Политика за защита на личните данни
Настоящата политика обяснява как SynQflows, s.r.o., идентификационен № 23685450, със седалище Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 („ние“ или „Операторът“), обработва лични данни във връзка с платформата Negotiq („Платформата“) в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 („ОРЗД“) и чешкия Закон № 110/2019 Сб. за обработването на лични данни. Термините, изписани с главна буква, имат значението, определено в Общите условия.
1. Администратор и контакт
Администратор на личните данни е Операторът. По въпроси, свързани със защитата на личните данни, се свържете с нас на inquiry@negotiq.synqflows.com или писмено на адреса на седалището. Не сме определили длъжностно лице по защита на данните, тъй като нямаме такова задължение.
Платформата обслужва фирми. Повечето данни се отнасят до фирми (наименование, идентификационен номер, цени, оферти) и не са лични данни. Лични данни са най-вече данните за хората, които действат от името на фирмите в Платформата, данните на физическите лица, упражняващи стопанска дейност (например тяхната банкова сметка), и данните за контакт на лица във фирмите, към които се обръщаме.
2. Кога сме администратор и кога обработващ лични данни
- Като администратор обработваме данни за хората, които ползват Платформата от името на Организациите, данни, необходими за предоставянето на Платформата, за Уреждането и доказването на Сделките, за фактурирането и за сигурността, както и данни за потенциални доставчици (раздел 3).
- Като обработващ лични данни за Организацията, която е администратор, обработваме личните данни в Съдържанието на Потребителя (например лице за контакт в спецификация или прикачен файл), в съобщенията, изпратени до Адреса за входящи имейли, в данните за достъп до свързаните системи (ERP) и в данните, извлечени от тях, както и в данните, които по указание на Организацията изпращаме до нейните Webhook-и. Това се урежда от Споразумението за обработване на лични данни; с искания относно тези данни се обръщайте към съответната Организация.
3. Какви данни, защо, на какво основание и за какъв срок
| Цел | Данни | Правно основание | Срок на съхранение |
|---|---|---|---|
| Регистрация и поддържане на акаунт, влизане в профила, роли и права | име, служебен имейл адрес, Организация и роля, хеш на паролата и на кода за възстановяване, сесии за вход (само хеш на токена и срок на валидност), брой неуспешни опити за влизане | договор (член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД), вж. бележката под таблицата | за срока на съществуване на акаунта; сесиите — 30 дни; след закриване на акаунта данните се изтриват или анонимизират |
| Регистриране на приемането на Общите условия и другите документи | документ, версия, момент на приемане, хеш на IP адреса, идентификация на браузъра | легитимен интерес от доказване на сключването и съдържанието на Договора (член 6, параграф 1, буква е)) | за срока на действие на Договора и 4 години след прекратяването му |
| Предоставяне на Платформата: Запитвания, преговори чрез Агенти, Сделки, Потвърждения, известия, Интеграции | самоличност на лицето, което е създало Запитване, одобрило Оферта или настроило Интеграция; данни за контакт, предоставени на насрещната страна след сключване на Сделка | договор; легитимен интерес от доказуемост на сделките (член 6, параграф 1, буква е)) | за срока на съществуване на акаунта; след закриването му данните се изтриват или анонимизират, с изключение на записите, посочени в реда „Одитна верига“ |
| Уреждане на Сделките | Платежни данни на Доставчика (при физически лица, упражняващи стопанска дейност, те са лични данни), данни от фактурата (номер, сума, падеж, вариабилен символ), кой и кога е отбелязал фактурирането, плащането, получаването на плащането или спор, бележки относно спор, Записи AP2 | договор; легитимен интерес от доказуемост на сделките и от защита срещу измами (член 6, параграф 1, буква е)) | 10 години от сключването на Сделката; след закриване на акаунт имената и данните за контакт на лицата се заменят с вътрешен идентификатор |
| Одитна верига и сигурност (предотвратяване на злоупотреби, разследване на инциденти, доказване на Сделките) | кой и кога е извършил действието, съдържание на действието, технически записи, IP адрес в оперативните журнали | легитимен интерес от сигурност, интегритет и доказуемост на действията (член 6, параграф 1, буква е)) | записите от Одитната верига, Потвържденията и Записите AP2 — 10 години от създаването им; след закриване на акаунт — в псевдонимизиран вид (вместо име и имейл адрес само вътрешен идентификатор), тъй като Одитната верига не може да бъде променяна; оперативните журнали — най-много 90 дни |
