekisterinpitäjän ohjeet

  1. Käsittelijä käsittelee henkilötietoja ainoastaan Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siltä osin kuin on kyse siirroista kolmansiin maihin. Ohjeet annetaan Käyttöehdoilla, tällä sopimuksella ja Alustan asetuksilla; määrittämällä Integraation (Vastaanotto-osoite, ERP-liitäntä, Webhook, kolmannen osapuolen agentin API-avain) Rekisterinpitäjä antaa ohjeen käsittelyyn siinä laajuudessa kuin Integraatio edellyttää. Muita ohjeita antaa Organisaation pääkäyttäjä tekstimuodossa.
  2. Jos Käsittelijä katsoo, että ohje rikkoo yleistä tietosuoja-asetusta tai muita tietosuojasäännöksiä, se ilmoittaa siitä Rekisterinpitäjälle välittömästi eikä sen tarvitse noudattaa ohjetta ennen Rekisterinpitäjän vastausta.
  3. Jos unionin oikeus tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellyttää Käsittelijältä tietojen käsittelyä, se ilmoittaa siitä Rekisterinpitäjälle etukäteen, paitsi jos kyseinen lainsäädäntö kieltää sen (yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan a alakohta).
  4. Käsittelijä ei käsittele Rekisterinpitäjän henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Anonymisoidut ja kootut tilastot (Käyttöehtojen 11 artiklan 2 kohta) eivät sisällä henkilötietoja. Auditointiketjun merkintöjä, Vahvistuksia ja AP2-tietueita Käsittelijä käsittelee itsenäisenä rekisterinpitäjänä Tietosuojaselosteen mukaisesti eikä tämän sopimuksen mukaisesti.
  5. Rekisterinpitäjä vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta, rekisteröityjen informoinnista sekä siitä, että sillä on oikeus tallentaa henkilötiedot Alustalle ja myöntää pääsy liitettyihin järjestelmiin.

3. Käsittelijän velvollisuudet

  1. Käsittelijä varmistaa, että henkilötietoja käsittelemään valtuutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai että heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
  2. Käsittelijä toteuttaa liitteessä 1 kuvatut yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Se voi muuttaa niitä edellyttäen, että tietoturvan kokonaistaso ei heikkene.
  3. Käsittelijä avustaa Rekisterinpitäjää rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa ensisijaisesti Alustan työkaluilla (tietojen vienti JSON-muodossa, tietojen oikaisu, Käyttäjän tilin tai Organisaation poistaminen). Suoraan rekisteröidyltä saamansa pyynnön se toimittaa Rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä eikä itse vastaa siihen asiasisällöltään.
  4. Käsittelijä avustaa Rekisterinpitäjää yleisen tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaisten velvollisuuksien noudattamisessa (tietoturva, tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen, vaikutustenarviointi ja ennakkokuuleminen) ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja sen käytettävissä olevat tiedot.

4. Alikäsittelijät

  1. Rekisterinpitäjä antaa Käsittelijälle yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Ajantasainen luettelo:
    AlikäsittelijäToimintoSijainti, suojatoimet
    Railway Corporationsovelluksen ja tietokannan ylläpito (hosting), varmuuskopiotUSA / EU; vakiosopimuslausekkeet (moduuli 3) tai EU-U.S. Data Privacy Framework
    Anthropic, PBCrakenteettomien hinnastojen muuntaminen taulukoiksi (vain toimintoa käytettäessä)USA; vakiosopimuslausekkeet (moduuli 3); ei mallien kouluttamista tiedoilla
    sähköpostin vastaanottopalvelun tarjoaja (tarjoaja lisätään tähän luetteloon ennen toiminnon käyttöönottoa)Vastaanotto-osoitteisiin lähetettyjen viestien vastaanottaminen ja välittäminen Alustalleilmoitetaan tarjoajan yhteydessä; siirrot ETA-alueen ulkopuolelle vain 7 artiklan mukaisin suojatoimin
    sähköpostipalvelun tarjoaja (SMTP)laskujen, maksumuistutusten ja palveluviestien toimittaminen (vastaanottajan osoite ja viestin sisältö)EU
  2. Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle aiotusta alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta vähintään 14 päivää etukäteen Alustalla tai sähköpostitse Organisaation pääkäyttäjälle. Rekisterinpitäjä voi tämän määräajan kuluessa vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä. Osapuolet pyrkivät löytämään ratkaisun; jos sitä ei löydy, Rekisterinpitäjä voi irtisanoa Sopimuksen ilman seuraamuksia siten, että irtisanominen tulee voimaan ennen alikäsittelijän käyttöönottoa.
  3. Käsittelijä asettaa alikäsittelijöille sopimuksella samat tietosuojavelvoitteet, jotka sillä on tämän sopimuksen mukaan, mukaan lukien riittävät takeet teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta, ja vastaa Rekisterinpitäjälle niiden velvoitteiden täyttämisestä (yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 4 kohta).
  4. Rekisterinpitäjän itse valitsemat järjestelmät (liitetyt ERP-järjestelmät, tuotesyötteet, Webhookien päätepisteet ja kolmansien osapuolten agentit) eivät ole Käsittelijän alikäsittelijöitä; Käsittelijä välittää tietoja niille Rekisterinpitäjän ohjeesta.

