Privatumo politika
Šioje politikoje paaiškinama, kaip SynQflows, s.r.o., įmonės kodas 23685450, buveinės adresas Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 (toliau – mes arba Operatorius), tvarko asmens duomenis, susijusius su platforma Negotiq (toliau – Platforma), pagal Reglamentą (ES) 2016/679 (toliau – BDAR) ir Čekijos Respublikos įstatymą Nr. 110/2019 Sb. dėl asmens duomenų tvarkymo. Didžiąja raide rašomos sąvokos turi Paslaugų teikimo sąlygose joms suteiktą reikšmę.
1. Duomenų valdytojas ir kontaktai
Asmens duomenų valdytojas yra Operatorius. Asmens duomenų apsaugos klausimais kreipkitės adresu inquiry@negotiq.synqflows.com arba raštu buveinės adresu. Duomenų apsaugos pareigūno nesame paskyrę, nes tokia prievolė mums netaikoma.
Platforma skirta įmonėms. Dauguma duomenų yra susiję su įmonėmis (pavadinimas, įmonės kodas, kainos, pasiūlymai) ir nėra asmens duomenys. Asmens duomenys visų pirma yra duomenys apie žmones, kurie Platformoje veikia įmonių vardu, savarankiškai dirbančių fizinių asmenų duomenys (pvz., jų banko sąskaitos rekvizitai) ir įmonių, į kurias kreipiamės, darbuotojų kontaktiniai duomenys.
2. Kada esame duomenų valdytojas, o kada – duomenų tvarkytojas
- Kaip duomenų valdytojas tvarkome duomenis apie žmones, kurie naudojasi Platforma Organizacijų vardu, duomenis, reikalingus Platformai teikti, Atsiskaitymui ir Sandoriams įrodyti, sąskaitoms išrašyti ir saugumui užtikrinti, taip pat duomenis apie potencialius tiekėjus (3 skyrius).
- Kaip duomenų tvarkytojas Organizacijos, kuri yra duomenų valdytoja, vardu tvarkome asmens duomenis, esančius Naudotojo turinyje (pvz., kontaktinis asmuo specifikacijoje ar priede), į El. laiškų gavimo adresą išsiųstuose laiškuose, prisijungimo prie prijungtų sistemų (ERP) duomenyse ir iš jų gautuose duomenyse bei duomenyse, kuriuos Organizacijos nurodymu siunčiame jos Webhook pranešimais. Tai reglamentuoja Duomenų tvarkymo sutartis; su prašymais dėl šių duomenų kreipkitės į atitinkamą Organizaciją.
3. Kokie duomenys, kodėl, kokiu pagrindu ir kiek laiko
| Tikslas | Duomenys | Teisinis pagrindas | Saugojimo terminas |
|---|---|---|---|
| Registracija ir paskyros tvarkymas, prisijungimas, vaidmenys ir teisės | vardas ir pavardė, darbo el. pašto adresas, Organizacija ir vaidmuo, slaptažodžio ir atkūrimo kodo maišos, prisijungimo seansai (tik žetono maiša ir galiojimo laikas), nesėkmingų bandymų prisijungti skaičius | sutartis (BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas), žr. pastabą po lentele | paskyros galiojimo laikotarpiu; seansai – 30 dienų; panaikinus paskyrą duomenys ištrinami arba anonimizuojami |
| Paslaugų teikimo sąlygų ir kitų dokumentų priėmimo įrašai | dokumentas, versija, priėmimo laikas, IP adreso maiša, naršyklės identifikavimo duomenys | teisėtas interesas įrodyti Sutarties sudarymą ir turinį (6 straipsnio 1 dalies f punktas) | Sutarties galiojimo laikotarpiu ir 4 metus po jos pasibaigimo |
| Platformos teikimas: Užklausos, Agentų derybos, Sandoriai, Patvirtinimai, pranešimai, Integracijos | asmens, sukūrusio Užklausą, patvirtinusio Pasiūlymą ar nustačiusio Integraciją, tapatybė; kitai šaliai sudarius Sandorį atskleisti kontaktiniai duomenys | sutartis; teisėtas interesas užtikrinti sandorių įrodomumą (f punktas) | paskyros galiojimo laikotarpiu; ją panaikinus duomenys ištrinami arba anonimizuojami, išskyrus eilutėje „Audito grandinė“ nurodytus įrašus |