| Фактуриране и счетоводство (платени функции) | идентификационни данни и данни за фактуриране, лице за контакт | законово задължение (член 6, параграф 1, буква в)) | 10 години (чешкия Закон № 235/2004 Сб. за данъка върху добавената стойност и чешкия Закон № 563/1991 Сб. за счетоводството) |
| Плащания и напомняния (съпоставяне на плащания, плащане с карта, автоматично плащане) | данни за плащането и за сметката на платеца, марка на картата и последните 4 цифри, изпратени имейли | изпълнение на договор (член 6, параграф 1, буква б)) и законово задължение (член 6, параграф 1, буква в)) | 10 години за счетоводните записи; запазената карта — до премахването ѝ |
| Уведомления за незаконно съдържание и жалби съгласно Акта за цифровите услуги | име и имейл адрес на подаващия уведомлението или жалбоподателя, съдържание на уведомлението, решението и неговите мотиви | законово задължение по членове 16 и 17 от Регламент (ЕС) 2022/2065 (член 6, параграф 1, буква в)); при жалбите — легитимен интерес от тяхното разглеждане (член 6, параграф 1, буква е)) | 3 години от приключването |
| База данни на потенциални доставчици и обръщане към тях (B2B) | данни за фирмите от публичните регистри; общи фирмени данни за контакт от техните уебсайтове (например info@, телефон на рецепцията); име и служебни данни за контакт на лице, които фирмата сама ни е предоставила; запис за разговора и резултата от обръщането | легитимен интерес от предлагане на сътрудничество на фирми (член 6, параграф 1, буква е)); обръщаме се към фирмите по телефона, а покана по имейл изпращаме само с тяхно съгласие (§ 7 от чешкия Закон № 480/2004 Сб.) | до подаване на възражение или до 3 години от последния контакт; при възражение запазваме само информацията, че фирмата не желае да бъде търсена |
| Комуникация с вас (поддръжка, запитвания) | име, имейл адрес, съдържание на комуникацията | договор или легитимен интерес | 3 години от приключването |
| Търговски съобщения до съществуващи клиенти относно сходни услуги | служебен имейл адрес | § 7, ал. 3 от чешкия Закон № 480/2004 Сб.; легитимен интерес; всяко съобщение съдържа възможност за отписване | до отписването |
Бележка относно правното основание: Когато посочваме „договор“, става дума за член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД, ако вие самите сте страна по договора (физическо лице, упражняващо стопанска дейност). Ако действате от името на Организация като служител или друго лице, правното основание е нашият легитимен интерес от изпълнението на договора с Организацията (член 6, параграф 1, буква е)).
Данните, които обработваме като обработващ лични данни (раздел 2), съхраняваме съгласно указанията на Организацията и Споразумението за обработване на лични данни; съобщенията, изпратени до Адреса за входящи имейли (подател, тема, време на получаване, прикачени файлове), изтриваме след 90 дни, а импортираните оферти се запазват.
4. Източници на данните
- от вас при регистрацията и ползването на Платформата или от Администратора на вашата Организация (покана до колега);
- от Организацията и от нейните Интеграции (съобщения до Адреса за входящи имейли, свързани системи);
- от насрещната страна по Сделката (Платежни данни на Доставчика, данни от фактурата и състояния на Уреждането);
- от публични източници: Регистъра на икономическите субекти на Чешката статистическа служба, ARES, търговския регистър и публичните уебсайтове на фирмите — само общи фирмени данни за контакт;
- от фирмата, към която се обръщаме, ако тя сама ни предостави лице за контакт.
5. Получатели
- Насрещната страна по Сделката — след сключването на Сделката Купувачът и Доставчикът виждат взаимно наименованието на фирмата, имейл адреса и телефона за контакт, за да могат да изпълнят Сделката; Купувачът вижда освен това Платежните данни и данните от фактурата на Доставчика, а двете страни виждат състоянията на Уреждането и бележките относно спор. Преди сключването на Сделката насрещната страна не вижда вашата самоличност.
- Администраторът на вашата Организация — вижда в одитните записи на Организацията кой и кога е извършил дадено действие.
