Política de Privacidade
A presente política explica a forma como SynQflows, s.r.o., n.º de identificação 23685450, com sede em Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 («nós» ou o «Operador»), trata dados pessoais no âmbito da plataforma Negotiq (a «Plataforma»), nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 («RGPD») e da Lei checa n.º 110/2019 Sb., relativa ao tratamento de dados pessoais. Os termos com inicial maiúscula têm o significado que lhes é atribuído nos Termos e Condições.
1. Responsável pelo tratamento e contacto
O responsável pelo tratamento é o Operador. Para questões relativas à proteção de dados, contacte-nos através de inquiry@negotiq.synqflows.com ou por escrito para a morada da nossa sede. Não designámos um encarregado da proteção de dados, uma vez que não estamos obrigados a fazê-lo.
A Plataforma destina-se a empresas. A maior parte dos dados diz respeito a empresas (denominação, número de identificação, preços, propostas) e não constitui dados pessoais. São dados pessoais sobretudo os dados relativos às pessoas que atuam em nome das empresas na Plataforma, os dados de empresários em nome individual (por exemplo, os seus dados bancários) e os dados de contacto de pessoas nas empresas que contactamos.
2. Quando somos responsável pelo tratamento e quando somos subcontratante
- Na qualidade de responsável pelo tratamento, tratamos os dados relativos às pessoas que utilizam a Plataforma em nome de Organizações, os dados necessários à prestação da Plataforma, à Liquidação e à prova dos Acordos, à faturação e à segurança, bem como os dados relativos a potenciais fornecedores (secção 3).
- Na qualidade de subcontratante da Organização, que é a responsável pelo tratamento, tratamos os dados pessoais contidos no Conteúdo do Utilizador (por exemplo, uma pessoa de contacto numa especificação ou num anexo), nas mensagens enviadas para o Endereço de Receção, nas credenciais de acesso a sistemas ligados (ERP) e nos dados obtidos a partir destes, bem como nos dados que, por instrução da Organização, enviamos para os seus Webhooks. Este tratamento rege-se pelo Acordo de Tratamento de Dados; os pedidos relativos a estes dados devem ser dirigidos à Organização em causa.
3. Que dados, porquê, com que fundamento e durante quanto tempo
| Finalidade | Dados | Fundamento jurídico | Prazo de conservação |
|---|---|---|---|
| Registo e gestão da conta, início de sessão, funções e permissões | nome, endereço de correio eletrónico profissional, Organização e função, hashes da palavra-passe e do código de recuperação, sessões iniciadas (apenas o hash do token e a validade), número de tentativas falhadas de início de sessão | contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD), ver a nota abaixo da tabela | durante a existência da conta; sessões, 30 dias; após a eliminação da conta, os dados são apagados ou anonimizados |
| Registo da aceitação dos Termos e Condições e de outros documentos | documento, versão, hora da aceitação, hash do endereço IP, identificação do navegador | interesse legítimo em provar a celebração e o conteúdo do Contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) | durante a vigência do Contrato e 4 anos após a sua cessação |
| Prestação da Plataforma: Pedidos, negociações dos Agentes, Acordos, Comprovativos, notificações, Integrações | identidade da pessoa que criou um Pedido, aprovou uma Proposta ou configurou uma Integração; dados de contacto comunicados à contraparte após a celebração de um Acordo | contrato; interesse legítimo na demonstrabilidade das transações (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) | durante a existência da conta; após a sua eliminação, os dados são apagados ou anonimizados, com exceção dos registos indicados na linha «Cadeia de Auditoria» |
| Liquidação de Acordos | Dados de Pagamento do Fornecedor (dados pessoais no caso de empresários em nome individual), dados da fatura (número, montante, data de vencimento, símbolo variável), quem assinalou e quando a faturação, o pagamento, a receção do pagamento ou um litígio, notas sobre o litígio, Registos AP2 | contrato; interesse legítimo na demonstrabilidade das transações e na prevenção da fraude (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) | 10 anos a contar da celebração do Acordo; após a eliminação de uma conta, os nomes e contactos das pessoas são substituídos por um identificador interno |
| Cadeia de Auditoria e segurança (prevenção de abusos, investigação de incidentes, prova dos Acordos) | quem praticou que ato e quando, conteúdo do ato, registos técnicos, endereço IP nos registos operacionais | interesse legítimo na segurança, integridade e demonstrabilidade dos atos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) | registos da Cadeia de Auditoria, Comprovativos e Registos AP2, 10 anos a contar da sua criação; após a eliminação de uma conta, sob forma pseudonimizada (um identificador interno em vez do nome e do endereço de correio eletrónico), uma vez que a Cadeia de Auditoria não pode ser alterada; registos operacionais, no máximo 90 dias |