| Sandorių atsiskaitymas | Tiekėjo Mokėjimo duomenys (savarankiškai dirbančių fizinių asmenų atveju – asmens duomenys), sąskaitos faktūros duomenys (numeris, suma, mokėjimo terminas, kintamasis simbolis), kas ir kada pažymėjo sąskaitos išrašymą, apmokėjimą, mokėjimo gavimą ar ginčą, pastabos dėl ginčo, AP2 įrašai | sutartis; teisėtas interesas užtikrinti sandorių įrodomumą ir apsaugą nuo sukčiavimo (f punktas) | 10 metų nuo Sandorio sudarymo; panaikinus paskyrą asmenų vardai, pavardės ir kontaktai pakeičiami vidiniu identifikatoriumi |
| Audito grandinė ir saugumas (apsauga nuo piktnaudžiavimo, incidentų tyrimas, Sandorių įrodymas) | kas ir kada atliko veiksmą, veiksmo turinys, techniniai įrašai, IP adresas veikimo žurnaluose | teisėtas interesas užtikrinti veiksmų saugumą, vientisumą ir įrodomumą (f punktas) | Audito grandinės įrašai, Patvirtinimai ir AP2 įrašai – 10 metų nuo sukūrimo; panaikinus paskyrą – pseudonimizuoti (vietoj vardo, pavardės ir el. pašto adreso – tik vidinis identifikatorius), nes Audito grandinės pakeisti negalima; veikimo žurnalai – ne ilgiau kaip 90 dienų |
| Sąskaitų išrašymas ir buhalterinė apskaita (mokamos funkcijos) | identifikaciniai ir sąskaitų išrašymo duomenys, kontaktinis asmuo | teisinė prievolė (c punktas) | 10 metų (Čekijos Respublikos įstatymas Nr. 235/2004 Sb. dėl pridėtinės vertės mokesčio ir įstatymas Nr. 563/1991 Sb. dėl buhalterinės apskaitos) |
| Mokėjimai ir priminimai (mokėjimų susiejimas, mokėjimas kortele, automatinis mokėjimas) | mokėjimo ir mokėtojo sąskaitos duomenys, kortelės prekės ženklas ir paskutiniai 4 skaitmenys, išsiųsti el. laiškai | sutarties vykdymas (6 straipsnio 1 dalies b punktas) ir teisinė prievolė (c punktas) | apskaitos įrašai – 10 metų; išsaugota kortelė – iki jos pašalinimo |
| Pranešimai apie neteisėtą turinį ir skundai pagal Skaitmeninių paslaugų aktą | pranešėjo ar skundo pateikėjo vardas, pavardė ir el. pašto adresas, pranešimo turinys, sprendimas ir jo motyvai | teisinė prievolė pagal Reglamento (ES) 2022/2065 16 ir 17 straipsnius (c punktas); skundų atveju – teisėtas interesas juos išnagrinėti (f punktas) | 3 metus nuo išnagrinėjimo |
| Potencialių tiekėjų duomenų bazė ir kreipimasis į juos (B2B) | įmonių duomenys iš viešųjų registrų; bendrieji įmonių kontaktai iš jų interneto svetainių (pvz., info@, registratūros telefonas); asmens, kurį mums nurodo pati įmonė, vardas, pavardė ir darbo kontaktai; pokalbio ir kreipimosi rezultato įrašas | teisėtas interesas siūlyti įmonėms bendradarbiavimą (f punktas); į įmones kreipiamės telefonu, o kvietimą el. paštu siunčiame tik gavę jų sutikimą (Čekijos Respublikos įstatymo Nr. 480/2004 Sb. 7 paragrafas) | iki prieštaravimo pateikimo arba 3 metus nuo paskutinio kontakto; gavę prieštaravimą, pasiliekame tik informaciją, kad įmonė nenori, jog su ja būtų susisiekiama |
| Bendravimas su jumis (pagalba, užklausos) | vardas ir pavardė, el. pašto adresas, bendravimo turinys | sutartis arba teisėtas interesas | 3 metus nuo išnagrinėjimo |
| Komerciniai pranešimai esamiems klientams apie panašias paslaugas | darbo el. pašto adresas | Čekijos Respublikos įstatymo Nr. 480/2004 Sb. 7 paragrafo 3 dalis; teisėtas interesas; kiekviename pranešime suteikiama galimybė atsisakyti prenumeratos | iki prenumeratos atsisakymo |
Pastaba dėl teisinio pagrindo: kai nurodome „sutartis“, tai reiškia BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktą, jeigu pats esate sutarties šalis (savarankiškai dirbantis fizinis asmuo). Jeigu veikiate Organizacijos vardu kaip darbuotojas ar kitas asmuo, teisinis pagrindas yra mūsų teisėtas interesas vykdyti sutartį su Organizacija (6 straipsnio 1 dalies f punktas).
