Isikuandmete töötlemise leping
Käesolev leping määruse (EL) 2016/679 („isikuandmete kaitse üldmäärus“) art 28 tähenduses sõlmitakse Negotiqi platvormi kasutava Organisatsiooni („Vastutav töötleja“) ja SynQflows, s.r.o., registrikood 23685450, Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 („Volitatud töötleja“) vahel ning see on Kasutustingimuste osa. Leping sõlmitakse Kasutustingimuste aktsepteerimisega ja see kehtib Lepingu kehtivuse ajal. Suure algustähega mõistetel on Kasutustingimustes määratletud tähendus.
1. Töötlemise ese ja ulatus
| Ese | selliste isikuandmete töötlemine, mida Vastutav töötleja või tema Kasutajad Platvormile sisestavad või mida Platvorm nende korraldusel vastu võtab või saadab: Kasutaja sisu (Päringud, spetsifikatsioonid, manused, hinnakirjad, kolleegide ja kontaktisikute andmed), Vastuvõtuaadressile saadetud sõnumid, ühendatud süsteemide juurdepääsuandmed ja neist alla laaditud andmed ning Vastutava töötleja Webhookidele saadetud andmed |
|---|---|
| Laad ja eesmärk | salvestamine, õigustatud isikutele ja läbirääkimiste vastaspooltele kättesaadavaks tegemine, hinnakirjade import ja teisendamine, e-kirjade vastuvõtmine ja hindamine, andmete allalaadimine ühendatud süsteemidest, tellimuste eksport, teadete saatmine Webhookidele, varundamine ja muu Platvormi pakkumiseks vajalik tehniline töötlemine |
| Andmesubjektide kategooriad | Vastutava töötleja töötajad ja töövõtjad; tema äripartnerite kontaktisikud; Vastuvõtuaadressile saadetud sõnumite saatjad; isikud, kelle andmed sisalduvad ühendatud süsteemist alla laaditud hinnakirjas |
| Andmete kategooriad | identifitseerimis- ja kontaktandmed (nimi, töö-e-post, telefon, ametikoht); e-kirjade andmed (saatja, adressaat, teema, vastuvõtmise aeg, saatja autentimise tulemused) ja nende manused; ühendatud süsteemide juurdepääsuandmed; muud andmed, mille Vastutav töötleja sisusse lisab. Vastutav töötleja ei sisesta eriliigilisi isikuandmeid ega süüteoasjades süüdimõistvate kohtuotsustega seotud isikuandmeid |
| Kestus | Lepingu kehtivuse ajal ja kuni kustutamiseni art 8 kohaselt; Vastuvõtuaadressile saabunud sõnumid 90 päeva nende vastuvõtmisest; Webhookide edastuskirjed kuni 90 päeva |
2. Vastutava töötleja juhised
- Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid üksnes Vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste alusel, sealhulgas seoses andmete edastamisega kolmandatesse riikidesse. Juhised antakse Kasutustingimuste, käesoleva lepingu ja Platvormi seadete kaudu; Integratsiooni (Vastuvõtuaadress, ERP-ühendus, Webhook, API-võti kolmanda isiku agendile) seadistamisega annab Vastutav töötleja juhise töödelda andmeid Integratsiooni jaoks vajalikus ulatuses. Täiendavaid juhiseid annab Organisatsiooni administraator kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
- Kui Volitatud töötleja leiab, et juhis rikub isikuandmete kaitse üldmäärust või muid andmekaitsenorme, teavitab ta sellest viivitamata Vastutavat töötlejat ega pea juhist täitma enne Vastutava töötleja vastust.
- Kui liidu või liikmesriigi õigus nõuab Volitatud töötlejalt andmete töötlemist, teavitab ta Vastutavat töötlejat sellest eelnevalt, välja arvatud juhul, kui see õigus seda keelab (isikuandmete kaitse üldmääruse art 28 lg 3 p a).