- Обработващите лични данни, които осигуряват функционирането на услугата за нас (обвързани съгласно член 28 от ОРЗД):
Актуалният списък се поддържа в Споразумението за обработване на лични данни.Обработващ лични данни Цел Местоположение / гаранции Railway Corporation хостинг на приложението и базата данни, резервни копия САЩ / ЕС; стандартни договорни клаузи на ЕС или Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ (EU-U.S. Data Privacy Framework) Anthropic, PBC преобразуване на неструктурирани ценови листи (PDF, текст) в таблици — само когато използвате тази функция САЩ; стандартни договорни клаузи; данните не се използват за обучение на модели доставчик на услугата за получаване на имейли (конкретният доставчик ще бъде добавен в списъка преди пускането на функцията) получаване на съобщенията, изпратени до Адресите за входящи имейли, и предаването им на Платформата ще бъде посочено заедно с доставчика; предаване извън ЕИП само при наличие на гаранции съгласно глава V от ОРЗД доставчик на имейл услуга (SMTP) доставяне на фактури, напомняния и служебни съобщения (адрес на получателя и съдържание на съобщението) ЕС - Платежните услуги като самостоятелни администратори, когато ги използвате: Stripe Payments Europe, Ltd. (Ирландия) обработва плащанията с карта и съхранява картата за автоматично плащане — въвеждате номера на картата директно при Stripe; ние никога не го виждаме и не го съхраняваме (знаем само марката, последните 4 цифри и срока на валидност); Raiffeisenbank a.s. води нашата сметка и ни предоставя данни за входящите плащания (сума, вариабилен символ, име и номер на сметката на платеца, съобщение до получателя), които съпоставяме с фактурите.
- Системите, избрани от вашата Организация — по указание на Организацията изпращаме данни до нейните Webhook-и и влизаме в нейните свързани системи (ERP, продуктови фийдове). Тези получатели не са наши обработващи лични данни; Организацията отговаря за извършваното от тях обработване.
- Публичните органи, когато това се изисква от закона.
Не продаваме лични данни и не ги използваме за реклама на трети страни.
6. Предаване извън ЕИП
Някои обработващи лични данни са установени в САЩ. Предаването се основава на решението на Комисията относно адекватното ниво на защита (Рамка за защита на данните между ЕС и САЩ) по отношение на сертифицираните получатели, а в останалите случаи — на стандартни договорни клаузи, одобрени с Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914 на Комисията, с допълнителни мерки (криптиране при пренос и при съхранение, свеждане на данните до минимум). При поискване ще ви предоставим копие от гаранциите.
7. Автоматизирано вземане на решения
Агентите на Платформата автоматично договарят цени и условия между фирмите съгласно правила, зададени от фирмите. Тези решения се отнасят до търговските условия на фирмите, а не до физически лица, и не пораждат правни последствия за вас, нито ви засягат по сходен начин в значителна степен по смисъла на член 22 от ОРЗД. Не извършваме профилиране на физически лица. Повече подробности ще намерите в Политиката за използване на изкуствения интелект.
8. Сигурност
Паролите се съхраняват само като хеш (Argon2id), сесиите за вход и API ключовете — само като хеш, влизането в профила е защитено чрез защитени бисквитки и проверка на произхода на заявките, комуникацията е криптирана (HTTPS), данните за достъп до свързаните системи са криптирани (AES-256-GCM), достъпът до данните е ограничен според ролите и Организациите, а важните действия се вписват в непроменимата Одитна верига. Подробности ще намерите в документа Сигурност и доверие.
9. Вашите права
Имате право на достъп до личните данни, на коригиране, изтриване, ограничаване на обработването и преносимост, както и право на възражение срещу обработването на основание легитимен интерес — включително възражение срещу обръщането към вас като потенциален доставчик и срещу търговски съобщения, което винаги уважаваме. Администраторът на Организацията може да експортира данните на Организацията (JSON) и да закрие акаунт на Потребител или цялата Организация директно в приложението. Останалите искания изпращайте на inquiry@negotiq.synqflows.com; ще ги разгледаме без неоправдано забавяне и най-късно в срок от един месец. Не сме длъжни да уважим искане за изтриване, доколкото данните са ни необходими за спазване на законово задължение или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции (член 17, параграф 3 от ОРЗД); поради това записите от Одитната верига, Потвържденията и Записите AP2 след закриване на акаунта единствено се псевдонимизират. Имате право също да подадете жалба до чешката Служба за защита на личните данни (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Прага 7, uoou.gov.cz) или до надзорния орган на държавата — членка на ЕС, в която е обичайното ви местопребиваване или мястото ви на работа.
10. Задължително ли е предоставянето на данни?
Данните, необходими за създаването на акаунт, са договорно изискване, а данните за фактуриране са и законово изискване; без тях Платформата не може да бъде ползвана. Предоставянето на всички останали данни е доброволно.
11. Бисквитки
Използваме само строго необходими бисквитки и локалното хранилище на браузъра. Подробности ще намерите в Политиката за бисквитките.
12. Промени
Можем да актуализираме настоящата политика и ще ви информираме за съществените промени в Платформата или по имейл. Актуалната редакция е винаги на тази страница.