Duomenis, kuriuos tvarkome kaip duomenų tvarkytojas (2 skyrius), saugome pagal Organizacijos nurodymus ir Duomenų tvarkymo sutartį; į El. laiškų gavimo adresą išsiųsti laiškai (siuntėjas, tema, gavimo laikas, priedai) ištrinami po 90 dienų, o importuoti pasiūlymai išlieka.
4. Šaltiniai
- jūs – registruodamiesi ir naudodamiesi Platforma, arba jūsų Organizacijos administratorius (kolegos pakvietimas);
- Organizacija ir jos Integracijos (laiškai į El. laiškų gavimo adresą, prijungtos sistemos);
- kita Sandorio šalis (Tiekėjo Mokėjimo duomenys, sąskaitos faktūros duomenys ir Atsiskaitymo būsenos);
- vieši šaltiniai: Čekijos statistikos tarnybos ūkio subjektų registras, ARES, prekybos registras ir viešos įmonių interneto svetainės – tik bendrieji įmonių kontaktai;
- įmonė, į kurią kreipiamės, jeigu ji pati mums nurodo kontaktinį asmenį.
5. Duomenų gavėjai
- Kita Sandorio šalis – sudarius Sandorį, Pirkėjas ir Tiekėjas mato vienas kito įmonės pavadinimą, kontaktinį el. pašto adresą ir telefoną, kad galėtų įvykdyti Sandorį; be to, Pirkėjas mato Tiekėjo Mokėjimo duomenis ir sąskaitos faktūros duomenis, o abi šalys mato Atsiskaitymo būsenas ir pastabas dėl ginčo. Iki Sandorio sudarymo kita šalis jūsų tapatybės nemato.
- Jūsų Organizacijos administratorius – Organizacijos audito įrašuose mato, kas ir kada atliko veiksmą.
- Duomenų tvarkytojai, užtikrinantys mums paslaugos veikimą (sutartimi įpareigoti pagal BDAR 28 straipsnį):
Aktualus duomenų tvarkytojų sąrašas pateikiamas Duomenų tvarkymo sutartyje.Duomenų tvarkytojas Tikslas Vieta / apsaugos priemonės Railway Corporation programėlės ir duomenų bazės prieglobos paslauga, atsarginės kopijos JAV / ES; ES standartinės sutarčių sąlygos arba ES ir JAV duomenų privatumo sistema (EU-U.S. Data Privacy Framework) Anthropic, PBC nestruktūrizuotų kainoraščių (PDF, tekstas) konvertavimas į lenteles – tik jei naudojatės šia funkcija JAV; standartinės sutarčių sąlygos; duomenys nenaudojami modeliams mokyti el. laiškų gavimo paslaugos teikėjas (konkretus teikėjas bus įtrauktas į šį sąrašą prieš pradedant teikti funkciją) į El. laiškų gavimo adresus išsiųstų laiškų gavimas ir jų perdavimas Platformai bus nurodyta kartu su teikėju; perdavimas už EEE ribų – tik taikant apsaugos priemones pagal BDAR V skyrių el. pašto paslaugos teikėjas (SMTP) sąskaitų faktūrų, priminimų ir paslaugos pranešimų pristatymas (gavėjo adresas ir pranešimo turinys) ES - Mokėjimo paslaugų teikėjai kaip savarankiški duomenų valdytojai, jeigu jais naudojatės mokėdami: Stripe Payments Europe, Ltd. (Airija) apdoroja mokėjimus kortele ir išsaugo kortelę automatiniam mokėjimui – kortelės numerį įvedate tiesiogiai Stripe, mes jo nematome ir nesaugome (žinome tik prekės ženklą, paskutinius 4 skaitmenis ir galiojimo laiką); Raiffeisenbank a.s. tvarko mūsų sąskaitą ir teikia mums duomenis apie gaunamus mokėjimus (suma, kintamasis simbolis, mokėtojo pavadinimas ir sąskaitos numeris, pranešimas gavėjui), kuriuos susiejame su sąskaitomis faktūromis.