- Volitatud töötleja ei töötle Vastutava töötleja isikuandmeid oma eesmärkidel. Anonüümitud ja agregeeritud statistika (Kasutustingimuste art 11 lg 2) ei sisalda isikuandmeid. Auditiahela kirjeid, Kinnitusi ja AP2-kirjeid töötleb Volitatud töötleja iseseisva vastutava töötlejana Privaatsuspoliitika kohaselt, mitte käesoleva lepingu alusel.
- Vastutav töötleja vastutab töötlemise seaduslikkuse, andmesubjektide teavitamise ning selle eest, et tal on õigus isikuandmeid Platvormile sisestada ja anda juurdepääs ühendatud süsteemidele.
3. Volitatud töötleja kohustused
- Volitatud töötleja tagab, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud on võtnud endale konfidentsiaalsuskohustuse või neile kehtib seadusest tulenev konfidentsiaalsuskohustus.
- Volitatud töötleja rakendab lisas 1 sätestatud isikuandmete kaitse üldmääruse art 32 kohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. Ta võib neid muuta tingimusel, et turvalisuse üldine tase ei vähene.
- Volitatud töötleja abistab Vastutavat töötlejat andmesubjektide taotlustele vastamisel eelkõige Platvormi vahenditega (andmete eksport JSON-vormingus, andmete parandamine, Kasutaja konto või Organisatsiooni kustutamine). Otse andmesubjektilt saadud taotluse edastab ta Vastutavale töötlejale põhjendamatu viivituseta ega vasta sellele ise sisuliselt.
- Volitatud töötleja abistab Vastutavat töötlejat isikuandmete kaitse üldmääruse art 32–36 (turvalisus, rikkumisest teatamine, andmekaitsealane mõjuhinnang ja eelnev konsulteerimine) täitmisel, võttes arvesse töötlemise laadi ja talle kättesaadavat teavet.
4. Alamtöötlejad
- Vastutav töötleja annab Volitatud töötlejale üldise loa kaasata alamtöötlejaid. Kehtiv loend:
Alamtöötleja Tegevus Asukoht, kaitsemeetmed Railway Corporation rakenduse ja andmebaasi majutus, varukoopiad USA / EL; lepingutüüpklauslid (moodul 3) või ELi ja USA andmekaitseraamistik Anthropic, PBC struktureerimata hinnakirjade teisendamine tabeliks (ainult funktsiooni kasutamisel) USA; lepingutüüpklauslid (moodul 3); andmetel mudeleid ei treenita e-kirjade vastuvõtu teenuse pakkuja (konkreetne pakkuja lisatakse loendisse enne funktsiooni kasutuselevõttu) Vastuvõtuaadressidele saadetud sõnumite vastuvõtmine ja nende edastamine Platvormile märgitakse koos pakkujaga; edastamine väljapoole EMP-d üksnes art 7 kohaste kaitsemeetmetega e-posti teenuse pakkuja (SMTP) arvete, meeldetuletuste ja teenusesõnumite kohaletoimetamine (saaja aadress ja sõnumi sisu) EL - Volitatud töötleja teavitab Vastutavat töötlejat alamtöötleja kavandatavast lisamisest või asendamisest vähemalt 14 päeva ette Platvormil või e-posti teel Organisatsiooni administraatorile. Selle aja jooksul võib Vastutav töötleja esitada põhjendatud andmekaitsealase vastuväite. Pooled püüavad leida lahenduse; kui see ei õnnestu, võib Vastutav töötleja Lepingu ilma sanktsioonideta üles öelda, nii et ülesütlemine jõustub enne alamtöötleja kaasamist.
- Volitatud töötleja paneb alamtöötlejatele lepinguga samad andmekaitsekohustused, mis on tal endal käesoleva lepingu alusel, sealhulgas piisavad tagatised tehniliste ja korralduslike meetmete rakendamiseks, ning vastutab Vastutava töötleja ees nende kohustuste täitmise eest (isikuandmete kaitse üldmääruse art 28 lg 4).