| Faturação e contabilidade (funcionalidades pagas) | dados de identificação e de faturação, pessoa de contacto | obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) | 10 anos (Lei checa n.º 235/2004 Sb., relativa ao imposto sobre o valor acrescentado, e Lei checa n.º 563/1991 Sb., relativa à contabilidade) |
| Pagamentos e lembretes (conciliação de pagamentos, pagamento com cartão, pagamento automático) | dados do pagamento e da conta do ordenante, marca e últimos 4 dígitos do cartão, mensagens de correio eletrónico enviadas | execução do contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) e obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) | 10 anos para os registos contabilísticos; cartão guardado, até à sua remoção |
| Notificações de conteúdos ilegais e reclamações nos termos do Regulamento dos Serviços Digitais | nome e endereço de correio eletrónico do notificante ou do reclamante, conteúdo da notificação, a decisão e a respetiva fundamentação | obrigação jurídica decorrente dos artigos 16.º e 17.º do Regulamento (UE) 2022/2065 (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)); no caso das reclamações, interesse legítimo no seu tratamento (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) | 3 anos após a resolução |
| Base de dados de potenciais fornecedores e respetivo contacto (B2B) | dados das empresas provenientes de registos públicos; contactos genéricos das empresas obtidos nos respetivos sítios Web (por exemplo, info@, telefone da receção); nome e contacto profissional de uma pessoa que a própria empresa nos indique; registo da chamada e do resultado do contacto | interesse legítimo em propor cooperação a empresas (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)); contactamos as empresas por telefone e só enviamos um convite por correio eletrónico com o seu consentimento (§ 7 da Lei checa n.º 480/2004 Sb.) | até à apresentação de oposição ou até 3 anos após o último contacto; em caso de oposição, conservamos apenas a informação de que a empresa não pretende ser contactada |
| Comunicação consigo (apoio, pedidos de informação) | nome, endereço de correio eletrónico, conteúdo da comunicação | contrato ou interesse legítimo | 3 anos após a resolução |
| Comunicações comerciais a clientes existentes sobre serviços semelhantes | endereço de correio eletrónico profissional | § 7, n.º 3, da Lei checa n.º 480/2004 Sb.; interesse legítimo; cada comunicação inclui a possibilidade de cancelar a subscrição | até ao cancelamento da subscrição |
Nota sobre o fundamento jurídico: Quando indicamos «contrato», trata-se do artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD, caso seja o próprio parte no contrato (empresário em nome individual). Se atuar em nome de uma Organização como trabalhador ou outra pessoa, o fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo na execução do contrato com a Organização (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)).
Os dados que tratamos na qualidade de subcontratante (secção 2) são conservados de acordo com as instruções da Organização e com o Acordo de Tratamento de Dados; as mensagens enviadas para o Endereço de Receção (remetente, assunto, hora de receção, anexos) são apagadas decorridos 90 dias, permanecendo as propostas importadas.
4. Origem dos dados
- o próprio titular, aquando do registo e da utilização da Plataforma, ou o Administrador da sua Organização (convite a um colega);
- a Organização e as suas Integrações (mensagens para o Endereço de Receção, sistemas ligados);
- a contraparte num Acordo (Dados de Pagamento do Fornecedor, dados da fatura e estados da Liquidação);
- fontes públicas: o Registo de Entidades Económicas (Instituto Checo de Estatística), o ARES, o registo comercial e os sítios Web públicos das empresas — apenas contactos genéricos das empresas;
- a empresa que contactamos, caso esta nos indique uma pessoa de contacto.
5. Destinatários
- A contraparte no Acordo — após a celebração de um Acordo, o Comprador e o Fornecedor veem a denominação da empresa, o endereço de correio eletrónico de contacto e o telefone um do outro, para poderem executar o Acordo; o Comprador vê ainda os Dados de Pagamento e os dados da fatura do Fornecedor, e ambas as partes veem os estados da Liquidação e as notas sobre litígios. Antes da celebração do Acordo, a contraparte não vê a sua identidade.
- O Administrador da sua Organização — vê nos registos de auditoria da Organização quem praticou que ato e quando.