- Jūsų Organizacijos pasirinktos sistemos – Organizacijos nurodymu siunčiame duomenis jos Webhook pranešimais ir prisijungiame prie jos prijungtų sistemų (ERP, produktų duomenų srautai). Šie gavėjai nėra mūsų duomenų tvarkytojai; už jų atliekamą tvarkymą atsako Organizacija.
- Valdžios institucijos, kai to reikalauja teisės aktai.
Asmens duomenų neparduodame ir nenaudojame trečiųjų šalių reklamai.
6. Perdavimas už EEE ribų
Kai kurių duomenų tvarkytojų buveinė yra JAV. Sertifikuotiems gavėjams duomenys perduodami remiantis Komisijos sprendimu dėl tinkamumo (ES ir JAV duomenų privatumo sistema (EU-U.S. Data Privacy Framework)), kitais atvejais – remiantis standartinėmis sutarčių sąlygomis, patvirtintomis Komisijos įgyvendinimo sprendimu (ES) 2021/914, taikant papildomas priemones (šifravimą perdavimo ir saugojimo metu, duomenų kiekio mažinimą). Apsaugos priemonių kopiją pateiksime paprašius.
7. Automatizuotas sprendimų priėmimas
Platformos agentai automatiškai derasi dėl kainų ir sąlygų tarp įmonių pagal įmonių nustatytas taisykles. Šie sprendimai susiję su įmonių komercinėmis sąlygomis, o ne su fiziniais asmenimis, ir nesukelia jums teisinių pasekmių ar panašaus didelio poveikio, kaip nurodyta BDAR 22 straipsnyje. Fizinių asmenų profiliavimo neatliekame. Daugiau informacijos pateikiama DI valdysenos pareiškime.
8. Saugumas
Slaptažodžius saugome tik kaip maišas (Argon2id), prisijungimo seansus ir API raktus – tik kaip maišas, prisijungimą saugome saugiais slapukais ir užklausų kilmės tikrinimu, ryšys yra šifruojamas (HTTPS), prisijungimo prie prijungtų sistemų duomenis šifruojame (AES-256-GCM), prieiga prie duomenų ribojama pagal vaidmenis ir Organizacijas, o svarbius veiksmus įrašome į nekeičiamą Audito grandinę. Išsamiau – dokumente Saugumas ir pasitikėjimas.
9. Jūsų teisės
Turite teisę susipažinti su asmens duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, teisę į duomenų perkeliamumą ir teisę nesutikti su tvarkymu, grindžiamu teisėtu interesu, – įskaitant nesutikimą, kad į jus būtų kreipiamasi kaip į potencialų tiekėją, ir nesutikimą gauti komercinius pranešimus, kuriuos visada patenkiname. Organizacijos administratorius gali eksportuoti Organizacijos duomenis (JSON) ir panaikinti Naudotojo paskyrą arba visą Organizaciją tiesiogiai programėlėje. Kitus prašymus siųskite adresu inquiry@negotiq.synqflows.com; juos išnagrinėsime nepagrįstai nedelsdami, ne vėliau kaip per 1 mėnesį. Teisės į ištrynimą galime neįgyvendinti tiek, kiek duomenys mums reikalingi teisinei prievolei įvykdyti arba teisiniams reikalavimams pareikšti, vykdyti ar apginti (BDAR 17 straipsnio 3 dalis); todėl Audito grandinės įrašai, Patvirtinimai ir AP2 įrašai panaikinus paskyrą yra tik pseudonimizuojami. Taip pat turite teisę pateikti skundą Čekijos asmens duomenų apsaugos tarnybai (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) arba ES valstybės narės, kurioje yra jūsų įprastinė gyvenamoji vieta ar darbo vieta, priežiūros institucijai.
10. Ar duomenų pateikimas privalomas?
Paskyrai sukurti būtini duomenys yra sutartinis reikalavimas, o sąskaitų išrašymo duomenys – ir teisės aktuose nustatytas reikalavimas; be jų Platforma naudotis negalima. Kitų duomenų pateikimas yra savanoriškas.
11. Slapukai
Naudojame tik būtinuosius slapukus ir naršyklės vietinę saugyklą. Išsamiau – Slapukų politikoje.
12. Pakeitimai
Šią politiką galime atnaujinti; apie esminius pakeitimus informuosime jus Platformoje arba el. paštu. Aktuali redakcija visada pateikiama šiame puslapyje.