- Vastutava töötleja enda valitud süsteemid (ühendatud ERP-süsteemid, tootevood, Webhookide lõpp-punktid ja kolmandate isikute agendid) ei ole Volitatud töötleja alamtöötlejad; Volitatud töötleja edastab neile andmeid Vastutava töötleja korraldusel.
5. Isikuandmetega seotud rikkumine
- Volitatud töötleja teatab Vastutavale töötlejale isikuandmetega seotud rikkumisest põhjendamatu viivituseta ja hiljemalt 48 tunni jooksul pärast sellest teadasaamist e-posti teel Organisatsiooni administraatorile ja Platvormil.
- Teade sisaldab Volitatud töötlejale kättesaadavat isikuandmete kaitse üldmääruse art 33 lg 3 kohast teavet (rikkumise laad, asjaomaste andmesubjektide ja kirjete kategooriad ja ligikaudne arv, kontaktpunkt, tõenäolised tagajärjed ning võetud või kavandatud meetmed); veel teadmata teave esitatakse järk-järgult.
- Volitatud töötleja võtab viivitamata meetmeid rikkumise kõrvaldamiseks ja selle mõju leevendamiseks, teeb Vastutava töötlejaga koostööd ja dokumenteerib rikkumise. Teade ei ole vastutuse tunnistamine.
6. Teave ja auditid
- Volitatud töötleja teeb Vastutavale töötlejale kättesaadavaks teabe, mis on vajalik isikuandmete kaitse üldmääruse art 28 täitmise tõendamiseks, eelkõige dokumendi Turvalisus ja usaldus ning mõistliku turvaküsimustiku vastuste kaudu.
- Kui sellest teabest ei piisa, võimaldab Volitatud töötleja auditit, mille viib läbi Vastutav töötleja või konfidentsiaalsuskohustusega seotud sõltumatu audiitor, kes ei ole Volitatud töötleja konkurent, vähemalt 30-päevase etteteatamisega, kõige rohkem üks kord kalendriaastas (välja arvatud rikkumise korral või järelevalveasutuse nõudmisel), Vastutava töötleja kulul, ilma juurdepääsuta teiste klientide andmetele ja nende turvalisust ohustamata.
- Järelevalveasutuste uurimisvolitused jäävad puutumata.
7. Edastamine väljapoole EMP-d
- Edastamine kolmandatesse riikidesse toimub üksnes isikuandmete kaitse üldmääruse V peatüki kohaste kaitsemeetmetega.
- Kui Volitatud töötleja edastab isikuandmeid alamtöötlejale kolmandas riigis, mille kohta ei ole tehtud kaitse piisavuse otsust (või kui vastuvõtja ei ole ELi ja USA andmekaitseraamistiku alusel sertifitseeritud), sõlmib ta temaga komisjoni rakendusotsuse (EL) 2021/914 kohased lepingutüüpklauslid, moodul 3 (volitatud töötlejalt volitatud töötlejale), hindab vastuvõtja riigi õiguskeskkonda ja võtab täiendavaid meetmeid (eelkõige krüpteerimine edastamisel ja salvestamisel ning võimalikult väheste andmete kogumine).
- Vastutav töötleja annab käesolevaga sellisteks edastamisteks loa. Volitatud töötleja esitab kaitsemeetmete koopia taotluse korral; ärilised tingimused võib ta selles loetamatuks muuta.
8. Andmete kustutamine ja tagastamine
- Lepingu kehtivuse ajal võib Vastutav töötleja igal ajal eksportida Organisatsiooni andmed JSON-vormingus ja andmed ise kustutada.
- Pärast Lepingu lõppemist Volitatud töötleja Vastutava töötleja valikul kas tagastab (eksport) või kustutab isikuandmed 30 päeva jooksul, sealhulgas koopiad, välja arvatud juhul, kui õigusakt nõuab nende edasist säilitamist. Varukoopiad kirjutatakse tavapärase tsükli käigus üle hiljemalt 90 päeva jooksul; seni on need kaitstud ja neid ei kasutata.