- Subcontratantes que asseguram o funcionamento do serviço por nossa conta (vinculados nos termos do artigo 28.º do RGPD):
A lista atualizada consta do Acordo de Tratamento de Dados.Subcontratante Finalidade Localização / garantias Railway Corporation alojamento da aplicação e da base de dados, cópias de segurança EUA / UE; cláusulas contratuais-tipo da UE ou, eventualmente, Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA Anthropic, PBC conversão de tabelas de preços não estruturadas (PDF, texto) em tabelas — apenas se utilizar esta funcionalidade EUA; cláusulas contratuais-tipo; os dados não são utilizados para treino de modelos prestador do serviço de receção de correio eletrónico (o prestador concreto será aditado a esta lista antes do lançamento da funcionalidade) receção das mensagens enviadas para os Endereços de Receção e respetiva transmissão à Plataforma a indicar juntamente com o prestador; transferências para fora do EEE apenas com as garantias previstas no capítulo V do RGPD prestador do serviço de correio eletrónico (SMTP) entrega de faturas, lembretes e mensagens de serviço (endereço do destinatário e conteúdo da mensagem) UE - Serviços de pagamento, na qualidade de responsáveis pelo tratamento autónomos, quando os utilizar: a Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) processa os pagamentos com cartão e guarda o cartão para pagamento automático — introduz o número do cartão diretamente junto da Stripe; nunca o vemos nem o armazenamos (conhecemos apenas a marca, os últimos 4 dígitos e a validade); o Raiffeisenbank a.s. gere a nossa conta e fornece-nos dados sobre os pagamentos recebidos (montante, símbolo variável, nome e número de conta do ordenante, mensagem ao beneficiário), que conciliamos com as faturas.
- Sistemas escolhidos pela sua Organização — por instrução da Organização, enviamos dados para os seus Webhooks e iniciamos sessão nos seus sistemas ligados (ERP, feeds de produtos). Estes destinatários não são nossos subcontratantes; a Organização é responsável pelo tratamento que efetuam.
- Autoridades públicas, quando a lei o exija.
Não vendemos dados pessoais nem os utilizamos para publicidade de terceiros.
6. Transferências para fora do EEE
Alguns subcontratantes estão estabelecidos nos EUA. As transferências baseiam-se na decisão de adequação da Comissão (Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA), no caso de destinatários certificados, e, nos restantes casos, em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Decisão de Execução (UE) 2021/914 da Comissão, acompanhadas de medidas complementares (cifragem em trânsito e em repouso, minimização dos dados). Fornecemos, a pedido, uma cópia das garantias.
7. Decisões automatizadas
Os agentes da Plataforma negoceiam automaticamente preços e condições entre empresas, de acordo com as regras definidas pelas empresas. Estas decisões dizem respeito às condições comerciais das empresas, e não a pessoas singulares, e não produzem efeitos na sua esfera jurídica nem o afetam significativamente de forma similar, na aceção do artigo 22.º do RGPD. Não efetuamos a definição de perfis de pessoas singulares. Para mais pormenores, consulte a declaração de Governação da Inteligência Artificial.
8. Segurança
As palavras-passe são armazenadas apenas sob a forma de hash (Argon2id), as sessões iniciadas e as chaves API apenas sob a forma de hash, o início de sessão é protegido por cookies seguros e pela verificação da origem dos pedidos, as comunicações são cifradas (HTTPS), as credenciais de acesso a sistemas ligados são cifradas (AES-256-GCM), o acesso aos dados é restringido em função das funções e das Organizações e os atos importantes são registados numa Cadeia de Auditoria inalterável. Para mais pormenores, consulte o documento Segurança e Confiança.
9. Os seus direitos
Tem direito de acesso, de retificação, ao apagamento, à limitação do tratamento e à portabilidade, bem como o direito de se opor ao tratamento baseado em interesse legítimo — incluindo a oposição a ser contactado como potencial fornecedor e a comunicações comerciais, que respeitamos sempre. O Administrador da Organização pode exportar os dados da Organização (JSON) e eliminar a conta de um Utilizador ou toda a Organização diretamente na aplicação. Envie os demais pedidos para inquiry@negotiq.synqflows.com; respondemos sem demora injustificada e, o mais tardar, no prazo de um mês. Não somos obrigados a proceder ao apagamento na medida em que os dados sejam necessários para o cumprimento de uma obrigação jurídica ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial (artigo 17.º, n.º 3, do RGPD); é por esse motivo que os registos da Cadeia de Auditoria, os Comprovativos e os Registos AP2 são apenas pseudonimizados após a eliminação de uma conta. Tem igualmente o direito de apresentar reclamação à autoridade checa para a proteção de dados pessoais (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, uoou.gov.cz) ou à autoridade de controlo do Estado-Membro da UE da sua residência habitual ou do seu local de trabalho.
10. O fornecimento de dados é obrigatório?
Os dados necessários para a criação de uma conta constituem um requisito contratual, e os dados de faturação são também um requisito legal; sem eles, não é possível utilizar a Plataforma. O fornecimento de quaisquer outros dados é facultativo.
11. Cookies
Utilizamos apenas cookies estritamente necessários e o armazenamento local do navegador. Para mais pormenores, consulte a Política de Cookies.
12. Alterações
Podemos atualizar a presente política e informá-lo-emos de alterações substanciais na Plataforma ou por correio eletrónico. A versão atual encontra-se sempre nesta página.