5. Henkilötietojen tietoturvaloukkaus

  1. Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon loukkauksesta, sähköpostitse Organisaation pääkäyttäjälle ja Alustalla.
  2. Ilmoitus sisältää ne yleisen tietosuoja-asetuksen 33 artiklan 3 kohdassa tarkoitetut tiedot, jotka ovat Käsittelijän käytettävissä (loukkauksen luonne, rekisteröityjen ja tietueiden ryhmät ja arvioitu lukumäärä, yhteyspiste, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet); tiedot, jotka eivät vielä ole tiedossa, toimitetaan vaiheittain.
  3. Käsittelijä toteuttaa viipymättä toimenpiteet loukkauksen korjaamiseksi ja sen vaikutusten lieventämiseksi, tekee yhteistyötä Rekisterinpitäjän kanssa ja dokumentoi loukkauksen. Ilmoitus ei ole vastuun myöntämistä.

6. Tiedot ja auditoinnit

  1. Käsittelijä antaa Rekisterinpitäjän saataville tiedot, jotka ovat tarpeen yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, ensisijaisesti Tietoturva ja luotettavuus -asiakirjan avulla ja vastaamalla kohtuulliseen tietoturvakyselyyn.
  2. Jos nämä tiedot eivät ole riittäviä, Käsittelijä sallii Rekisterinpitäjän tai sellaisen riippumattoman, salassapitovelvollisen tarkastajan suorittaman auditoinnin, joka ei ole Käsittelijän kilpailija, vähintään 30 päivän ennakkoilmoituksella, enintään kerran kalenterivuodessa (paitsi tietoturvaloukkauksen sattuessa tai valvontaviranomaisen pyynnöstä), Rekisterinpitäjän kustannuksella, ilman pääsyä muiden asiakkaiden tietoihin ja vaarantamatta niiden turvallisuutta.
  3. Tämä ei rajoita valvontaviranomaisten tutkintavaltuuksia.

7. Siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

  1. Siirrot kolmansiin maihin tapahtuvat ainoastaan yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisin suojatoimin.
  2. Jos Käsittelijä siirtää henkilötietoja alikäsittelijälle kolmanteen maahan, josta ei ole tehty tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä (tai jos vastaanottaja ei ole sertifioitu EU-U.S. Data Privacy Framework -kehyksen mukaisesti), se tekee alikäsittelijän kanssa komission täytäntöönpanopäätöksen (EU) 2021/914 mukaiset vakiosopimuslausekkeet, moduuli 3 (siirto käsittelijältä käsittelijälle), arvioi vastaanottajamaan oikeudellisen ympäristön ja toteuttaa täydentäviä toimenpiteitä (erityisesti salaus siirron aikana ja tallennettuna sekä tietojen minimointi).
  3. Rekisterinpitäjä antaa täten luvan tällaisiin siirtoihin. Käsittelijä toimittaa pyynnöstä jäljennöksen suojatoimista; kaupalliset ehdot voidaan peittää.

8. Tietojen poistaminen ja palauttaminen

  1. Sopimuksen voimassaoloaikana Rekisterinpitäjä voi milloin tahansa viedä Organisaation tiedot JSON-muodossa ja poistaa tietoja itse.
  2. Sopimuksen päätyttyä Käsittelijä Rekisterinpitäjän valinnan mukaan palauttaa (vienti) tai poistaa henkilötiedot, myös niiden jäljennökset, 30 päivän kuluessa, paitsi jos lainsäädäntö edellyttää niiden säilyttämistä edelleen. Varmuuskopiot korvataan tavanomaisessa kierrossa viimeistään 90 päivän kuluessa; siihen asti ne ovat suojattuja eikä niitä käytetä.
  3. Vastaanotto-osoitteeseen vastaanotetut viestit poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua. Käsittelijä lopettaa liitetyn järjestelmän käyttäjätunnusten käytön heti, kun liitäntä on poistettu, ja poistaa ne viimeistään 2 kohdan mukaisesti.
  4. Tätä artiklaa ei sovelleta 2 artiklan 4 kohdan toisessa ja kolmannessa virkkeessä tarkoitettuihin tietueisiin.

9. Vastuu, etusijajärjestys ja sovellettava laki

Osapuolten vastuu määräytyy yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan ja Käyttöehtojen mukaan, mukaan lukien niiden rajoitukset siltä osin kuin laki sen sallii. Henkilötietojen suojaa koskevissa asioissa tämä sopimus on etusijalla Käyttöehtoihin nähden. Tähän sopimukseen sovelletaan Tšekin tasavallan lakia.

Liite 1 — Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Yksityiskohtaisempi kuvaus on Tietoturva ja luotettavuus -asiakirjassa.