- Vastuvõtuaadressile saabunud sõnumid kustutatakse automaatselt 90 päeva möödudes. Volitatud töötleja lõpetab ühendatud süsteemi juurdepääsuandmete kasutamise kohe pärast ühenduse eemaldamist ja kustutab need hiljemalt lõike 2 kohaselt.
- Käesolevat artiklit ei kohaldata art 2 lg 4 teises ja kolmandas lauses nimetatud kirjetele.
9. Vastutus, ülimuslikkus ja kohaldatav õigus
Poolte vastutus määratakse isikuandmete kaitse üldmääruse art 82 ja Kasutustingimuste kohaselt, sealhulgas nendes sätestatud piirangud seadusega lubatud ulatuses. Isikuandmete kaitse küsimustes on käesolev leping Kasutustingimuste suhtes ülimuslik. Käesolevale lepingule kohaldatakse Tšehhi Vabariigi õigust.
Lisa 1 — Tehnilised ja korralduslikud meetmed
- Krüpteerimine ja pseudonüümimine: kogu suhtluse krüpteerimine (TLS) ja salvestatud andmete krüpteerimine majutusteenuse pakkuja juures; ühendatud süsteemide juurdepääsuandmed ja Webhookide allkirjastamise saladused krüpteeritud AES-256-GCM-iga; paroolid Argon2id-räsidena; taastekoodid, sisselogimisseansid ja API-võtmed salvestatud üksnes räsidena; Auditiahela kirjete pseudonüümimine pärast konto kustutamist.
- Juurdepääsukontroll: rollipõhine juurdepääs, mida haldab Organisatsiooni administraator; Organisatsioonide andmete eraldatus, mis on tagatud rakenduse tasandil; manused üksnes õigustatud isikutele ja alati allalaaditavana; juurdepääs tootmiskeskkonnale üksnes Volitatud töötleja selleks määratud töötajatele, keda seob konfidentsiaalsuskohustus.
- Kontode ja seansside kaitse: HttpOnly-, Secure- ja SameSite-küpsised; Origin-päise kontroll andmeid muutvate pöördumiste puhul; konto ajutine lukustamine pärast korduvaid ebaõnnestunud sisselogimiskatseid; parooli muutmine lõpetab kõik seansid; API pöördumiste arvu piirangud.
- Terviklikkus ja kontrollitavus: Auditiahel krüptograafiliselt seotud kirjetega, mille muutmise või kustutamise blokeerib andmebaasi päästik; Mandaatide, Kinnituste ja AP2-kirjete Ed25519-allkirjad; HMAC-SHA256-ga allkirjastatud Webhookid.
- Käideldavus ja taastamine: andmebaasi korrapärane varundamine; varukoopiad kirjutatakse üle hiljemalt 90 päeva jooksul.
- Andmete minimeerimine ja kustutamine: sõnumid Vastuvõtuaadressil 90 päeva; töölogid kuni 90 päeva; potentsiaalsete tarnijate puhul üksnes ettevõtete üldised kontaktandmed; automaatne import e-postist üksnes Kinnitatud saatjatelt.
- Turvaline arendus: turvainvariantide (Organisatsioonide eraldatus, Agentide piirid, piirmäärade konfidentsiaalsus) automaattestid iga muudatuse korral; sõltuvused fikseeritud täpsete versioonidega; Agendid ei käsitle failide sisu juhistena.
- Intsidendid ja ülevaatus: intsidentide käsitlemine ja neist teatamine art 5 kohaselt; kanal turvanõrkustest teatamiseks; meetmete tõhususe korrapärane ülevaatus.
Üksikasjalikum kirjeldus on esitatud dokumendis Turvalisus ja usaldus.